Informationsflüsse bei der Planung von Jahresabschlussprüfungen von Kapitalgesellschaften

Diplomarbeit von Jens Parthe

Einleitung:

Die Entwicklung des deutschen Wirtschaftsprüfungswesens ist besonders in den letzten Jahren von einschneidenden Ereignissen gekennzeichnet, die den Berufsstand auch weiterhin vor große Herausforderungen stellen.

Der Druck der allgemeinen Öffentlichkeit für eine verbesserte Qualität der Prüfungshandlungen wurde durch die in jüngster Vergangenheit aufgetretenen spektakulären Unternehmenskrisen, wie z.B. Philipp Holzmann AG, MG oder Bremer Vulkan, verstärkt. Die aus diesen Vorkommnissen zusätzlich aufgetretene Unsicherheit der Stakeholder und die damit verbundene vergrößerte Diskrepanz zwischen den Erwartungen der Öffentlichkeit und dem Testat des Abschlussprüfers, allgemein unter dem Phänomen „Erwartungslücke“ bekannt, mündete erst kürzlich in der Verabschiedung des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG). Doch die mit diesem Gesetz - unter anderem - verfolgte Qualitätsverbesserung wird in der Literatur angezweifelt, und dem KonTraG wird im Gegenteil oftmals eine Ausweitung der Pflichten des Abschlussprüfers bescheinigt. Dies und die immer weiter zunehmende Internationalisierung und Globalisierung, gleichbedeutend mit einem scharfen Wettbewerb auf dem Prüfungsmarkt und einem Zwang, die Palette der angebotenen Dienstleistungen zu erweitern, veranlassen die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mittels einer (Effizienz-) Verbesserung der ausgeübten Tätigkeiten miteinander zu konkurrieren. So schreibt Schmidt: „Da angenommen werden muss, dass der Markt für Prüfungsdienstleistungen kein nennenswertes Wachstumspotential mehr enthält und somit einen reifen Markt darstellt, folgt hieraus die Befürchtung, dass die Marktteilnehmer sich wirtschaftlich konsequent verhalten und daraus ein Wettbewerb um Marktanteile über Preisdifferenzen entsteht.“ Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sehen sich also einem Dilemma gegenüber, welches aus den immer weiteren Anforderungen und Pflichten, dem öffentlichen Druck nach erhöhter Prüfungsqualität und einem Wettbewerb, der zusätzliche Ausgaben oder Ineffizienzen mit dem Verlust von Marktanteilen am Prüfungsmarkt bestraft, resultiert.

Vor allem aus diesen Gründen müssen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Potentiale erkennen und Technologien entwickeln, die es ihnen ermöglichen, am Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein Ansatzpunkt könnte hierbei eine effizientere und rationalere Planung von Jahresabschlussprüfungen sein, da die betriebswirtschaftliche Prüfung, insbesondere solche von Jahresabschlüssen wirtschaftlicher Unternehmen, gemäß des § 2 Abs. 1 WPO, Hauptaufgabe der Wirtschaftsprüfer ist und demnach einen großen Teil der täglichen Arbeit von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften ausmacht.

Die Erfassung und Bewertung der Determinanten einer (erfolgreichen) Planung von Jahresabschlüssen durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften kann in diesem Zusammenhang Aufschlüsse bringen, wo im einzelnen Effizientsteigerungspotentiale liegen. Die Prüfungsplanung stellt als eine der vier Phasen des Prüfungsprozesses den Entwurf einer Ordnung dar, nach der sich eine Prüfung vollziehen soll und umfasst somit ein System zukunftsbezogener Entscheidungen über den Ablauf einer Prüfung. Um eine solche Ordnung zu entwerfen, bedarf es der Einbeziehung vieler Informationen, die es zu erfassen und während des gesamten Prüfungsprozesses hinsichtlich erworbener Erkenntnisse anzupassen gilt. Denn nur unter Einbezug aller relevanten Informationen können Entscheidungen und Aufgaben innerhalb einer Prüfungsplanung erfolgreich durchgeführt werden.

