Führungsinformationssysteme und die Möglichkeiten der externen Informationsgewinnung

MA-Thesis / Master von Maik Discher

Einleitung:

Die hohe Dynamik und Komplexität von betrieblichen Umfeldfaktoren, die mit der immer stärker werdenden Globalisierung der Märkte einhergeht, ist maßgeblich mit der geschäftlichen Entwicklung eines Unternehmens und dessen strategischer Ausrichtung verbunden. Dieser Aspekt stellt hohe Anforderungen an die Koordinations- und Reaktionsfähigkeit des Managements. Die Schnelllebigkeit von Informationen und deren Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens führen zu einer verstärkten Betonung der Informationsversorgungsaufgabe des Controllings. Um auf diese Umwelteinflüsse zu reagieren, reicht das Rechnungswesen mit seinen Daten aus den Kosten-, Leistungs-, und Ergebnisrechnungen bzw. seiner stark intern ausgerichteten Sichtweise als alleiniger Informationslieferant nicht mehr aus. Es müssen vielmehr externe Informationen mit in den Entscheidungsprozess des Managements einfließen. Dieser Gedanke ist nicht neu, es wurden bereits 1962 Überlegungen vom Verband der amerikanischen Controller und Treasurer (Financial Executives Institute) angestellt, die sich mit der ständigen Analyse des relevanten Unternehmensumfeld als einen konkreten Aufgabenbereich beschäftigten. Nach einer Studie, die auf eine Unternehmensbefragung in Großbritannien zurückzuführen ist, wurde festgestellt, dass von den Unternehmen, die über bestehende intern ausgerichtete Informationssysteme verfügen, lediglich drei Prozent der verfügbaren Daten vom Management als wesentliche Entscheidungsgrundlage betrachtet werden. Den weitaus größeren Anteil nehmen die externen Daten ein, die Informationen über den Markt, den Wettbewerb sowie die volks- und weltwirtschaftliche Entwicklung liefern.

Während bei einer Untersuchung von Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchenzugehörigkeit Anfang der 90- er Jahre im Durchschnitt nur ca. 8,66 Prozent der Unternehmen angaben, externe Informationen in Managementsystemen zu verwalten, ist die prognostizierte bzw. geplante Prozentzahl von integrierten Umfeldinformationen im Gegensatz zu heutigen Analysen weit hinter den Erwartungen geblieben. Demnach verwalten nach einer Studie des Aral Stiftungslehrstuhls für Strategisches Marketing heutzutage etwa 20 Prozent der betrachteten Unternehmen ihre externen Daten in einem an zentraler Stelle verankertem und systematisch operierendem Managementsystem. Immerhin 70 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass Umfeldanalysen regelmäßig durchgeführt werden, aber die gewonnenen Informationen nicht in ein Informationssystem einfließen. Weiterhin haben 98 Prozent aller befragten Spitzenführungskräfte angegeben, dass sie die Umfeldanalyse für „wichtig“ oder sogar „sehr wichtig“ halten. Nun stellt sich natürlich die Frage, warum nur 20 Prozent der Befragten Unternehmen mit einem Führungsinformationssystem (FIS) arbeiten, das externe Daten in den Entscheidungsprozess mit einfließen lässt, obwohl fast alle Führungskräfte die Notwendigkeit einer Umfeldanalyse befürworteten. Anhand dieser Arbeit soll dieses Phänomen tiefgründiger betrachtet werden und ein möglicher Ansatz für die Integration von externen Informationen in ein FIS geliefert werden.

Zielsetzung der Arbeit:

Diese Arbeit soll eine Anleitung für Unternehmen sein, um an zusätzliche führungsrelevante Informationen zu gelangen, die aus dem internen Berichtswesen nicht zu entnehmen sind. Da es laut Mertens gerade bei der Bearbeitung von externen Informationen noch erheblichen Forschungs- und Entwicklungsbedarf gibt, soll diese Arbeit auch einen Überblick über die aktuellen Möglichkeiten der externen Informationssuche geben. Insbesondere sind damit externe Umfeldinformationen gemeint, die mit Hilfe von Information Retrieval Tools (IR- Tools) sowie aus externen Datenbanken gewonnen werden können. Diese Tools, die das Gebiet der Business Intelligence anschneiden, sollen in dieser Arbeit näher betrachtet werden. Es soll geklärt werden, ob sich diese Hilfsmittel dazu eignen, den Informationsbedarf des Managements an externen Informationen abzudecken. Des Weiteren sollen die Daten, die aus den externen Informationsquellen stammen, in ein FIS einfließen. Für dieses Vorhaben soll geprüft werden, inwieweit diese Tools eine Integration in Form von Schnittstellen und Formaten unterstützen. Die Untersuchung wird somit auf der Basis der Tools geführt und konzentriert sich voll auf die Funktionalität der Werkzeuge. FIS werden in dieser Arbeit nur genannt und nicht einzeln analysiert. Es wird zusätzlich versucht, die klassische Sichtweite der integrierten Informationsverarbeitung mit den Elementen der externen Informationsgewinnung zu erweitern.

Es ist nicht das Ziel, eine Suchmaschine zu erstellen oder die Suchalgorithmen von den IR- Tools zu untersuchen. Da sich diese Arbeit speziell an Wirtschaftsinformatiker und Betriebswirtschaftler richtet, soll durch die Verknüpfung der Tools mit betriebswirtschaftlichen Einsatzgebieten ein Überblick über aktuelle Verfahren der Informationsbeschaffung, speziell aus externen Quellen gegeben werden. Deshalb steht nicht der technische Hintergrund der IR- Tools im Fokus, sondern vielmehr der betriebswirtschaftliche Nutzen, der sich durch die Beschaffung von externen Führungsinformationen ergibt. Zudem ist es auch schwierig, Informationen über verwendete Suchalgorithmen der Anbieter von IR- Systemen zu erhalten, da die Anbieter von kommerziellen Retrievallösungen bedacht sind, ihre Technologien geheim zu halten.

