Gewinnwirkung des Einkaufs - Messung der Performance der Beschaffung anhand geeigneter Instrumente des Beschaffungscontrollings

Diplomarbeit von Carsten Körfer

Einleitung:

Problemstellung und Gang der Arbeit:

Die dynamischen Veränderungen der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen verursachen einen stetig wachsenden Wettbewerbsdruck für die Unternehmen. Zu diesen Veränderungen zählen beispielsweise die rasant anwachsende Internationalisierung der Märkte, der schneller voranschreitende technische Fortschritt, die zunehmende Konzentration der Marktteilnehmer sowie die Verteuerung der Rohstoffe durch Verknappung. Um die Leistung der Unternehmen entsprechend dem steigenden Wettbewerb zu verbessern, wird die Messung des Erfolgs der einzelnen Unternehmensbereiche, durch geeignete Kennzahlen und Mess-Systeme immer wichtiger. Die einzelnen Unternehmensbereiche rücken hinsichtlich ihres Beitrags zum Erfolg immer stärker in den Fokus der Unternehmen.

Während die Notwendigkeit der Leistungsmessung durch Controlling-Instrumente für die Bereiche Marketing und Vertrieb schon früh erkannt wurde, erfolgt diese Erkenntnis für den Beschaffungsbereich erst in jüngster Zeit. Obwohl die Beschaffung sich als strategische Unternehmensfunktion weitestgehend durchgesetzt hat, findet in den wenigsten Unternehmen ein Beschaffungscontrolling statt. Ein Ziel dieser Arbeit ist es, das enorme Potenzial der Beschaffung zur Kosteneinsparung zu verdeutlichen und somit ihre wichtige Rolle im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit und Gewinnsicherung eines Unternehmens aufzuzeigen. Ein weiteres Ziel dieser Arbeit ist es, Instrumente des Beschaffungscontrollings vorzustellen und deren Bedeutung für die Performance der Beschaffung zu untersuchen.

Gang der Arbeit:

Die Arbeit ist in fünf Hauptabschnitte gegliedert. Im ersten Abschnitt erfolgt die Einleitung in das Thema sowie die Vorgehensweise dieser Arbeit. Im zweiten Abschnitt wird auf die Grundlagen der Arbeit eingegangen. Dazu werden die Bereiche Beschaffung, Performance-Messung und Controlling thematisch getrennt. Hier erfolgt sowohl die Abgrenzung der Begriffe als auch in Kapitel 2.2 ein erster Blick auf die Gewinnwirkung der Beschaffung. Im Kapitel 2.4.4 wird die Notwendigkeit eines Beschaffungscontrollings auf Grund der vorausgegangenen Ausführungen verdeutlicht. In Abschnitt drei werden die wichtigsten Werkzeuge und Konzepte der Beschaffung und deren Auswirkung auf den Unternehmenserfolg vorgestellt. Die Vielzahl der zu beschaffenden Objekte und Leistungen erschweren es den Beschaffungsentscheidern jedoch, die richtigen Konzepte und Maßnahmen zu wählen. Dazu sind geeignete Controlling-Instrumente notwendig. Dies wird in Kapitel 3.4 noch einmal verdeutlicht. Die in Abschnitt vier vorgestellten Instrumente werden auf ihre Fähigkeit hin untersucht, die Performance der Beschaffung aufzuzeigen. Zusätzlich wird betrachtet ob sie in der Lage sind den Beschaffungsmanagern dabei zu helfen, die richtigen Entscheidungen hinsichtlich der Auswahl der Beschaffungskonzepte zu treffen.

Bei den untersuchten Instrumenten handelt es sich um klassische Controlling-Instrumente, die problemlos auf den Beschaffungsbereich übertragen werden können. In Kapitel 4.7 wird das Lieferantenmanagement als modernes und spezielles Beschaffungscontrolling-Instrument untersucht. Weiterhin werden in Kapitel 4.8 und 4.9 die Mitarbeiterqualifikation und die Balanced Scorecard als moderne Controlling-Instrumente vorgestellt. Die ursprüngliche Balanced Scorecard nach Kaplan/Norton wird in Kapitel 4.9.2 strukturell so verändert, dass sie speziell für den Beschaffungsbereich angewendet werden kann. Nachdem die Instrumente hinsichtlich der Bedeutung für die Performance der Beschaffung untersucht wurden, erfolgt in Kapitel 4.10 ein Leitfaden zur Erreichung der ‘Besten Beschaffungsleistung’. Dieser Leitfaden zeigt im Überblick den Zusammenhang zwischen Analysen, Messungen, Maßnahmen und Strategien. Abschließend wird im Abschnitt fünf ein Fazit aus den Erkenntnissen der voran gegangenen Kapitel gezogen.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 2.3, Performance-Messung:

Der Begriff Performance wird im deutschen Sprachgebrauch häufig verwendet. Doch welche Bedeutung ist dem Begriff zuzuschreiben?