Es ist elementar wichtig, dass geeignete Maßnahmen und Mechanismen ergriffen bzw. implementiert werden, die es erlauben, einen hohen Informationsbereitstellungsgrad zu erreichen, und zwar auf allen Ebenen von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Auf diesen (Hierarchie-) Ebenen werden verschiedene Aufgaben und Aktivitäten während einer Prüfungsplanung ausgeführt, die zudem untereinander gewisse Interdependenzen aufweisen und eine Vielzahl von (planungs-) relevanten Informationen produzieren, aber auch nur durch die Bereitstellung (planungs-) relevanter Informationen überhaupt ausgeführt werden können. Diese Informationen fließen in den Formen von Meinungen, Nachrichten, Meldungen, Rahmenbedingungen, Besonderheiten und/oder Richtlinien zwischen den jeweiligen Informationsquellen und Informationsempfängern der Planungsinstanzen. Die Vielzahl von Informationsquellen und -empfängern und deren Koordination erschwert die Planung von Prüfungsaufträgen. Die sowohl unverzichtbare Bereitstellung als auch Koordination von Informationen, Informationsquellen und -empfängern wird mit den jeweiligen Umständen einer Abschlussprüfung variieren und ist zumeist schwer a priori bestimmbar. Komplexe Prüfungsplanungen verbergen demnach sehr ausgeprägte Informationsnetzwerke, die es abzubilden gilt, um letztendlich zu einer Struktur bei Planungen von Abschlussprüfungen zu kommen, welche unterstützend bei der Erstellung von Gesamtplänen innerhalb der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verwendet werden kann.

Der Ansatz zur Verbesserung von Prüfungsplanungen kann zusammenfassend in der Erfassung und Bereitstellung prüfungsrelevanter Informationen gesehen werden, da ein einfacher und ausreichender Informationszugang die Effektivität und Genauigkeit von Planungsentscheidungen erhöht. Die Konsequenz ist demnach ein Ansatz zur Verwaltung und Bereitstellung planungsrelevanter Informationen.

In der Literatur wird das Problem einer Informationsverwaltung innerhalb von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften eher unzureichend behandelt. Es wird zwar regelmäßig von der Notwendigkeit einer Verwaltung und Transparenz relevanter Informationen berichtet, jedoch werden selten konkrete Vorschläge unterbreitet, in welcher Form dies effektiv geschehen kann.

Eine effektive Bereitstellung und Verwaltung prüfungsrelevanter Informationen innerhalb von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften ist nur anhand einer umfassenden und detaillierten Analyse des gesamten Planungsumfeldes möglich. In diesem Zusammenhang werden die drei folgenden Teilfragen als Grundlage der (Planungs-) Analyse dienen:

1) Was sind die Arten der benötigten Informationen?

2) Was sind die Quellen der benötigten Informationen?

3) Was sind die Wege, um zu diesen Informationen zu gelangen?

Die Arten der benötigten Informationen lassen sich weitestgehend über die einschränkende Fokussierung auf Jahresabschlussprüfungen von Kapitalgesellschaften definieren. Zudem wird eine Abgrenzung der Teilaufgaben der einzelnen Hierarchieebenen der Planungsorganisation einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und der damit zusammenhängenden Informationsflüsse während einer Abschlussprüfung weitere Aufschlüsse über die Aggregations- und Darstellungsnotwendigkeiten geben.

Die Informationsquellen und -empfänger müssen in einem anderen Schritt herausgearbeitet und in einem klaren (Informations-) Netzwerk abgebildet werden. Hierbei werden die Informationsbedürfnisse und -bereitstellungserfordernisse sowohl interner als auch externer Instanzen Berücksichtigung finden. Dieses Vorgehen wird letztendlich zu einer Struktur (Informationsnetzwerk) für die Abwicklung von Prüfungsplanungen führen, worauf aufbauend ein Vorschlag für eine zentrale Verwaltung von Informationen und Informationsflüssen während Jahresabschlussprüfungen erläutert, diskutiert und kritisiert wird.

