Informationsmanagement 2.0

Bachelorarbeit von Andreas Giese

Einleitung:

Informationen werden alltäglich und in jeder möglichen Art und Form innerhalb des gesellschaftlichen Zusammenlebens benötigt. Sie bestimmen unter anderem, in welche Aktien wir investieren um den möglichst besten Gewinn zu erzielen, welchen Kinofilm wir uns als nächstes ansehen, sowohl welches Handy als auch Auto wir uns kaufen oder welches Restaurant wir doch lieber meiden sollten. Allgemein gesagt:

Informationen bestimmen unser tägliches Handeln in jeder Beziehung.

Dabei haben Informationen die Eigenschaft, unser rationelles Denken so zu beeinflussen, dass wir der Meinung sind richtig zu handeln oder korrekt zu reagieren. Daraus resultieren auch wiederum Gefahren einer Fehlentscheidung, sollten die recherchierten und ermittelten Informationen nicht in ausreichender Menge bzw. nicht qualitativ hochwertig vorliegen. Dies jedoch ist genau die Schwierigkeit einer optimalen Informationsbeschaffung und -verwertung. Traditionelle und vor allem moderne Informations- und Kommunikationssysteme unterstützen uns bei dieser problematischen Informationsverwaltung auf verschiedenen Wegen. Das Internet zum Beispiel gibt uns Zugriff auf zahlreiche Informationsdienste bzw. Internetseiten, die anhand der Quellen auf ihre Seriosität überprüft werden können. Kommunikationsmöglichkeiten via Telefon, E-Mail oder ICQ ermöglichen uns auf einfachste Weise, Daten und Informationen mit Freunden, Verwandten oder Arbeitskollegen auszutauschen.

Je mehr Informationen wir über ein bestimmtes Thema erhalten, umso leichter können wir Entscheidungen treffen, die uns als sicher erscheinen.

Genau aus diesem Grund ist auch für Unternehmen die Beschaffung, Auswertung und auch Übermittlung von speziellen Informationen zu einem wichtigen Faktor des wirtschaftlichen Erfolges geworden. Dabei handelt es sich nicht nur um Unternehmen, die sich im internationalen Wettbewerb befinden. Auch Kleinbetriebe können von den richtigen Informationen im positiven Sinne profitieren. Da der Umfang der benötigten Informationen für Unternehmen jedoch den normalen Informationsbedarf eines einzelnen Individuums um ein vielfaches übersteigt, ist hier der Einsatz einer organisierten Verwaltungsstruktur maßgebend für ein erfolgversprechendes Ergebnis. In der heutigen Zeit wird diese Form der organisierten Informationsverwaltung als Informationsmanagement bezeichnet.

Wettbewerbsvorteile, Kostenersparnisse oder auch Workflow-Optimizing sind nur ein paar Schlagwörter, die in Verbindung mit Informationsmanagement an ihrer grundlegenden Bedeutung gewinnen. Auch Fragen wie zum Beispiel: Welches Unternehmen sollen wir als Geschäftspartner akquirieren? oder Welchem Kunden räumen wir die Möglichkeit zur Ratenzahlung ein? können anhand des strukturierten Informationsmanagements eindeutig geklärt werden. Dies jedoch zeigt, dass Informationen nicht nur erhoben, sondern auch systematisch und gezielt ausgewertet werden müssen. Nur so lassen sich die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Der Erfolg eines Unternehmens steht also in direktem Zusammenhang zu seinem Umgang mit der Ressource Information, denn die betriebliche Leistungserstellung hängt von der gelungenen Kombination der verschiedenen Produktionsfaktoren ab. Die Optimierung der Beschaffung und Bearbeitung dieser Produktionsfaktoren erfordert die Nutzung und Verwendung von Informationen in sämtlichen Bereichen.

Der Faktor Information ist der vierte Produktionsfaktor neben Arbeit, Kapital und Boden. Information wird zum Beginn des 21. Jahrhunderts zum wichtigsten Produktionsfaktor, zum Rohstoff des Informationszeitalters.

Vor allem in den letzten Jahren sind genau aus diesen genannten Gründen immer mehr Technologien entstanden, die zu einer besseren Informationsbeschaffung und -übermittlung innerhalb wirtschaftlicher Aktivitäten beitragen sollen. In diesem Bereich kann durchaus von einer technischen Revolution gesprochen werden.