Zum Beispiel lässt sich die Performance von einem PC anscheinend relativ einfach messen. Sie gibt die Rechenleistung des PCs an. Mit dem Begriff Performance in der Informatik ist die Geschwindigkeit von Soft- und Hardware gemeint. Je besser die Performance eines PCs ist, desto schneller und besser ist seine Rechenleistung.

Ein weiteres Beispiel: In der Formel-Eins wird die Performance der verschiedenen Rennboliden verglichen. Dabei ist in erster Linie ebenfalls die Geschwindigkeit gemeint, aber gleichzeitig auch die Gesamtleistung des Autos. Die Gesamtleistung setzt sich zum Beispiel aus der Anfälligkeit des Motors auf schwierigen Strecken und der Standzeit der Reifen zusammen. Zur Performance eines Formel-Eins-Autos gehört weiterhin die Anzahl der zu Ende gefahrenen Rennen. Grundsätzlich lässt sich also die Performance von Etwas messen.

Auch in der Betriebswirtschaftslehre ist die Leistungsmessung einzelner Unternehmensbereiche ein Thema für Unternehmen. ‘You can´t manage what you don´t measure’ , also erst messen dann managen, ist ein im englischen Sprachraum oft verwendeter Ausspruch. Jedoch ist mit Performance-Messung in den Unternehmen nicht gemeint, dass jemand mit der Stoppuhr die Tätigkeiten der Beschäftigten misst.

Klassisch werden in den Unternehmen Kennzahlen verwendet, um Leistung zu messen. In dieser Arbeit ist mit der Messung der Performance die Messung von Erfolg im Sinne von Effektivität und Effizienz gemeint, und damit dies verdeutlicht wird erfolgt nun die begriffliche Abgrenzung.

Abgrenzung des Begriffes Performance:

In der betriebswirtschaftlichen Literatur wird der Begriff Performance häufig im Zusammenhang mit ‘Performance Measurement’ oder ‘Performance Management’ verwendet. Performance Measurement bedeutet nicht nur die Leistungsmessung eines Unternehmens oder eines Bereiches, sondern damit ist ein Kennzahlensystem von monetären und nicht monetären Kennzahlen gemeint. Außerdem besitzt Performance Measurement einen Zukunftsbezug, indem es nicht nur die Vergangenheit messen, sondern auch für die Zukunft Hinweise geben will. Oft wird Performance Measurement auch als Synonym für Balanced Scorecard verwendet.

Gablers Wirtschaftslexikon liefert folgende Definition für Performance Measurement: ‘Performance Measurement ist ein Prozess zur Identifizierung und Quantifizierung von Leistungsindikatoren (Kennzahlen), die Aussagen über das Maß der Zielerreichung bezüglich Qualität, Zeit und Kosten ermöglichen.’ Der Begriff Performance kann jedoch im Allgemeinen mit dem Begriff Leistung gleichgesetzt werden. In der Betriebswirtschaftslehre ist eine auffallende Mehrfachnennung des Begriffes Leistung anzutreffen. Insbesondere sind zwei Auffassungen von Leistung verbreitet: Die erste Auffassung bezieht sich auf den Arbeitseinsatz. Die Leistung wird hier als Tätigkeit verstanden. Die zweite Auffassung geht von der Leistung als Ergebnis von betriebswirtschaftlichen Tätigkeiten aus.

Zentrale Elemente der Performance-Messung sind die Effizienz und die Effektivität. Die Effizienz wird als Maßgröße verstanden, die das Verhältnis von wertmäßigem Input zum wertmäßigen Output angibt. Sie gibt Antwort auf die Frage, ob das Unternehmen bzw. der Unternehmensbereich richtig gehandelt hat. Die Effektivität bringt dagegen zum Ausdruck, in welchem Maße die Leistungsanforderungen erfüllt wurden. Im Vergleich zur Effizienz gibt die Effektivität an, ob das Ziel erreicht wurde und in welcher Qualität und Zeit es erreicht wurde.

Damit ist die Effektivität ein Maß für die Zielerreichung und die Effizienz ein Maß für die Wirtschaftlichkeit (Kosten-Nutzen-Relation).

Im Hinblick auf die Beschaffung ist in dieser Arbeit zu klären, wie es um die Performance der Beschaffung steht. Weiterhin soll der Nutzen für den Unternehmenserfolg dargestellt werden. Zur Ermittlung der Performance der Beschaffung werden im weiteren Verlauf der Arbeit geeignete Instrumente vorgestellt.

In dieser Arbeit wird der Begriff Performance im Sinne der Leistungsmessung verstanden. Die Leistungsmessung bezieht sich erstrangig auf Vergangenheitswerte, jedoch sollen auch noch nicht realisierte Potenziale aufgedeckt werden. Somit kann der Begriff Performance in dieser Arbeit mit der Bedeutung von ‘Performance Measurement’ verglichen werden. Um die Gewinnwirkung des Einkaufs bzw. der Beschaffung darzustellen, ist es notwendig, die Leistungen des Bereichs zu erfassen und diese zu erläutern. Dafür sind Kennzahlen und Kennzahlensysteme unerlässlich.