Gang der Untersuchung:

Im einzelnen bedeutet das vorangegangene für den Aufbau dieser Diplomarbeit, dass in Kapitel I die Planung von Jahresabschlussprüfungen zunächst global erläutert wird, wobei eine Einordnung der Prüfungsplanung in den Prozess von Jahresabschlussprüfungen stattfindet. Hieraus werden sich Aufgaben und Aktivitäten ableiten, die es darzustellen und abzugrenzen gilt. In einem weiteren Schritt werden die Informationsquellen und Informationsempfänger ermittelt und gegeneinander abgegrenzt.

Kapitel II umfasst eine detaillierte Betrachtung der Informationsflüsse der Geschäftsleitung von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften im Rahmen der Prüfungsplanung. Hierbei werden zunächst die Aufgaben der Geschäftsleitung konkret genannt und im einzelnen beschrieben werden. Diese Teilaufgaben basieren auf diversen Informationsflüssen hinsichtlich der Annahme von Prüfungsaufträgen, der Prüfungsplanung im weiteren Sinne und der Unterstützung und Kontrolle der Prüfungsplanung i.e.S.

Im III. Kapitel werden die verantwortlichen Prüfungsleiter einer Jahresabschlussprüfung Gegenstand der Analyse sein. Hierunter fällt vor allem die Erfassung und Darstellung der Einzelaufgaben der Prüfungsleiter innerhalb der Prüfungsplanung. Darauf folgend wird eine Untersuchung der Informationsflüsse sowohl hinsichtlich Personal-, Zeit- und Sachplanung als auch hinsichtlich der Absprache mit der Geschäftsleitung weitere Aufschlüsse für die Bearbeitung der globalen Fragestellung nach einer zentralen Verwaltung und Bereitstellung von entscheidungsrelevanten Informationen innerhalb großer Wirtschaftsprüfungsgesellschaften liefern.

Im folgenden IV. Kapitel wird der Fokus der Betrachtung auf die Informationsflüsse der Prüfungsassistenten gerichtet werden. Auch hierbei wird eine Abgrenzung der Aufgaben und damit zusammenhängende Informationsflüsse der Assistenten während der Prüfungsplanung durchgeführt, was die bereits gewonnenen Erkenntnisse der vorherigen Kapitel nochmals zusammenfasst.

In Kapitel V werden die Informationsflüsse zwischen der Prüfungsgesellschaft und dem zu prüfenden Unternehmen dargestellt. Hierbei wird insbesondere auf die Feststellung der Prüfungsbereitschaft des zu prüfenden Unternehmens eingegangen.

Nachdem die notwendigen Informationsflüsse für eine reibungslose Abwicklung von Prüfungsplanungen herausgearbeitet worden sind, wird in Kapitel VI versucht, eine Strukturierung der notwendigen Informationsflüsse innerhalb einer Prüfungsplanung vorzunehmen. In diesem Zusammenhang soll ein Informationsnetzwerk innerhalb einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft entwickelt werden. Den einzelnen Ebenen werden in einem weiteren Schritt sogenannte Lese- und Schreibrechte vergeben, um so zu einer Netzwerkhierarchie, die sich nah an der Hierarchie innerhalb der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft anlehnen wird, zu gelangen. In einem letzten Schritt sollen die möglichen Informationssynergien und auch Informationsverwendungsmöglichkeiten für die Planung „neuer“ nachfolgender Prüfungsaufträge kurz beschrieben werden.

Kapitel VII wird, aufbauend auf den Untersuchungen von Kapitel I bis VI, eine Idee zur zentralen Verwaltung und Bereitstellung entscheidungsrelevanter Prüfungsplanungsinformationen nennen. Hierfür werden bereits eingesetzte Informationstechnologien innerhalb von großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften bewertet werden. Die Idee wird sich letztendlich auf eine Informationstechnologie beziehen, die den Anforderungen einer Informationsverwaltung von planungsrelevanten Informationen innerhalb großer Wirtschaftsprüfungsgesellschaften gerecht werden kann. Die Anwendungsmöglichkeit dieser Technologie wird unter Einbeziehung der Aspekte einer strukturierten Informationserfassung und -bereitstellung bewertet und kritisiert werden.

Den Abschluss dieser Diplomarbeit bildet eine Zusammenfassung der hier erbrachten Ergebnisse mit einem Ausblick auf mögliche Entwicklungstendenzen.

Inhaltsverzeichnis: