Informationsflussgestaltung auf Basis von Geschäftsprozessmodellen
- Art: Diplomarbeit
- Autor: Jens Denfeld, Ata Özgür
- Abgabedatum: Oktober 2002
- Umfang: 124 Seiten
- Dateigröße: 2,3 MB
- Note: 1,8
- Institution / Hochschule: Fachhochschule Stuttgart Deutschland
- ISBN (eBook): 978-3-8324-6418-9
-
ISBN (Paperback) :
978-3-8324-6418-9 P - ISBN (CD) :978-3-8324-6418-9 CD
- Sprache: Deutsch
- Prämierung:
- Arbeit zitieren: Jens Denfeld, Ata Özgür Oktober 2002: Informationsflussgestaltung auf Basis von Geschäftsprozessmodellen, Hamburg: Diplomica Verlag
- Schlagworte: Geschäftsprozess, Informationsfluss, Geschäftsprozessmodell, Geschäftsprozessanalyse, ARIS
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Diplomarbeit von Jens Denfeld, Ata Özgür
Zusammenfassung:
Vorliegende Diplomarbeit stellt ein Konzept vor, mit Hilfe von Geschäftsprozessmodellen Informationsflüsse bewusst zu gestalten und damit Verbesserungspotenziale in Geschäftsprozessen zu erschließen.
Dazu wird zunächst der wissenschaftliche Stand im Bereich Geschäftsprozessmodellierung sowie Geschäftsprozessanalyse erarbeitet. Auf dieser Grundlage wird ein eigenes Vorgehenskonzept vorgestellt. Die Durchführung der Anwendung dieses Konzeptes in einem Unternehmen wird geschildert und darauf aufbauend ein Fazit über die Praxistauglichkeit sowie mögliche Ausblicke gezogen.
Nachdem Produktionsprozesse in Unternehmen bereits routinemäßig auf Verbesserungspotenziale hin geprüft werden, wendet sich das Interesse des Managements zunehmend den Verwaltungsprozessen zu. Verwaltungsprozesse aber beschäftigen sich nicht mit materiellen Ressourcen, sondern mit der Verarbeitung von Information. Sollen Verwaltungsprozesse verbessert werden, so ist daher eine Untersuchung und darauf aufbauend eine bewusste Gestaltung von den zugrunde liegenden Informationsflüssen eine logische Konsequenz.
Um die Komplexität von Verwaltungsprozessen beherrschbar zu machen und damit eine Diskussionsgrundlage über mögliche Probleme und Verbesserungspotenziale zu schaffen, ist die Verwendung von Geschäftsprozessmodellen eine ebenso etablierte wie adäquate Möglichkeit.
Das Neue an dieser Arbeit ist die Verknüpfung der Themen 'Informationsfluss' und 'Geschäftsprozessmodellierung', die zu einem erweiterten Konzept führt. Dieses Konzept schlägt ein spezifisches Vorgehen vor, mit dem zum einen die bestehenden Informationsflüsse in Geschäftsprozessen ermittelt und modelliert werden, zum anderen darauf aufbauend neue Informationsflüsse und Prozessabläufe gestaltet werden können.