Immer wieder tauchen in renommierten Fachzeitschriften Artikel auf, die von High-Tech-Büros der Zukunft und einem papierlosen Schreibtisch berichten. An der Existenz moderner und innovativer Systeme und Techniken gibt es keine Zweifel. Dennoch werden diese noch nicht in vollem Umfang genutzt bzw. eingesetzt. Dabei können nicht nur Geschäftsprozesse erleichtert, sondern eventuell ganz neu gestaltet werden.

Dazu kommt, dass oftmals erst die Kombinationen verschiedener Systeme und Techniken zu einem optimalen Ergebnis führen kann. Als Beispiel soll hier die Viedeokonferenz genannt werden, die mittlerweile durch die meisten Chat-Programme unterstützt wird. Hierdurch ist es möglich, aktiv an bestimmten Ereignissen (Konferenzen, Verhandlungen, etc.) teilzunehmen. Die Kombination besteht hier aus der Übertragung von Audio und Video via Internet.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 2.4, Informations- und Kommunikationstechnik:

Aufgrund der festgelegten Basisfunktionen (Speicherung, Verarbeitung und Kommunikation) kann Informations- und Kommunikationstechnik wie folgt definiert werden:

Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) ist die Gesamtheit der zur Speicherung, Verarbeitung und Kommunikation zur Verfügung stehenden Ressourcen sowie Art und Weise, wie diese Ressourcen organisiert sind.

In der Literatur wird IKT oftmals mit den Begriffen Informations- bzw. Kommunikationstechnologie gleichgesetzt. Dies kommt vor allem daher, dass es in der englischen Sprache keinen direkten Ausdruck für Technik gibt. Alle Zusammenhänge in diesem Bereich werden mit Technology umschrieben, was bei Übersetzungen häufig zu Begriffsverwirrungen führt. Aufgrund dieser Feststellung kann die Informationstechnik bzw. Informations- und Kommunikationstechnik dem englischen Begriff Information Technology oder kurz IT zugeordnet werden, was jedoch in der gängigen Sprache eher den Oberbegriff der allgemeinen Informations- und Datenverarbeitung bezeichnet. Des Weiteren lassen sich IS in unterschiedliche Bereiche aufteilen. So kann einerseits zwischen betrieblichen und überbetrieblichen, andererseits zwischen branchenspezifischen und branchenübergreifenden IS unterschieden werden. Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems in einem Baumarkt wäre ein Beispiel für ein branchenspezifisches System, während eine allgemeine Buchhaltungssoftware in jeder Branche eingesetzt werden kann.

Kapitel 2.5, Technologie:

Die Technologie beinhaltet bestimmte Faktoren der Technik (zum Beispiel Werkzeuge oder Geräte), Faktoren der Logistik, sowie die materiellen und organisatorischen Voraussetzungen zu deren Anwendung. Häufig wird der Technologiebegriff mit Technik verwechselt. Spricht jemand im Zusammenhang mit Fahrzeugen von eingesetzter Technologie, ist in aller Regel die eigentliche Fahrzeugtechnik gemeint. Diese Verwechslung der Begriffe ist oftmals keine Absicht, sondern eher die Folge einer schlechten Übersetzung.

Technologie beschreibt die Gesamtheit der anwendbaren und tatsächlich angewendeten Arbeits-, Entwicklungs-, Produktions- und Implementierungsverfahren der Technik. Laut dieser Definition wird unter Technologie nicht nur die eigentliche Technik, sondern auch allgemeine Verfahren verstanden, die zu einer Umsetzung dieser Technik benötigt werden. Des Weiteren umfasst der Technologiebegriff Methoden, Techniken und Werkzeuge für die Systemplanung. Dabei legt sie einen festen Rahmen einerseits für die gesamte Planung und andererseits für die Ausführung der geplanten Tätigkeiten fest. Dieser Rahmen muss vom Management in jedem Bereich berücksichtigt werden.

Kapitel 3, Einführung Informationsmanagement:

Innerhalb der umfangreichen Literatur zum Themengebiet Informationsmanagement (IM) sind die verschiedensten Ansätze zu finden. Die Definition des Begriffes IM ist abhängig von dem jeweiligen Bereich (z.B. Betriebs- oder Informationswissenschaft), in welcher der Begriff und die damit verbundenen Konzepte und Techniken angewendet werden. Eine allgemeingültige Definition lässt sich demnach auch nur sehr schwer festlegen. Nach Krcmar lässt sich IM jedoch wie folgt erklären:

Informationsmanagement (IM) ist ein Teilbereich der Unternehmensführung, der die Aufgabe hat, den im Hinblick auf die Unternehmensziele bestmöglichen Einsatz der Ressource Information zu gewährleisten.

diesem Zusammenhang lässt sich IM als Planung, Steuerung und Kontrolle von Informationen beschreiben. Informationssysteme (IS), sowie Informations- und Kommunikationstechniken (IKT) unterstützen dabei die gesamte Informationsverwaltung und werden deshalb auch als feste Bestandteile des IM angesehen.

