Internet-based Purchasing

Nach Abschluss einer Pilotphase mit den beiden Firmen ABB Hochspannungstechnik AG und ABB Daimler Benz AG führte das Card Center der UBS AG im Frühjahr 1999 VISA Purchasing in der Schweiz ein. Hauptgrund für den Einstieg in das VISA Purchasing Projekt war für ABB Hochspannungstechnik die hohen Prozesskosten für Hilfs- und Produktionsmaterial. Der Beschaffungsprozess für C-Material war zu aufwendig. Oftmals überstiegen die Prozesskosten den Warenwert der Bestellung. Ziel war es, die Kosten für Kleinanschaffungen zu senken und somit die Konzentration der Einkäufer auf die Beschaffung von C-Gütern zu richten. Ebenfalls sollte der Arbeitsablauf in der Rechnungsprüfung erheblich optimiert werden. In Zusammenarbeit mit dem Card Center der UBS AG in Glattbrugg, führten die beiden Firmen ABB Hochspannungstechnik und Adtranz die Pilotanwendung durch. Kommentar von Herrn M. Egger, Supply Manager bei ABB Hochspannungstechnik AG: "In der Pilotphase konnten die einzelnen Prozess-Schritte der PurchaseCard ausführlich getestet werden. Die Resultate entsprechen weitgehend unseren Erwartungen bezüglich Effizienz und Einsparungspotential (siehe Tabelle). In diesem Zusammenhang dürfen wir auch auf die gute Akzeptanz dieses Systems durch unsere Mitarbeiter hinweisen, welche maßgeblich zum positiven Resultat beigetragen haben. Wir sind überzeugt, mit der PurchaseCard ein Instrument evaluiert zu haben, welches effizient das Beschaffungssegment "C-Teile" abdeckt. Im weiteren Ausbau denken wir, auch noch weitere Warengruppen über dieses System abzuwickeln. In Zukunft wird die Purchasing Card sicherlich ein fester Bestandteil des Beschaffungsprozesses innerhalb der ABB Hochspannungstechnik AG darstellen". [...]

Nicht nur in Deutschland, sondern auch in anderen Ländern gibt es bereits Anbieter von PurchaseCard Systemen. Hier lohnt es sich die Erfahrungen mit VISA Purchasing in den USA und England zu präsentieren. 22 VISA Purchasing ist heute in den USA bereits weit verbreitet und wurde 1993 auch in Großbritannien eingeführt. Erfahrungen aus diesen Märkten belegen das große Einsparungspotential. So hat sich die British Oxigene Company in Großbritannien für VISA Purchasing entschieden, um die Verfahren für Einkauf und Bezahlung geringwertiger Waren zu straffen. Das Unternehmen hatte berechnet, dass es sich bei 59.9 % aller finanziellen Transaktionen um Summen unter 250 Pfund handelte, die insgesamt gerade einmal 3,3 % aller Ausgaben ausmachten. VISA Purchasing macht 30000 Bestellformulare und 50000 Einzelrechnungen überflüssig. Die auf diese Weise erzielten Kosteneinsparungen wurden von der Firma auf über 200000 Pfund pro Jahr geschätzt. Heute werden 220 PurchaseCards in der Hauptverwaltung und in 30 Filialen genutzt. Im letzten Jahr hat die englische Regierung beschlossen, VISA Purchasing in allen Bereichen der nationalen Verwaltung einzuführen. 1,75 Mio. Einkäufe von C-Gütern sollen neu über dieses Einkaufssystem abgewickelt werden. VISA Purchasing wird – so ein Regierungsvertreter – einen wichtigen Beitrag zur besseren Kontrolle der öffentlichen Ausgaben leisten und dem Staat jährliche Einsparungen von über £ 70 Mio. bringen. [...]

Die Lieferantenkataloge werden automatisch aktualisiert, dadurch bekommt das Unternehmen immer die neuesten Daten zur Verfügung Rationalisierungspotential Die Auslagerung wesentlicher Teilfunktionen des Beschaffungsprozesses reduziert den unternehmensinternen Aufwand und führt zu einer schnelleren und kostengünstigeren Abwicklung. Durch die Dezentralisierung des Einkaufsprozesses wird gewährleistet, dass Bestellungen dort vorgenommen werden können, wo der Bedarf tatsächlich anfällt. Aufwendige Autorisierungsprozesse für Waren mit geringem Wert werden durch dieses System vermieden. Gleichzeitig wird die Transparenz im CMaterialbereich stark verbessert. Die Einkaufsabteilung wird von der Bestellung von Nichtproduktionsgütern und CMaterial entlastet und kann sich somit intensiver auf die A und B Produkte und deren strategische Beschaffung konzentrieren. Dies ermöglicht Rationalisierungen, die sonst nicht zu erzielen wären. Durch bedarfsorientierte Bestellung und die direkte Anlieferung an den Ort des Verbrauchs wird die Logistik entlastet (Anzahl Vorgänge und Nachfragen) und die Durchlaufzeiten der Waren wesentlich beschleunigt. Zwischenlager können auf kleinere Einheiten dezentralisiert werden. Siehe Abbildung 30, aber auch die Studie von KPMG. [...]