Instrumente des Personalcontrolling zur Unterstützung von Führungskräften

Die Einbindung der einzelnen Kennzahlen in ein schlüssiges System, zu dem auch Informations-, Planungs- und Kontrollmöglichkeiten gehören, vervollständigt die Arbeit mit Kennzahlen. Ihre primäre Funktion besteht darin die Abhängigkeiten der Kennzahlen untereinander übersichtlich darzustellen. Durch das Aufdecken der Beziehungen zueinander, gewinnen die verschiedenartigen Kennzahlen eine größere Aussagekraft. Kennzahlensysteme verdichten Informationen schrittweise. Dabei ergibt sich in der Regel ein pyramidenförmiger Aufbau. Optimal ist eine einzige Spitzenkennzahl, die das End- und Gesamtziel darstellt.62 Ist es nicht möglich eine einzelne Spitzenkennzahl zu definieren, so kann auch auf mehrere Ziele ausgewichen werden. Dann sollte allerdings auch eine Zielhierarchie aufgestellt werden, da verschiedene gleichrangige Ziele fast immer zu Zielkonflikten führen.63 Gerade im Personalbereich stellt sich die Frage ob es überhaupt eine einzige Spitzenkennzahl geben kann. Im Prinzip müsste diese, angelehnt an den ROI (Return on Investment) aus dem Finanzbereich, das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen darstellen. Da die Messung der Wertschöpfung der Arbeit, aufgrund des Dienstleistungscharakters bei kaufmännischen Mitarbeitern, nicht immer möglich ist, ist diese Variante nicht oder nur sehr eingeschränkt realisierbar. Also wird man sich i.d.R. auf mehrere Teilkennzahlen für den Personalbereich beschränken müssen. Der Aufbau der Pyramide kann nach unterschiedlichen Prinzipien erfolgen. Entweder baut es durch mathematische Definitionen aufeinander auf, d.h. es lassen sich rechnerisch verschiedene Unterkennzahlen ableiten, oder es werden durch logische Schlussfolgerungen Verknüpfungen untereinander [...]

38 Während sich die ersten fünf Vergleichsarten ausschließlich auf Ist-Daten stützen, bezieht die letzte Möglichkeit auch Plandaten mit ein. Durch Vergleiche gewinnen Kennzahlen bereits sehr viel an Aussagekraft. Doch Unmengen an Zahlen und Daten können selbst bei sorgfältiger Auswertung unübersichtlich sein. Deshalb ist es sinnvoll sie auch graphisch darzustellen. So kann der Nutzer später die wesentlichen Sachverhalte auf einen Blick erkennen. Vier Grundtypen können dabei unterschieden werden. Bezeichnung Kreisdiagramm Beschreibung stellt den Anteil einzelner Elemente an der Gesamtheit durch die Größe der Kreisabschnitte dar mit waagerechten bzw. senkrechten Balken in einem Koordinatensystem wird die Häufigkeit einzelner Elemente dargestellt und vergleichbar gemacht der Verlauf der Kurve zeigt die Entwicklung einer Kennzahl stellt die Abweichung einzelner Daten zum allgemeinen Trend oder vergleichbaren Daten dar [...]

36 Viele Personalkennzahlen beziehen sich auf Mitarbeitergruppen.59 Deshalb sollen kurz die Varianten der Berücksichtigung geschildert werden. Grundsätzlich hat man die Möglichkeit alle Mitarbeiter einer bestimmten Gruppe (z.B. Abteilung) oder nur die Mitarbeiter einzubeziehen, für die bei den Verhältniszahlen auch im Zähler Daten enthalten sind (z.B. Kosten eines Betriebskindergarten pro Kind versus Durchschnittskosten pro Mitarbeiter). Darüber hinaus kann man auch die betroffenen Mitarbeiter unterschiedlich gewichten. Absolute Kopfzahlen erhält man, wenn alle Mitarbeiter unabhängig von den Arbeitsstunden und der Dauer der Zugehörigkeit voll mit einbezogen werden. Bei der kapazitativen Berechnung werden Teilzeitkräfte entsprechend ihrer Wochen-/Monatsarbeitszeit berücksichtigt. Ist die Zugehörigkeitsdauer unabhängig von der Stundenzahl ausschlaggebend, erhält man anteilige Werte. Kombiniert man die beiden letzten Vorgehensweisen, gelangt man zu einer anteilig kapazitativen Kopfzahl. Eine weitere Unterteilung ist in durchschnittliche oder stichtagsbezogene Daten möglich. [...]