Über den genauen Einsatz eines erfolgversprechenden IM waren sich Anwender lange Zeit nicht ganz im Klaren. Zum einen sollte über die Koordination der Informationsströme die Koordination der Leistungserstellung erreicht werden. Des Weiteren sollte Informationsmanagement Geschäftsprozesse unterstützen bzw. überhaupt ermöglichen. Aber egal, welche Aufgaben dem IM auch zugesprochen werden, über das primäre Ziel, nämlich eine Produktivitätsverbesserung in verschiedenen Bereichen, war man sich einig.

Nachdem jedoch vor allem in den 90er Jahren verschiedene Untersuchungen und Statistiken feststellten, dass Produktivitätsverbesserungserwartungen durch den Einsatz von IKT nicht eintraten, brachen allgemeine Diskussionen über die sinnvolle Verwendung von IM aus. Man erkannte jedoch schnell, dass der Einsatz von IKT nicht generell als unproduktiv abgestempelt werden kann. Das Problem lag viel mehr an der zu hohen Produktivitätserwartung. Zusätzlich wurde deutlich, dass nicht der alleinige Einsatz von IKT Produktivitätsgewinne liefert, sondern die entsprechende Nutzung. Dies wird in der Aussage deutlich, dass nicht durch den prinzipiellen Einsatz von Computern Produktivitätsfortschritte erreicht werden können, sondern durch die gezielte Verwendung von Computern bei bestimmten Arbeitsabläufen bzw. Geschäftsprozessen.

Eine weitere wichtige Rolle wird dem IM in der Koordination des Unternehmens zugesprochen. Hierbei werden nicht nur die strategischen Unternehmensziele, sondern auch sämtliche innerbetriebliche Funktionen unterstützt. Mittlerweile kann IM als eine zentrale Unternehmensaufgabe betrachtet werden, die stetig an ihrer Bedeutung gewinnt. Dies spiegelt sich auch in aktuellen Ansätzen zum Wissensmanagement wieder. Viele dieser Ansätze bauen auf IKT, um größere Mengen an Wissen zu verwalten.

Vor allem dieser systematische Umgang mit Unternehmenswissen ist für das IM nicht immer unproblematisch. Nicht nur die große Menge explizierten Wissens, sondern auch die Vereinheitlichung verschiedener Interpretationsmöglichkeiten ist für das gesamte Informationsmanagement eine große Herausforderung.

Dessen ungeachtet, sind sich Experten einig, dass die Voraussetzung einer erfolgreichen Unternehmensführung sowohl die unternehmensinterne Informationsverwaltung, als auch der extern ausgerichtete Austausch von Information ist. Dennoch ist die zielgerichtete Nutzung von Informationen vielen Unternehmen immer noch nicht bewusst.

Dabei stellt ein gut strukturiertes IM erhebliche Vorteile im gesamten Wirtschaftsumfeld eines Unternehmens dar. Nicht nur Wettbewerbsvorteile gegenüber Mittbewerbern in der freien Wirtschaft, sondern auch allgemeine Nutzen wie zum Beispiel Prozessoptimierung, Gewinne oder Kostenersparnisse können dadurch erzielt werden.

IM reduziert auch in den Informationserhaltungsprozess unnötig involvierte Mitarbeiter und setzt dabei erhebliche neue Ressourcen für weitere Tätigkeiten frei. Dies kann die Arbeit eines Unternehmens deutlich verbessern. Informationsmanagement beschleunigt Entscheidungsprozesse im hohen Maße, in dem die erforderlichen Informationen zu Entscheidungen annähernd sofort bereitgestellt werden. Gesammelte Informationen können angepasst, erweitert und qualifiziert werden. Damit reduziert ein Unternehmen falsche oder veraltete Informationen. Informationsaspekte können durch ein strukturiertes IM zusammengefasst werden. Dies bedeutet lückenlose Recherche von benötigten Informationen durch die Mitarbeiter. Gesetzliche Bestimmungen werden eingehalten. Informationsmanagement heißt aber auch, Mitarbeiter zu motivieren, an diesem Prozess teilzunehmen und den dauerhaften, aber minimalen Mehraufwand im Licht des Nutzens für das gesamte Unternehmen zu sehen. Denn ohne die regelrechte Anwendung der durch das IM integrierten Systeme und Techniken ist der Erfolg aussichtslos.