Gestaltung flexibler Prozesse im Unternehmen mit Groupware und Workflow-Management-Systemen

Diplomarbeit von Andreas Hörmann

Einleitung:

Die Situation vieler Unternehmen hat sich in den letzten Jahren durch den Wandel in der Umwelt und durch die Entwicklung der Informationstechnologien stark verändert. Die zunehmende Globalisierung, der stärkere Druck der Konkurrenz aus den osteuropäischen und asiatischen Ländern und der Wandel des Verhaltens der Kunden zu anspruchsvolleren Konsumenten führen zu einer drastischen Veränderung des Marktes und damit der Wettbewerbslandschaft.2 Als Beispiel für eine sich im Wandel befindliche Industrie kann die Automobilbranche genannt werden. Neue gesetzliche Rahmenrichtlinien durch die Öffnung der Märkte, geänderte Kundenwünsche bezüglich Umweltschutz oder die Konkurrenz aus Fernost sind hier Faktoren für einen Wandel und damit eine Anforderung für eine Veränderung der strategischen Überlegungen in den Unternehmen. Standen früher Kosten-Nutzen-Betrachtungen in Verbindung mit Rationalisierungspotentialen im Vordergrund der Betrachtung einer Unternehmensstrategie, so werden heute zusätzliche Instrumente als „strategische Waffen“ gesucht. Dies gilt in besonderem Maße für Branchen, die eine sehr hohe Abhängigkeit von der sich schnell wandelnden Umwelt aufweisen.

Als eine wichtige „strategische Waffe“ wird die Flexibilität gesehen, mit der die Unternehmen versuchen, sich an den Umweltwandel anzupassen und der Dynamik des Marktes zu begegnen. Im Rahmen der Strategie wird nachgedacht, wie man Unternehmen flexibler gestalten kann, um kundenorientierter und leistungsfähiger zu werden. Um die Leistungsfähigkeit im Unternehmen zu steigern, sollte die Unternehmenssituation ganzheitlich betrachtet und eine Restrukturierung des Unternehmens durch Neuausrichtung der Geschäftsprozesse und aller Folgeentscheidungen durchgeführt werden. Nach Klotz3 ergeben sich die Probleme nicht aus den organisatorischen Strukturen, sondern aus den Strukturen ihrer Unternehmensprozesse. Die Prozesse müssen vollkommen neu gestaltet und dann kontinuierlich verbessert werden. So verordnen Hammer und Champy eine „Radikalkur für das Unternehmen“, bei der es nicht um die Änderung des Vorhandenen, sondern um eine grundlegende Neuordnung der Unternehmensabläufe entlang der Wertschöpfungskette geht .4 Die Frage der Kostenreduktion tritt hinter der neuen Fragestellung „Warum geschieht dieser Prozess überhaupt?“ zurück. Als Folge dieser Überlegungen erhoffen sich die Unternehmen „Quantensprünge“, wie es Hammer u. Champy ausdrücken, bezüglich der Verringerung der Durchlaufzeit und der Kosten, sowie der Steigerung der Qualität und der Flexibilität. Durch Verbesserung der Unternehmensprozesse kann nun schneller, flexibler und kostengünstiger auf Kundenwünsche eingegangen werden.

Um die Flexibilisierung im Unternehmen und in den Unternehmensbereichen dauerhaft zu unterstützen ist der richtige Einsatz der Informationstechnologie (IT) wichtig. Diese Überlegung führt zu der Notwendigkeit einer Betrachtung der veränderten strategische Aspekte durch die IT im Rahmen der oben beschriebenen Veränderung der Gesamtstrategie. Das Management eines Unternehmens benötigt eine auf die Veränderungen abgestimmte Unterstützung durch die IT. Die neue IT- Strategie der Unternehmen muss folglich eine Anpassung an die dynamische Umwelt vorsehen. Die flexible Prozeßgestaltung kann durch „Computer Supported Cooperative Work“ (CSCW) unterstützt werden. CSCW mit „Workflow-Computing“ (WfC) und „Workgroup-Computing“ (WgC) stellen Ansätze für die genannte Unterstützung dar. Im einzelnen sind dies zum Beispiel „Workflow-Management-Systeme“ (WMS) und „Groupware“ (GW). Die Unterstützung wird umgesetzt über offene, flexible Systemstrukturen, Teamarbeit, durch neue Kommunikationstechnik und technische Eigenschaften zur Steuerung der Abläufe dieser Systeme. Manuelle Arbeitsschritte werden zu automatisierten Prozessen, die ganzheitliche Bearbeitungsaufgaben beinhalten und in die Wertschöpfungskette des Unternehmens eingegliedert sind.

Die strategischen Überlegungen bezüglich einer Flexibilisierung der Unternehmung und der Prozessgestaltungsmöglichkeiten münden in der Fragestellung, wie man die Prozesse flexibel gestalten kann und sinnvoll durch die IT unterstützt. Ziel der vorliegenden Arbeit ist es daher, die Aufgaben- und Einsatzbereiche eines strategisch ausgerichteten Konzeptes für flexible Gestaltung von Prozessen mit Groupware- und Workflow-Management-Systemen-Unterstützung zu untersuchen, um damit nicht nur die Überlebensfähigkeit der Unternehmen, sondern auch die Marktposition günstig zu beeinflussen.

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