Identifizierung der Herausforderungen bei der ERP-Software-Einführung insbesondere unter den Gesichtspunkten von Kleinst- und Kleinunternehmen

Diplomarbeit von Reiner Löffler

Einleitung:

Produkte oder Dienstleistungen auf dem Markt erfolgreich anbieten zu können, wird aufgrund steigender Arbeitsteilung und Spezialisierung immer komplexer. Der ebenso hinzukommende Trend nach stärker individualisierten Erzeugnissen bzw. Dienstleistungen lassen den Abstimmungsbedarf zwischen dem Konsument und der gesamten ‘Supply Chain’ auf ein Rekordniveau steigen.

Diese Tatsachen und die gleichzeitige Erfordernis nach schnellen Lieferzeiten sind ohne eine enge Verzahnung der Prozesse des eigenen Unternehmens, welche der Lieferanten und denen der Kunden nicht zu realisieren. Eine schnelle Bereitstellung setzt voraus, dass Bearbeitungszeiten in allen ablaufenden Prozessen gesenkt und die Effizienz und Effektivität auf ein Höchstmaß angehoben werden. Dazu benötigen die Unternehmen ein effizientes Planungs- und Kontrollsystem, welches die gesamten Prozesse in der Wertschöpfungskette optimal zu koordinieren hilft.

Das Enterprise-Resource-Planning-System ist ein strategisches Software-Werkzeug, welches es den Unternehmen ermöglicht, Prozesse äußerst gestrafft, bei gleichzeitig maximaler Information- und Kostentransparenz, darzustellen. Die Einführung oder ein Wechsel einer solchen integrierten betriebswirtschaftlichen Standardsoftware stellt aber in der Praxis eine Herausforderung der eigenen Art dar.Gerade kleinere Unternehmen stoßen bei der Auswahl eines geeigneten Produkts an Grenzen, unter anderem wegen der Vielzahl von Angeboten in diesem Marktsegment.

Problemstellung:

Großunternehmen operieren vornehmlich nur mit den fünf größten ERP-Herstellern , welche auch unter der Abkürzung ‘JBOPS’ zusammengefasst werden. Im Einzelnen handelt es sich dabei um J. D. Edwards, Baan, Oracle, Peoplesoft und SAP. Bekannt sind diese Unternehmen auch als ‘Big Five’.

Im Gegensatz dazu ist das Angebot an ERP-Lösungen für Klein- und mittelständische Unternehmen bereits nicht mehr zu überschauen. Eine noch größere Anbieter- und Lösungsvielfalt erwartet die Kleinstunternehmen und Handwerksbetriebe.Das große Angebot kommt aus gutem Grund; denn mit zirka zwei Millionen Handwerksbetrieben, Einzelhändlern, Fertigungsbetreiben, Dienstleistungsunternehmen und öffentlichen Institutionen alleine im Bereich der Kleinstunternehmen, erweist sich dieser Markt als der Wirtschaftmotor der ITK-Branche. Im Gegensatz zum Bereich der Großunternehmen herrscht in diesem Marktsegment noch Nachholbedarf und es lassen sich Umsatz- und Gewinnsteigerungen erzielen.

Bereits diese Tatsache zeigt, dass es für Kleinst-, kleine und mittlere Unternehmen nicht einfach ist, eine optimale ERP-Lösung auszuwählen. Hinzukommt, dass die Big Five derzeit zusätzlich für Unsicherheit sorgen, indem sie versuchen, mit vorgefertigten Lösungspaketen und einem hohem Marketingbudget ebenso das untere Mittelstandsegment für sich zu gewinnen.Doch hier ist – wie generell bei der ERP-Auswahl - Vorsicht geboten, denn häufig stimmen Anforderungen und Bedürfnisse nicht überein. So sind bei diesen Angeboten vielfach die Funktionsumfänge zu groß und die Implementierungs-, Integrations- und Anpassungskosten mehrfach teurer als bei einer passgenauen Lösung. Aber auch ERP-Lösungen, die speziell für Kleinst- und Kleinunternehmen konzipiert wurden, bergen Risiken. Exemplarisch fehlt es diesen Produkten häufig an einfacher Skalierbarkeit, zwischenbetrieblichen Schnittstellen, Mehrwährungs- und Mehrsprachenfähigkeit.

Die Ausführungen zeigen bereits, dass es sich bei der ERP-Auswahl um eine äußerst schwierige und zeitaufwendige Aufgabe handelt. Diese setzt notwendige Mitarbeiterkapazitäten, ausreichende finanzielle Mittel und das fachspezifischen Wissen voraus, um das Softwareangebot beurteilen zu können. Der Erfolg wird dadurch aber noch nicht gesichert. Vielmehr ist es heute selbst unter Praktikern unbestritten, dass die ständig steigenden Anforderungen und die fortwährenden Innovationen des Marktes nur mit methodischem Vorgehen bewältigt werden können. Wird dies nicht beachtet, so fehlt es häufig an Investitionssicherheit, da nicht alle kritischen Anforderungen definiert und alle entscheidenden Auswahlkriterien ausreichend berücksichtigt werden.

