Implementierung von Facility Management im Universitätsklinikum Aachen (UKA)

MA-Thesis / Master von Thomas A. Aichmayr

Einleitung:

Die Facility Management Kosten im Krankenhaus liegen bei ca. 20%. Das macht bei einer Gesamtsumme für die Krankenhausbehandlung in Deutschland von 62 Mrd. EUR ca.12 Mrd. EUR aus. Die Leistungen des Facility Management können, im Gegensatz zu den Primärleistungen, noch nicht durch ein etabliertes System, wie den G-DRG so transparent dargestellt werden. Hierfür gibt es nur einen fixen Anteil. Es ist jedoch wichtig, in einem so komplexen Gefüge wie einem Krankenhaus, eine Kostentransparenz auch für die Sekundärkosten zu schaffen. Der Fokus dieser Arbeit wird auf den Sekundärprozess, das Facility Management gelegt, da eine detaillierte Betrachtung des Primärprozesses, der Behandlung und Pflege, bereits existiert. Dies ist seit 2003 durch den G-DRG, der später noch etwas genauer beschrieben wird, möglich bzw. verpflichtend. Durch die direkte Abhängigkeit beider Prozesse ist eine ganzheitliche Betrachtung von Nöten.

Es existieren zwei Möglichkeiten der Bearbeitung der Facility Management Produkte: die prozess- oder produktorientierte Verrechnung. Bei der Produktorientierung nach Abel werden 29 Facility Management Produkte aufgestellt, beschrieben und miteinander verglichen.

Bei einer prozessorientierten Verrechnung kann die Arbeit von Karin Diez herangezogen werden. Sie geht zusätzlich zu Abel auf die Nutzungsintensität ein und knüpft damit an die Produktorientierung. Bei der Produktorientierung wird bisher nicht unterschieden, ob ein Bereich belegt ist bzw. wie intensiv er wirklich genutzt wird.

Die GEFMA Richtlinie 812 kombiniert beide dieser Verrechnungen miteinander. In der GEFMA Richtlinie 812 gibt es eine dreistufige Verteilung der Facility Management Kosten. In der ersten Stufe beziehen sich die gesamten Facility Management Kosten auf die Hauptnutzfläche, unterteilt in Bruttogeschossfläche (BGF) bzw. Nettogeschossfläche (NGF). Die Kosten werden pro Quadratmeter berechnet. In der zweiten Stufe werden einzelne Facility Management Produkte dieser Fläche zugeordnet bzw. ergänzen diese. Diese Facility Management Produkte sind entweder besonders kostenintensiv oder haben ein hohes Einsparpotenzial. In der dritten Stufe gibt es eine nach ‘Raumclustern’ gewichtete Produktgruppenzuordnung. Die ‘Raumcluster’ beschreiben Funktionsbereiche, die in der DIN 13080 ‘Gliederung des Krankenhauses in Funktionsbereiche und Funktionsstellen’ zusammengefasst werden. Ein Raum-Cluster wäre z.B. ‘1. Bettenstation (Normalpflege)’. Zu diesem Raumcluster gehören z. B. die ‘Patientenzimmer direkt’ oder die Patientenbäder’.

In dieser Arbeit werden zuerst Definitionen für das Facility Management, das Krankenhaus und die Beziehung und Teilung von Primär- und Sekundärprozess beschrieben. Dadurch wird die Abhängigkeit der beiden Prozesse erklärt und verdeutlicht. Im Weiteren findet eine Abgrenzung auf die sechste Lebenszyklusphase, die Betriebs- und Nutzungsphase statt. Es wird untersucht welchen Anteil die Facility Management Kosten im Universitätsklinikum Aachen (UKA) ausmachen und wie diese prozentual verteilt sind. Die Reihenfolge der Facility Management Produkte von Abel wird hinterleuchtet. Bei dieser Arbeit wird die produktorientierte Verrechnung der Leistungen des Facility Management angewendet.

Für die Erhebung der Daten werden zunächst so genannte ‘Facility Management Produkte’ nach Abel wie z. B. ‘Objekte betreiben’ beschrieben und eine Reihenfolge der Wertigkeit dieser Produkte im Bezug zueinander aufgestellt. Die erstellten Tabellenblätter, die zum Eintrag der relevanten Daten für die Facility Management Produkte bestimmt sind, werden im Kapitel ‘Anleitung / Legende für die Excel Tabelle’ beschrieben und bilden die Grundlage für die folgende Datenauswertung. Der Betrachtungszeitraum bzw. die untersuchten Jahre sind 2008 und 2009.

Ziel dieser Arbeit wird es sein, einen Soll – Ist Vergleich der Datenlage mit Hilfe der GEFMA Richtlinie 812 zu erstellen. Es werden die Kosten für den Primärprozess ermittelt. Der Rest wird dem Sekundärprozess, mit Hilfe von Facility Management Produkten, zugeordnet. Die erhobenen Kennzahlen sollen dann mit Hilfe eines ‘Ampelsystems’ klassifiziert werden. Angestrebt werden drei Gruppen: ‘Muss’, ‘Kann’ und ‘Könnte’. ‘Unter Kennzahlen werden Zahlen verstanden, die quantitativ messbare Sachverhalte in aussagekräftiger, komprimierter Form wiedergeben’.

