IT Controlling

Bachelorarbeit von Elisabeth Vorhauer

Einleitung:

Informationstechnologie ist aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken. Praktisch in allen Unternehmen wird IT zur Abwicklung der Geschäftsprozesse eingesetzt, wobei deren Durchdringungsgrad stetig zunimmt. Der steigende Kostenanteil sowie mangelnde Kostentransparenz in der IT veranlassen die Unternehmensleitung Reduktionen der IT Kosten zu fordern. Einer Umfrage des Beratungsunternehmens Capgemini zufolge, mussten im Jahr 2009, auch aufgrund der Wirtschaftskrise, 82% der IT Budgets im privatwirtschaftlichen Sektor um durchschnittlich 15% reduziert werden.

Um die Wirtschaftlichkeit der Informationstechnologie zu gewährleisten, finden zunehmend mehr betriebswirtschaftliche Methoden im IT Bereich Anwendung. Je nach Größenordnung des Unternehmens werden diese Aufgaben vom IT Management oder von einem eigenen IT Controlling übernommen.

Eine strikte Kostenorientierung in Bezug auf den IT Bereich birgt die Gefahr, die Funktion des IT Controlling primär als Kostensenker zu sehen. Die Frage lautet jedoch nicht, wie die IT Kosten gesenkt werden können, sondern wie die Informationstechnologie effizient zur Erreichung der Unternehmensziele eingesetzt werden kann. Dabei gilt es zu klären inwieweit IT Controlling dazu beitragen kann.

Bei der Einführung eines IT Controllerdienstes stellen sich auch grundsätzliche Fragen:

Worin bestehen genau die Aufgaben des IT Controllings?

Wie erfolgt die organisatorische Einordnung in das Unternehmen?

Diese Arbeit beantwortet obige Fragen und bietet eine Entscheidungsgrundlage bei der Einführung von IT Controlling im Unternehmen.

Zur Erhöhung der Lesefreundlichkeit wird in dieser Arbeit auf die Nennung der weiblichen Form verzichtet. Bei der Verwendung der männlichen Form ist stets auch die weibliche Form zu verstehen.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 5.4, IT Kostenrechnungsmethoden:

Vollkostenrechnung:

Mit der Vollkostenrechnung wird versucht die gesamten Selbstkosten eines Produkts oder einer Leistung zu ermitteln. Dazu werden die gesamten im Unternehmen angefallenen Kosten möglichst verursachergerecht auf die jeweiligen Produkte und Leistungen verteilt.

Die Daten für die IT Vollkostenrechnung werden von der Finanzbuchhaltung, der Personal- und Materialwirtschaft sowie speziellen IT Ressourcenverwaltenden Systemen geliefert.

In der IT Kostenartenrechnung werden die Kosten der jeweiligen Abrechnungsperiode aus den datenliefernden Systemen übernommen und gemäß dem IT Kostenartenplan den IT Kostenarten zugeordnet. Die IT Kostenartenrechnung bildet die Basis für die weiteren Schritte der IT Kostenrechnung, ist aber unabhängig von der gewählten IT Kostenrechnungsmethode.

Mit der IT Kostenstellenrechnung sollen Kosten möglichst genau dem Entstehungsort zugeordnet werden. Dabei werden Zuschläge und Verrechnungssätze für die Verteilung der Gemeinkosten ermittelt. Die Kosten werden über die Verteilungsschlüssel verursachungsgerecht den Kostenstellen zugeordnet.

In der IT Kostenträgerrechnung werden die Selbstkosten für die erstellten IT Kostenträger einer Periode ermittelt. Daraus lassen sich mit Hilfe der Stückkostenrechnung, die Verrechnungs- bzw. Marktpreise für die jeweiligen Produkte (Kostenträger) kalkulieren. Werden IT Leistungen innerbetrieblich erbracht, werden sie meist zu Verrechnungspreisen an die konsumierenden Abteilungen weiterverrechnet. Am externen Markt verkaufte IT Leistungen werden zu Marktpreisen fakturiert (Abb. 10: IT Kosten- und Leistungsrechnung).

Teilkostenrechnung:

In der Teilkostenrechnung wird nach variablen und fixen Kosten unterschieden. Die variablen Kosten bestehen aus den direkt zuordenbaren Einzelkosten und dem variablen Anteil der Gemeinkosten, die Fixkosten aus den nicht variablen Gemeinkosten.

In der Teilkostenrechnung werden nur die variablen Kosten den Kostenträgern zugeordnet. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht wäre eigentlich die Verrechnung auf Teilkostenbasis wünschenswert, um dem Leistungsempfänger die Steuerung seiner Kosten zu ermöglichen. Da es sich bei IT Kosten aber überwiegend um Gemeinkosten handelt, ist die Teilkostenrechnung für die IT Kosten- und Leistungsverrechnung ungeeignet. Wenn, dann kann sie nur für sehr kurzfristige Preisentscheidungen, als Deckungsbeitragsermittlung, herangezogen werden.

Prozesskostenrechnung:

In den traditionellen Kostenrechnungsmethoden werden die Gemeinkosten auf die direkt zuordenbaren Einzelkosten anteilsmäßig aufgeschlagen. Je höher der Anteil der nicht zuordenbaren Kosten an den Gesamtkosten ist, umso weniger treffsicher ist die Zuteilung dieses Kostenblocks zu den tatsächlichen Kostenverursachern.

Die Prozesskostenrechnung ist eine Methode, mit welcher der Gemeinkostenanteil analysiert und differenziert verrechnet werden kann. Unternehmen mit hohem Gemeinkostenanteil ermöglicht sie eine transparentere Kostenzuordnung.

Von Ihrem Wesen her handelt es sich bei der Prozesskostenrechnung um eine Vollkostenrechnung. Vergleicht man sie mit der traditionellen Vollkostenrechnung so übernimmt sie im Wesentlichen die Aufgaben der Kostenstellenrechnung (Abb. 11: IT Kosten- und Leistungsrechnung mit Prozesskostenrechnung).

Bei der Einführung einer Prozesskostenrechnung wird in 5 Schritten vorgegangen, wie Abb. 12 zeigt (siehe Abb. 12: Einführungsprozess Prozesskostenrechnung).

Für die Prozesskostenrechnung ist es zwingend notwendig, dass die Abläufe des Unternehmens erhoben und dokumentiert sind. In diesem Schritt ergeben sich Überschneidungen mit dem organisationalem Prozessmanagement. Weiters werden im ersten Schritt die Tätigkeiten in den Gemeinkostenbereichen genau analysiert und im Aktivitätenkatalog festgehalten. Für eine bessere Handhabbarkeit werden die Aktivitäten zu Teilprozessen gruppiert. Anschließend werden die Kostentreiber sowie die zugehörigen Prozesskosten für jeden Teilprozess bestimmt. Kostentreiber sind messbare Kenngrößen sie signifikant für die Kostenverursachung des Teilprozesses sind (z.B. Benutzer oder Ausdrucke). Für die Berechnung der Prozesskosten ist noch zu prüfen, ob der Teilprozess unabhängig oder abhängig von der geforderten Leistungsmenge abläuft. Man spricht dabei von leistungsmengeninduzierten (lmi) und leistungsmengenneutralen (lmn) Prozessen. Für die Verrechnung der IT Leistungen werden die Teilprozesse noch zu anwenderbezogenen Hauptprozessen verdichtet.