Trotz dieser Tatsachen herrscht häufig gerade in kleineren Unternehmen die Meinung vor, dass es wichtiger ist, eine ERP-Lösung schnell zu implementieren, als viel Zeit und damit auch Kosten für die Suche nach dem perfekten Software-Paket sowie des Systempartners aufzuwenden.Diese Meinung teilt der Autor dieser Arbeit jedoch nicht. Er plädiert vielmehr dafür, den Auswahlprozess als etwas Wertschöpfendes zu begreifen. Man könnte nämlich nur von einem Zufall sprechen, wenn ‘Bauchentscheidungen’ auch bei einer objektivierten Evaluierung zu dem gleichen Ergebnis führen würden.

Zielsetzung:

Die Wahl der passenden betriebswirtschaftlichen Standardsoftware kann nur mit methodischem Vorgehen zu einem Höchstmaß an Produktivität führen. Somit ist die Evaluierung ein wertschöpfender Prozess.

Diese Arbeit soll dementsprechend einen generellen Überblick über den ERP-Software-Markt geben, sich aber im Wesentlichen mit der Identifizierung von Herausforderungen bei der ERP-Auswahl aus Kundensicht beschäftigen. Diese Herausforderungen sollen so aufbereitet werden, dass sie dem implementierenden Kunden als Methodenkonzept bzw. ‘Leitfaden’ durch den Auswahlprozess bzw. sog. ex-ante Evaluierungsprozess dienen können. Der Fokus der Arbeit liegt dabei auf Kleinst- und Kleinunternehmen. Die eigentliche Implementierung sowie der empfohlene nachgelagerte ‘Continuous-Improvement-Prozess’ sind nicht Bestandteil dieser Arbeit.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 2.3, Einordnung von ERP-Systemen im Software-Spektrum:

Software bildet die Voraussetzung für den Betrieb eines Rechners und bezeichnet im Allgemeinen die in einer Programmiersprache geschriebenen Programme, die nach Übersetzung auf einem Computer ausführbar sind.

Das erste generelle Kriterium zur Unterscheidung von Software ist das Kriterium der Nähe zur Hardware bzw. der Nähe zum Anwender. Er erfolgt also eine Einteilung in Systemsoftware und Anwendungssoftware. Die zentrale Anforderung an Systemsoftware besteht darin, die Hardware einfach nutzbar zu machen. Beispielweise wäre es zu kostspielig, in jedem Anwendungsprogramm eine eigene Druckersteuerung vorzusehen. Unterschieden wird auf der zweiten Ebene der Systemsoftware nach Standardsystemsoftware und Individualsystemsoftware.

Auch Anwendungssoftware wird weiter klassifiziert. Als Merkmal dienen auf der zweite Stufe der Grad der Standardisierung bzw. der Individualität. Dadurch ergibt sich eine Unterscheidung in Standard- und Individualsoftware. Auf das Thema Individualsoftware wird hier jedoch nicht weiter eingegangen, wobei erwähnt sei, dass diese häufig noch in eigenentwickelte und fremdentwicklte Software unterteilt wird.

Als Standardsoftware bezeichnet man Programme, die nicht für einen einzelnen Anwender, sonder für eine Vielzahl von Kunden mit gleichen oder ähnlichen Aufgaben konzipiert wurde. Diese Standardsoftware lässt sich, im dritten Schritt, grundsätzlich in Funktionssoftware und Branchensoftware unterscheiden. Funktionssoftware ist branchenneutral und für bestimmte Aufgabenbereiche zugeschnitten.

Wenn betriebliche Standardsoftware als einzelnes Programm ein bestimmtes Arbeitsgebiet abdeckt, dann spricht man von einer (einzel-) funktionsbezogenen Standardsoftware. Ein Bespiel stellt hierfür ein Lohnprogramm dar, das sowohl für den Handel als auch für Dienstleistungsbetriebe eingesetzt werden kann. Von einer funktionsübergreifender Standardsoftware spricht man dagegen dann, wenn die Software mehrere Anwendungsgebiete abdeckt. Hierunter fallen ERP-Systeme, da diese mehre Anwendungsgebiete, wie die Materialwirtschaft, den Verkauf sowie das Finanz- und Rechnungswesen unterstützen. ERP-Systeme entwickelten sich aber in vergangenen Jahren auch darauf hin, dass sie immer mehr auf spezielle Wirtschaftszweige, wie zum Beispiel von Krankenhäuser oder Gebäudereiniger, ausgerichtet sind. Obwohl per Definition Standardsoftware generell branchenneutral ist, werden zwischenzeitlich auch Branchenlösungen nach herrschender Meinung als Standardsoftware behandelt. Die ERP-Software kann demnach sowohl als ‘Branchensoftware’ als auch als ‘funktionsübergreifende Software’ typisiert werden. Dabei sei an dieser Stelle angefügt, dass das Wort ‘Standard’ bei der Standardsoftware nicht unbedingt einen Verlust an Flexibilität und Individualität bedeutet. Die Systeme lassen sich vielmehr in gewissen Grenzen an die Wünsche des Anwenders mit Hilfe von ‘Customizing’ anpassen.