Der Geschäftsreiseprozess - Optimierungspotenziale und Zukunftsentwicklung

53 Die Zahlung erfolgt per Corporate Card. Ist das ausnahmsweise nicht möglich, ist es sinnvoll, auch die Zahlung elektronisch abzuwickeln, d.h. die Rechnungsstellung erfolgt per e-Mail und die Bezahlung automatisch per Bankeinzug. Sollte der Abrechnungsbetrag nicht stimmen, hat das Unternehmen sechs Wochen Zeit die Abbuchung durch einen Widerspruch rückgängig zu machen. Die Steuerung auf die jeweiligen Leistungsträger erfolgt zentral über das BTM. Die Vereinbarung von Rahmenverträgen ermöglicht dem BTM, der hohen Dynamik im Tourismus aufgrund von nachfrageorientierten Verfügbarkeiten und wechselnden Preiskonditionen entgegen zu wirken. Diese Komplexität ist den Reisenden oftmals nicht bewusst und macht die zentrale Vertragssteuerung durch das BTM notwendig72. Ausgangsbasis bei einer Prozessoptimierung sind häufig viele verschiedene Verträge mit einer Vielzahl von Leistungsträgern. Bei den meist jährlichen Vertragsverhandlungen liegen dem BTM häufig nur Informationen von externen Quellen vor, die erst nach zeitintensiver Aufbereitung für Vertragsverhandlungen verwendbar sind. Die Verhandlungen werden zusätzlich durch die unterschiedliche Aussagefähigkeit dieser Daten erschwert. Die Auswirkungen von prozentualen Veränderungen bei beispielsweise Flugtarifen und einer stattdessen höheren Bonuszahlung auf das Gesamtvolumen sind bei den komplexen Verträgen für das BTM nicht mehr nachvollziehbar. Auch ist ein Vergleich verschiedener Anbieter aufgrund dieser Verträge so gut wie unmöglich, so dass keine Vertragssteuerung durchführbar ist und die Konditionen „gezwungenermaßen“ akzeptiert werden müssen. Ein reines „Reagieren“ ist die Folge. Ein einheitliches Ausschreibungsverfahren durch das BTM kann eine Steuerung und verwertbare Daten gewährleisten. Während des diesjährigen Kongresses „Elektronik in der Touristik“ hat die TravelBoard GmbH73 den travelAnalyzer vorgestellt. Aufgrund der Datenproblematik wurde in Zusammenarbeit mit der [...]

Die steigenden Geschäftsreisekosten und die Ziele Kostenminimierung und Ablaufoptimierung machen es notwendig, auch bestehende Verträge auf Einsparpotenziale zu untersuchen. Eine Möglichkeit ist e-Procurement, also der elektronische Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Die Steuerung von Verträgen und deren Rahmenbedingungen sind dabei ebenfalls möglich. Eine von American Express in Auftrag gegebene Studie71 hat herausgefunden, dass 55% der Befragten der Ansicht sind, durch eProcurement bis zu 10% bei den direkten Kosten einsparen zu können. 72% gehen davon aus, die indirekten Kosten um bis zu 25 % zu senken. Dennoch wickeln nur wenige Unternehmen ihren Einkauf elektronisch ab. Ein häufiger Hinderungsgrund sind Insellösungen innerhalb der Unternehmen. Derzeit eingesetzte Programme arbeiten weitestgehend autark ohne eine Verknüpfung zu einer Systemlandschaft oder ohne eine Kompatibilität zu neuen Systemen. Auch die Zweifel an der Datensicherheit und die Authentifizierung sind oft angeführte Argumente. Durch den Einsatz eines Online-Buchungstools werden die Leistungen des Business Travel Managements bereits auf elektronischem Weg eingekauft. Der Einkauf erfolgt dezentral über die jeweiligen Mitarbeiter. [...]

Die Reisevorbereitung geht nahtlos in eine Online-Buchung über. Die Richtlinien sowie die Stammdaten des Reisenden sind in dem Portal hinterlegt, so dass dem System persönliche Vorlieben als auch firmeninterne Einschränkungen bekannt sind. Des weiteren hat der Travel Manager die Möglichkeit, die Darstellung der Daten in der Weise zu beeinflussen, dass nur die Vertragspartner aufgeführt werden. Eine weitere Authentifizierung kann durch die Angabe der Personalnummer und einer Projektnummer erfolgen. Als Bestätigung erhält der Reisende eine e-Mail, in der alle buchungsrelevanten Fakten aufgeführt sind. Die Bezahlung der Tickets erfolgt dann per Corporate Card69. Im Verlauf dieser Arbeit wurde das Online-Buchungs-Tool und seine Aufgaben immer wieder erwähnt. Dieses Tool bildet die Basis für eine internet-basierende Prozessabwicklung, birgt jedoch neben vielen Vorteilen auch Nachteile, die man nicht außer Acht lassen sollte. In der folgenden Tabelle sind einige Vor- und Nachteile des Einsatzes eines Online-Booking-Tools aufgeführt. [...]