Konzeption und Trends der Incentive-Reise

an darauf geachtet werden, dass alle Beteiligten immer über den gleichen Wissensstand verfügen und Änderungen sofort kommuniziert werden. Nur dann sind im Vorfeld alle Bedingungen für die erfolgreiche Konzeption einer Incentive-Reise gegeben. Abschließend zeigt Anhang C das so genannte Briefingsheet mit allen wichtigen Informationen, welche für ein gutes Briefing notwendig sind. 4.7.2 Kreation In der Kreationsphase stellen die Mitarbeiter der Incentive-Agentur unter der Regie des jeweiligen Projektleiters das komplette Programm für die Reise zusammen. Ausgehend vom Motto, welches in der Regel schon mit dem Grobkonzept präsentiert wurde, werden alle Aktivitäten und die Rahmenprogramme auf die Aktionsstory bis ins Detail abgestimmt. Die im Grobkonzept festgelegte Destination, die An- und Abreiseformen und die Unterkünfte bilden dabei das Grundgerüst. Das so genannte Brainstorming spielt hierbei eine bedeutende Rolle. Damit werden alle möglichen Ideen von den beteiligten Mitarbeitern zusammengetragen und danach auf deren Durchsetzbarkeit überprüft.97 Die Suche nach der besten Location für das Gala-Dinner, die Kreation einer Stadtrallye oder die Auswahl der Transportmittel im Zielgebiet (z.B. LimousinenTransfer) sind u.a. Bestandteile der Kreationsphase. Das Praxisbeispiel im Gliederungspunkt 4.10 zeigt weitere Bestandteile auf. Wichtige Partner sind hierbei die DMC´s (Destination Management Companies). Sie sind die professionellen Ansprechpartner im Zielgebiet und wissen genau wo und wann man was mit dem Teilnehmerfeld unternehmen kann. In der Praxis lassen sich Incentive-Agenturen eine Auswahl an Aktivitäten und Programmmöglichkeiten inklusive der dazugehörigen Preise zukommen. Passt das vorgeschlagene Programm auf die Ansprüche der Incentive-Agentur, so wird ein Agenturvertrag (Agency Agreement) zwischen Incentive-Agentur und DMC geschlossen, indem die Leistungen, die Zahlungsmodalitäten, etc. genau geregelt sind. Die Incentive-Agentur kauft sich also das Know-How im Zielgebiet ein. Oft betreuen [...]

Die folgenden Punkte zeigen einen Überblick über die Entstehung eines Incentive-Reisen Feinkonzeptes innerhalb der Incentive-Agentur auf. Die Agentur steht hierbei permanent im Kontakt mit dem jeweiligen Ansprechpartner des Unternehmens als Auftraggeber, um auf Wunsch kurzfristig Details verändern zu können. Auch während der einzelnen Phasen hält die Agentur stets Rücksprache mit dem Unternehmen. Ohne die Entscheidungen des Unternehmens kann die Agentur nicht agieren. Die Dauer der einzelnen Phasen des Feinkonzeptes variiert von Projekt zu Projekt. Bei sehr großen Aufträgen mit einer hohen Teilnehmerzahl und einem großen Budgetvolumen kann die Agentur mit einer Laufzeit von bis zu einem Jahr rechnen. Bei kleinen Incentive-Reisen mit geringen Teilnehmerzahlen verringern sich die Phasen dementsprechend. Sie müssen auch nicht unbedingt aufeinander folgen. Häufig überschneiden sich einige Phasen (z.B. Vorreise und Organisation) und laufen parallel. 4.7.1 Briefing Ausgangspunkt der folgenden Ausführungen ist der erfolgreiche Pitch. Danach besteht die Aufgabe der Incentive-Agentur darin, mit Hilfe detaillierter Informationen über die Vorstellungen des Unternehmens von der IncentiveReise, ein Feinkonzept zu entwickeln. Im so genannten Briefing wird zuerst der Projektleiter der Agentur vom Unternehmen und danach die einzelnen Mitarbeiter der Agentur vom Projektleiter über die genauen Vorstellungen des Unternehmens in Bezug auf die geplante Incentive-Reise informiert.95 Im Prinzip dient das bereits erwähnte Grobkonzept hierfür als Grundlage. Das Briefing informiert die Mitarbeiter der Agentur über jedes noch so kleine Detail (z.B. Essgewohnheiten der mitreisenden VIPs oder Incentive-Erfahrungen der Teilnehmer) und begünstigt so die Erstellung eines perfekten Programmablaufs. Ein schlechtes oder ungenaues Briefing kann für beide Parteien sehr viel Arbeit und damit auch eine Menge Mehrkosten bedeuten.96 Deshalb sollte von Anfang [...]

Der Pitch verspricht eine schlüssige Kompetenzbewertung einzelner Kandidaten – anhand erster, oft kostenfreier oder nur symbolisch entgoltener Leistungen für das Unternehmen.93 Die Ausgangslage ist, dass mehrere Incentive-Agenturen aufgrund einer Ausschreibung untereinander im Wettbewerb stehen, ohne für deren Konzepte eine monetäre Gegenleistung zu erhalten. Die Ausnahme der Honorarregelung wurde im vorangegangenen Gliederungspunkt bereits kurz vorgestellt. Die Problematik des Pitches aus Sicht der Agentur soll mit Hilfe einiger Aspekte beschrieben werden. Erstens nimmt die Kreation eines Grobkonzeptes eine Menge Zeit und Energie in Anspruch. Zweitens kommt es nach der Präsentation des Konzeptes zu erheblichen zeitlichen Verzögerungen, da bei der Entscheidungsfindung auf Unternehmensseite nie nur eine Person beteiligt ist. Üblicherweise ist ein ausgewählter Personenkreis des Unternehmens für das Projekt Incentive-Reise zuständig. Dies bedeutet für die Agentur, eine ständige Vertröstung ihrer Geschäftspartner (z.B. Optionsverlängerungen bei den Leistungsträgern wie Hotels oder Airlines), weil aufgrund unterschiedlicher Auffassungen innerhalb der Unternehmen keine Entscheidung getroffen werden kann. Drittens zeigt die Praxis, dass die Entscheider meist einen Mangel an fachlicher Kompetenz aufweisen bzw. der persönliche Geschmack im Vordergrund steht.94 Der Aufsichtratsvorsitzende Herr Meier bspw. hat eine Vorliebe für die Destination Thailand. Deshalb bekommt die Agentur mit dem Thailand Konzept den Zuschuss, obwohl das Mexiko Konzept von einer anderen Agentur viel besser zur Zielgruppe und der Corporate Identity des Unternehmens gepasst hätte. Letztendlich hat eine renomierte Incentive-Agentur durch die Reputation, den professionellen Auftritt und die Erfahrung die beste Chance einen Pitch für sich zu entscheiden. Ist dies gelungen, so folgen für die Agentur die Phasen des Feinkonzeptes bei der Organisation einer Incentive-Reise. [...]