Inhaltsverzeichnis:
| Abbildungsverzeichnis | IV | |
| Abkürzungsverzeichnis | V | |
| 1. | Einleitung | 1 |
| 1.1 | Zielsetzung | 1 |
| 1.2 | Vorgehensweise | 1 |
| 1.3 | Relevanz | 2 |
| 2. | Definition relevanter Begriffe | 3 |
| 2.1 | Informationsfluss | 3 |
| 2.2 | Geschäftsprozesse | 5 |
| 2.3 | Geschäftsprozessmodelle | 8 |
| 3. | Wissenschaftliche Grundlage zur Prozessanalyse als Basis der Informationsflussgestaltung | 11 |
| 3.1 | Aufgabe der Prozessmodellierung im Zusammenhang mit Geschäftsprozessverbesserungsprojekten | 12 |
| 3.2 | Zusammenhang zwischen Geschäftsprozessen und Informationsflüssen | 12 |
| 3.3 | Darstellungsformen für Geschäftsprozesse | 14 |
| 3.3.1 | Anforderung an eine Modellierungsmethode | 15 |
| 3.3.2 | ARIS-Methoden | 17 |
| 3.3.3 | Auswahl von Modellelementen als spezifische Darstellungsinstrumente | 25 |
| 3.3.4 | Auswahl von Modellierungswerkzeugen | 28 |
| 3.4 | Durchführung der Prozessanalyse | 30 |
| 3.4.1 | Ist-Aufnahme | 31 |
| 3.4.1.1 | Interviews als Bestandteil der Ist-Aufnahme | 32 |
| 3.4.1.2 | Erstellung der Ist-Prozesse | 36 |
| 3.4.2 | Ist-Analyse | 36 |
| 3.4.2.1 | Problemanalysen von Geschäftsprozessen | 37 |
| 3.4.2.2 | Prozessvergleich auf Basis von Kennzahlen | 39 |
| 3.5 | Entwicklung von Soll-Prozessen | 40 |
| 3.5.1 | Referenzmodelle | 41 |
| 3.5.2 | Geschäftsprozessverbesserung | 42 |
| 3.5.3 | Prozessunterstützende IuK-Systeme | 42 |
| 3.6 | Umsetzung von Soll-Prozessen | 46 |
| 3.6.1 | Reorganisation von Geschäftsprozessen | 46 |
| 3.6.2 | Berücksichtigung unternehmenskultureller Aspekte | 47 |
| 4. | Konzept zur Erstellung eines Informationsflusses mit Hilfe von Geschäftsprozessmodellen | 48 |
| 4.1 | Prozessidentifikation | 49 |
| 4.2 | Ist-Aufnahme | 50 |
| 4.2.1 | Informationsveranstaltung für alle Beteiligte | 50 |
| 4.2.2 | Interviewvorbereitung | 51 |
| 4.2.3 | Interviewdurchführung | 52 |
| 4.2.4 | Erstellung von Ist-Prozessmodellen | 52 |
| 4.3 | Ist-Analyse | 56 |
| 4.3.1 | Informationsflussmerkmale | 56 |
| 4.3.2 | Analyse des Informationsflusses | 56 |
| 4.4 | Soll-Prozessmodelle | 59 |
| 5. | Praktische Überprüfung des Konzeptes | 61 |
| 5.1 | Ausgangslage der Prozessanalyse | 61 |
| 5.1.1 | Das Unternehmen | 61 |
| 5.1.2 | Aufgabenspektrum der beteiligten Abteilung | 62 |
| 5.1.3 | Aufgabenstellung des Projektes | 62 |
| 5.1.4 | Klärung des Vorgehens | 63 |
| 5.2 | Durchführung der Ist-Aufnahme | 66 |
| 5.2.1 | Durchführung einer Informationsveranstaltung | 67 |
| 5.2.2 | Durchführung der Interviewvorbereitung | 68 |
| 5.2.3 | Durchführung der Interviews | 69 |
| 5.2.4 | Erstellung der Ist-Prozessmodelle | 70 |
| 5.3 | Durchführung der Ist-Analyse | 78 |
| 5.3.1 | Untersuchung der Durchlaufzeit | 78 |
| 5.3.2 | Untersuchung der Kosten | 79 |
| 5.3.3 | Untersuchung der Qualität | 80 |
| 5.3.4 | Feststellung weitere Problemfelder | 80 |
| 5.3.5 | Präsentation der Ergebnisse der Ist-Analyse | 82 |
| 5.4 | Erstellung von Soll-Prozessmodellen | 82 |
| 5.4.1 | Anforderungen an den Soll-Prozess | 82 |
| 5.4.2 | Anforderungen an die DV-Systeme | 83 |
| 5.4.3 | Anforderungen an das Formular | 84 |
| 5.4.4 | Verbesserungsvorschläge | 84 |
| 5.4.5 | Abschlusspräsentation der Verbesserungsvorschläge und Diskussion | 85 |
| 6. | Bewertung des Konzepts auf Basis der praktischen Durchführung | 86 |
| 6.1 | Bewertungskriterien | 86 |
| 6.2 | Bewertung der Durchlaufzeit | 86 |