Darüber hinaus sollen die Facility Management Kosten verursachergerecht zugeordnet werden können und die Leistungen und Kosten des Facility Management transparent dargestellt und prognostizierbar gemacht werden. Das hausinterne Verrechnungsmodell, die Kategorisierung, des Universitätsklinikums Aachen (UKA) und die Gewichtung der GEFMA Richtlinie 8128 werden gegenüber gestellt. Zusätzlich werden Vor- bzw. Nachteile der jeweiligen Systeme hinterleuchtet und auf Anwendbarkeit überprüft. Ein weiterer Aspekt wird die Zugangsberechtigung und Zuständigkeit für diese Daten sein. Hierzu soll im Hinblick auf eine Vergleichbarkeit mit anderen Krankenhäusern hin gearbeitet werden.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 2.3.4.2, Verpflegung / Catering ( Anzahl Essen) (mengenmäßig erfassbar):

Der Prozess wird in der DIN 32736 wie folgt beschrieben:

‘Verpflegungsdienste’ ist die ‘Gesamtheit der Leistungen für Gemeinschafts- oder Sozialverpflegung wie: Beschaffen und Zubereiten von Nahrungsmitteln für Haupt- und Zwischenverpflegung; Ausstatten und Unterhalten von Restaurants/Kantinen oder Pausenräumen’.

In der DIN EN 15221-1 wird ‘der Bedarf des Auftraggebers für Bewirtung […] durch Dienstleistungen […]’ mit folgenden Punkten beschrieben: ‘Verpflegungsdienste und Automatenverkauf;’ in der GEFMA Richtlinie 100-2 wird der Prozess ‘Verpflegung bereitstellen/Catering’ durch folgende Einzelleistungen beschrieben: Beschaffung und Zwischenlagerung von Lebensmitteln und Halbfertigprodukten; Vor- und Zubereitung von Speisen; Speisenausgabe mit verschiedensten Ausgabesysteme; Betrieb von Kiosk oder Verkaufsstelle; Automatenversorgung; Bewirtung bei Veranstaltungen; Etagenservices’.

Als Verrechnungsgröße benennt die GEFMA Richtlinie 812 die Anzahl der Essen. Unterschieden werden könnte hier noch in Frühstück, Mittag- und Abendessen.

2.3.4.3, Reinigung und Pflege (flächenbezogen):

In der GEFMA Richtlinie 100-2 wird in Unterhaltsreinigung, Glas- und Fassadenreinigung und Sonderreinigungen unterschieden. Zum Teilprozess ‘Unterhaltsreinigung’ gehört: ‘ Bodenflächen reinigen; Oberflächen von Sanitär- und Einrichtungsgegenständen reinigen; Abfälle von Arbeitsplätzen, Teeküchen etc. einsammeln und Sammelstellen zuführen; Weitere Untergliederung nach den zu reinigenden Raumtypen, z. B. Büro- und Besprechungsräume, Sanitärräume, Teeküchen, Archive und Lager, Flure und Treppenhäuser, Aufzüge, Funktionsflächen, sonstige’. Zum Teilprozess ‘Glas- und Fassadenreinigung’ gehört: ‘Glasreinigung: Fenster und Fassadenglas reinigen, Innenglasflächen reinigen, Rahmenflächen und Oberlichter reinigen; Fassadenreinigung: Fassadenflächen reinigen (je nach Werkstoffen), Fassaden-Bauelemente reinigen, Sonnenschutzeinrichtungen reinigen’.

Zum Teilprozess ‘Sonderreinigungen’ gehört: ‘Grundreinigung / Intensivreinigung durchführen, Einpflege / Grundpflege durchführen, sonstige Reinigungsarbeiten außerhalb des normalen Zyklusses, z. B. Fleckentfernung’.

Zu diesem Facility Management Produkt gehört nach DIN 32736 aus den ‘Leistungen des Infrastrukturellen Gebäudemanagements’ die Leistung ‘Reinigungs- und Pflegedienste’. Diese wird hier so definiert: ‘Gesamtheit der Leistungen zur Reinigung und Pflege von Gebäuden/Liegenschaften und Außenanlagen wie: Unterhaltsreinigung; Glasreinigung; Fassadenreinigung; Reinigen der Außenanlagen; Pflegemaßnahmen für Böden und Flächen’.

In der DIN 3273660 kommen zur GEFMA Richtlinie 100-2 noch die Leistung ‘Reinigen der Außenanlagen’ hinzu.

Als Verrechnungsgröße benennt die GEFMA Richtlinie 812 die Fläche in Quadratmetern (m²).

2.3.4.4, Instandhaltung Baukonstruktion / Bau (flächenbezogen):

‘Die Instandhaltung kann vollständig in die Grundmaßnahmen Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung unterteilt werden, […]. Instandhaltung: Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus einer Betrachtungseinheit zur Erhaltung des funktionsfähigen Zustandes oder der Rückführung in diesen, so dass sie die geforderte Funktion erfüllen kann’.

In der DIN 276 ‘Kosten im Hochbau’ wird in der Kostengruppe 300 unter dem Begriff Bauwerk- Baukonstruktion wie folgt definiert: ‘Kosten von Bauleistungen und Lieferungen zur Herstellung des Bauwerks, jedoch ohne die Technischen Anlagen (Kostengruppe 400). Dazu gehören auch die mit dem Bauwerk fest verbundenen Einbauten, die der besonderen Zweckbestimmung dienen, sowie übergreifende Maßnahmen in Zusammenhang mit den Baukonstruktionen. Bei Umbauten und Modernisierungen zählen hierzu auch die Kosten von Teilabbruch-, Instandsetzungs-, Sicherungs- und Demontagearbeiten. Die Kosten sind bei den betreffenden Kostengruppen auszuweisen.’ Als Verrechnungsgröße benennt die GEFMA Richtlinie 812 die Fläche in Quadratmetern (m²).