Internationales Projektmanagement in Verbindung mit Enterprise Content Management Systemen der Firma Open Text Inc.

Diplomarbeit von Markus Unfried

Einleitung:

‘Die Genialität liegt in der Einfachheit’.

In dieser Arbeit wird exemplarisch ein Standard für das Projektmanagement in Projekten mit der Open Text Web Solution erstellt. Dabei wird auf die Problematik der internationalen Zusammenarbeit und die Prozessorientierung im Projektmanagement eingegangen.

Nach der Entwicklung dieses Standards wird dieser anhand eines realen Projekts, dem Upgrade Projekt von dem Open Text Web Content Management System 9 auf die Open Text Web Solution 10, auf Anwendbarkeit und Nutzen überprüft. Besonderes Augenmerk soll bei der Entwicklung darauf liegen, dass der Standard einfach zu verstehen ist und so unter anderem zur Einarbeitung von neuen Mitarbeitern genutzt werden kann.

Die ursprüngliche Idee für eine Erstellung von Standardvorgaben ist im Zusammenhang mit der Finanzkrise wieder stark diskutiert worden. Das Ausmaß von risikoreichen Spekulationen im Finanzmarkt hätte durch bestimmte Standards und Vorgaben sicherlich reduziert, wenn nicht sogar vermieden werden können.

Zum anderen ist die Idee auf Grund der Entwicklung in Unternehmen entstanden. Wenn es ab den 60er Jahren ausreichend war, dass mehr, billiger oder besser produziert wurde, geht die heutige Entwicklung mehr und mehr in Richtung innovativer Produktentwicklung und -erstellung. Diese Tatsache ist auch in der Abbildung 1 der Evolution der Produktion abzulesen.

Vor allem aber ist diese Arbeit aus einem persönlichen Interesse an dem Thema Evolution im Projektmanagement, in diesem Fall durch die Verbindung von innovativen Optimierungsmöglichkeiten bei verteiltem Internationalem Projektmanagement, entstanden.

Die nötigen Voraussetzungen wurden hierfür seitens der Firma Open Text geboten. Eine erste Idee zu einer Standardisierung von so genannten Upgrade Projekten wurde im August 2009 vom Practice Manager der Firma Open Text vorgelegt. Daraus entwickelte sich dann die präzise Aufgabenstellung dieser Arbeit zum Thema ‘Internationales Projektmanagement in Verbindung mit Enterprise Content Management Systemen der Firma Open Text Inc. - Erstellung und Optimierung von Prozessen im Projektmanagement’.

Diese Arbeit ist wie folgt aufgebaut. Zuerst wird die Projektbegründung mit den notwendigen Informationen in der Systemanalyse dargelegt (A). Daraufhin folgen drei Kapitel zu den Grundlagen des Projektmanagements (B), der verteilten Zusammenarbeit (C) sowie über die Firma Open Text und die Enterprise Content Management Produkte (D). Die eigentliche Standarderstellung wird im Punkt Planung und Umsetzung (E) beschrieben und durch die Durchführung eines Standardtest mit einem Projekt (F) abgeschlossen. Abschließend wird ein Fazit zum Test und der Standarderstellung gezogen sowie ein Ausblick für weitere Entwicklungen gegeben (G).

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 3.1, Sprachen und Kulturen:

Unter dem Punkt Sprachen und Kulturen werden die allgemeinen Bedingungen, Eigenschaften und Voraussetzungen erläutert, die bei der verteilten Zusammenarbeit zu beachten sind. Hierunter fallen die verschiedenen Kulturen, die aufeinander stoßen sowie die Sprach- und Zeitunterschiede.

Wie im Sender-Empfänger-Modell (Kommunikation und Meetings in Projekten) schon angedeutet, können die Kommunikation und Zusammenarbeit von vielen Faktoren beeinflusst werden. Zwei Faktoren in der internationalen Zusammenarbeit sind die Sprach- und Zeitunterschiede, die u.a. bei der Planung eines Termins zu berücksichtigen sind. Es muss eine Sprache gewählt werden, die von allen verstanden (und gesprochen) werden kann, ansonsten müssen Bedingungen gefunden werden, wie die Informationen anderweitig verständlich gemacht werden können, z.B. mittels eines Übersetzers.

Bzgl. der unterschiedlichen Zeitzonen operiert Open Text beispielsweise auf allen sechs Kontinenten, dementsprechend muss dies bei der Planung von Terminen berücksichtigt werden. Darüber hinaus unterscheiden sich in den verschiedenen Ländern auch die Arbeitstage. In einigen islamischen Ländern fällt das Wochenende z.B. auf Donnerstag und Freitag, d.h. für die Kooperationspartner westlich geprägter Kulturen bleiben nur noch Montag bis Mittwoch als gemeinsame Arbeitstage.

3.1, Kulturelle Grundlagen:

Bevor tiefer in die Thematik der Einteilung der kulturellen Dimensionen eingegangen wird, soll zuerst die Definition des Begriffs Kultur angesprochen werden. Der Kulturbegriff wird in der Literatur auf verschiedene Weisen beschrieben. Im Folgenden werden kurz zwei mögliche Definitionen skizziert, die von Hofstede und Trompenaars.

Hofstede sieht in Kultur ‘(.) the collective programming of mind which distinguishes the members of one group or category of people from another. (.) The ’mind’ stands for the head, heart and hands - this is for thinking, feeling and acting with consequences for beliefs, attitudes and skill. (.) Culture is this sence includes values: system of values are a core elemet of culture’. Er definiert Kultur somit als die kollektive Programmierung des menschlinden Denkens, die die Mitglieder einer Gruppe von Menschen von derjenigen einer anderen Gruppe unterscheiden.

Trompenaars hingegen beschreibt Kultur als etwas Leben spendendes. ‘Our culture is like water to a fish. It sustains us. We live and breathe through it’.

Aus diesen Definitionen des Kulturbegriffs wird ersichtlich, dass Personen, die mit Vertretern anderer Kulturen zusammenarbeiten oder zusammenarbeiten wollen, unbedingt ein gewisses Maß an Verständnis oder zumindest Offenheit für andere Kulturen mitbringen müssen, da jede Kultur seine Eigenarten hat und diese entsprechend auslebt.

3.2, Klassifikation nach kulturellen Dimensionen:

In diesem Abschnitt wird eine Übersicht über die Klassifikation von Personen aus unterschiedlichen Kulturen gegeben. Die in der Betriebswirtschafs- und Managementlehre am häufigsten genannte und zitierte Studie zur Kulturerfassung stammt von Hofstede. Mit seiner Klassifikation wurde untersucht, wie Personen aus verschiedenen kulturellen Gegebenheiten und Ursprüngen eingeteilt werden können.

Nachfolgend wird besonders auf diejenigen Länder und Kulturen eingegangen, die durch den Bezug zu Open Text von besonderer Bedeutung sind. Die ausgewählten Länder, in denen Open Text stark vertreten oder sehr aktiv ist, sind die U.S.A., Kanada, Deutschland, Schweiz und Australien.

Das erste Kriterium ist die Machtdistanz (power distance). Damit wird z.B. beschrieben, wie sehr Personen in den Entscheidungsprozess mit eingeschlossen werden wollen. Hierbei liegen Deutschland, U.S.A. und Australien im mittleren Bereich.

Die nächsten beiden Eigenschaften sind Individualismus (individualism) im Gegensatz zu Kollektivismus (collectivism). Dabei stehen Australien, U.S.A. und Kanada auf einem sehr hohen Level im Bereich des Individualismus. Deutschland ist nicht ganz so hoch angesiedelt, liegt aber im oberen Bereich. Besonderheiten, die hieraus resultieren sind, dass Tätigkeiten lieber selbstständiger als im Team erledigt werden und dass es den Personen wichtig ist, dass die Aufgaben den eigenen Interessen entsprechen.

Unter dem Punkt der Unsicherheitsvermeidung (uncertainty avoidance) befinden sich Kanada und die U.S.A. im oberen Bereich und zeigen demnach eine größere Risikobereitschaft. Deutschland ist hier im Mittelfeld angesiedelt. Dies ist ein sehr entscheidender Punkt u.a. für die Risikoplanung. Personen aus den U.S.A. und Kanada werde folglich also weniger Probleme damit haben, ein Risiko einzugehen. Ein gesunder Mix aus Risikobereitschaft und Risikovermeidung kann für das Projektgeschäft ganz nützlich sein.

Beim Thema Universalismus (universalism) vs. Partikularismus (particularism) nehmen die Schweiz, U.S.A. und Kanada die obersten Plätze des Universalismus ein, gefolgt von Australien und Deutschland im mittleren Bereich. Personen aus Ländern mit einem hohen Maß an Universalität erwarten in der Zusammenarbeit klare Vorgaben, Templates oder Prozesse, wohingegen Personen, die aus einseitig geprägten Ländern kommen, eher das generische Arbeiten gewohnt sind.

Der letzte Vergleich, der in diesem Bereich angesprochen werden soll, ist die Fremdsteuerung (external control) mit Eigenüberwachung (internal control). Personen mit starker Eigenüberwachung zeigen sich eher dominant und fokussiert auf die eigene Funktion und haben oft Probleme mit Veränderungen. Zu diesen Ländern zählen die U.S.A., Australien und die Schweiz. Deutschland befindet sich hier mehr in der Mitte.

Durch ein Verständnis über die Klassifikation der kulturellen Dimensionen kann auf die Eigenschaften und Vorrausetzungen von Personen aus anderen kulturellen Gegebenheiten angemessener eingegangen und auf die entsprechenden Wünsche und Anforderungen besser geachtet werden.