| 6.3 | Bewertung der Qualität | 86 |
| 6.4 | Ergebnis der Bewertung | 87 |
| Literaturverzeichnis | 88 | |
| Erklärung | 92 | |
| Anhang I | Fragebogen für die Ist-Aufnahme bei W & M | 93 |
| Anhang II | Interviewprotokoll der Ist-Aufnahme bei W & M | 94 |
| Anhang III | Prozessmodelle | 95 |
Checkliste zur Prozessanalyse mit Schwerpunkt Informationsflussgestaltung Kategorie Durchlaufzeit Tätigkeit Informationsbesorgung Fragestellung o o o o Werden alle relevanten Informationen besorgt? Werden nur relevante Informationen besorgt? Werden die Informationen in einer Form besorgt, die eine schnelle Weiterbearbeitung ermöglicht? Könnten die Informationen nicht abrufbereit gestellt werden (PushVerfahren)? Können Arbeitsschritte parallelisiert werden? Können Arbeitsschritte eliminiert werden? Können Arbeitsschritte vereinfacht werden? Können Arbeitsschritte technisch unterstützt werden? Werden alle relevanten Informationen bereitgestellt? Werden nur relevante Informationen bereitgestellt? Werden die Informationen in einer Form bereitgestellt, die eine schnelle Weiterbearbeitung ermöglicht? Könnten die Informationen auch auf Abruf bereitgestellt werden (PullVerfahren)? Ist die günstigste (interne oder externe) Informationsquelle gewählt? [...]
Die Qualität eines Informationsflusses kann mit der Frequenz auftretender Fehler, bzw. getätigter Nachfragen oder Korrekturen beschrieben werden. Häufige Fehler bedingen häufige Korrekturen und viele Kontrollen und haben somit einen negativen Einfluss auf die Durchlaufzeit. Da in diesem Fall Arbeitszeit betroffen ist, werden auch die Personalkosten negativ beeinflusst. Eine andere Art von Qualität gilt es zu beachten, wenn Prozesskunden mit einbezogen werden. So können Abteilungen ihre Durchlaufzeit verringern, wenn dies aber auf Kosten der Informationsflussqualität geschieht, erhöht sich möglicherweise die Durchlaufzeit derjenigen Abteilungen, die als Prozesskunden auftreten. Aus gesamtunternehmerischer Sicht ist damit nichts gewonnen (siehe Kap. 2.2). Sollten externe Kunden die Prozesskunden sein, so können Qualitätsmängel fatale Auswirkungen für den Ruf eines Unternehmens oder seiner Produkte haben. [...]
Bei der Untersuchung der Kosten werden u.a. auch Belange der Durchlaufzeit eine Rolle spielen. Gerade weil Personalkosten meistens die anteilsmäßig größten Kostenblöcke darstellen, ist eine Verringerung der Durchlaufzeit oft auch mit einer Kostenverringerung verbunden. Darüber hinaus spielen Informationsspeicher eine Kostenrolle, zum einen, weil Medien mit unterschiedlichen Beschaffungskosten verbunden sind, zum anderen, weil Medien unterschiedliche Raumkapazitäten binden. Die Form der Informationsarbeit bestimmt auch die benötigte Mitarbeiterqualifikation, welche wiederum die Personalkosten beeinflusst. Genauso spielt die Wartung bzw. Pflege von Informationssystemen eine große Rolle bei anfallenden Kosten. Neben der Durchlaufzeit spielt also vor allem die Frage 'womit?' und 'in welcher Form?' eine Rolle bei der Analyse. [...]
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Link zur Arbeit:
http://www.diplom.de/ean/9783832464189
Arbeit zitieren:
Jens Denfeld, Ata Özgür Oktober 2002: Informationsflussgestaltung auf Basis von Geschäftsprozessmodellen, Hamburg: Diplomica Verlag
Schlagworte:
Geschäftsprozess, Informationsfluss, Geschäftsprozessmodell, Geschäftsprozessanalyse, ARIS
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