Gang der Untersuchung:

Diese Arbeit beruht auf einem theoretischen Konzept, d.h. sie wurde ohne einen Praxispartner verfasst. Sie ist so aufgebaut, dass der Leser Stück für Stück an das Thema herangeführt wird. Dabei gliedert sich die Arbeit im Wesentlichen in 6 Kapitel. Das sind im Einzelnen:

- Die theoretischen Grundlagen; - Führungsinformationssysteme; - Die externe Informationsgewinnung; - Toolunterstützung; - Prototyp; - Bewertung der Ergebnisse und die Schlussbemerkung.

Innerhalb der theoretischen Grundlagen wird das Basiswissen aufgebaut, das nötig ist, um die Zusammenhänge von FIS und der externen Informationsgewinnung zu verstehen. Zunächst wird der Informationsbegriff gegenüber dem Datenbegriff abgegrenzt und ein zusammenfassender Überblick auf Stichwörter wie Wissen, Information, Daten und Zeichen gegeben. Zusätzlich wird auf die Struktur von Daten, die Datenqualität, Qualitätsaktivitäten zur Verbesserung der Datenqualität sowie auf Informationsquellen eingegangen. In dem Kapitel der theoretischen Grundlagen sollen weiterhin Begriffe wie Information Retrieval definiert und erläutert, sowie die klassische Sichtweise der integrierten Informationsverarbeitung bzw. deren Modell vorgestellt werden. Abschließend wird in diesem Kapitel das Controlling als Basis für FIS betrachtet.

Nach dieser Grundsteinlegung wird auf FIS und deren Zusammenhang zur Business Intelligence sowie auf typische Funktionen und allgemeine Einsatzgebiete eines FIS eingegangen. Anhand von Anforderungen wird der technische Rahmen für ein FIS abgesteckt.

Neben den meist intern ausgerichteten Einsatzgebieten eines FIS wird in dem Kapitel der externen Informationsgewinnung ein konkreter Überblick über relevante Führungsinformationen gegeben, die über externe Quellen abgefragt werden können. Der Zusammenhang der externen Informationsgewinnung zur integrierten Informationsverarbeitung wird durch ein Gesamtkonzept dargestellt. Zusätzlich wird unter Betrachtung der Datenqualität eine theoretische Anleitung gegeben, wie die Extraktion von Informationen aus Onlinedatenbanken und dem Internet sowie die Integration der gewonnenen Daten in ein Zielsystem, erfolgen kann. Es werden weiterhin die Vor- und Nachteile der jeweiligen Informationsquellen thematisiert.

In dem Kapitel Tools werden Werkzeuge vorgestellt, mit denen Informationsquellen wie Onlinedatenbanken und das World Wide Web gezielt durchsucht werden können. Die Betrachtung der Tools soll einerseits einen Überblick über die Methoden der externen Informationsgewinnung aus den genannten Informationsquellen geben. Andererseits soll geprüft werden, inwiefern sich diese Tools eignen, um an Führungsinformationen zu gelangen und diese in ein FIS einfließen zu lassen. Hierfür werden die verwendeten Hilfsmittel hinsichtlich ihrer Funktionalität, ihrer Schnittstellen und den angebotenen Support betrachtet. Zusätzlich werden betriebswirtschaftliche Aspekte durch eine Kostenbetrachtung dargestellt.

Zur Visualisierung des Themas und um die Theorie zu stützen, wird anschließend ein Prototyp beschrieben, mit dem es möglich ist, externe, führungsrelevante Informationen mit Hilfe eines IR- Tools zu extrahieren und in ein webbasiertes FIS zu integrieren.

Am Ende der Arbeit werden die Ergebnisse zusammengefasst und bewertet sowie eine abschließende Bemerkung zu dem Thema abgegeben.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 4.3, Vorarbeiten:

Bevor die Daten aus den externen Datenquellen extrahiert und in das betriebliche Informationssystem integriert werden können, sind verschiedene Vorarbeiten nötig, um das reibungslose Integrieren der Daten zu gewährleisten. Zum einen muss der Informationsbedarf des Nutzers im Vorfeld festgelegt werden. Dabei muss auch die Häufigkeit des Informationsbedarfs berücksichtigt werden und die Frage geklärt werden, ob der Bedarf regelmäßig oder nur einmalig besteht. Des Weiteren sollte im Vorfeld die Frage des finanziellen Aufwands geklärt werden, der für eine Recherche nach der benötigten Information aufgewendet werden soll.

Sind diese ersten Details über die Recherche abgestimmt, ist als nächstes das geeignete Werkzeug für die Datenextraktion bzw. für die Recherche festzulegen. Dabei ist zu überprüfen, inwieweit eine Onlinedatenbank die benötigten Informationen bereitstellt oder ob ein IR- Tool eingesetzt werden muss. Diese Werkzeuge werden im Abschnitt 5 näher betrachtet. Für die Auswahl eines oder mehrerer Werkzeuge zur Unterstützung des Extraktions- und Integrationsprozesses ist eine Softwareevaluierung durchzuführen. Zusätzlich zu diesen Überlegungen darf die vorliegende Datenstruktur und die Datenqualität der einzelnen Anbieter von externen Informationen nicht außer Acht gelassen werden. Es müssen neben den Kernqualitätsmerkmalen wie Fehlerfreiheit, Vollständigkeit, Konsistenz und Aktualität, insbesondere bei der Betrachtung von externen Informationsquellen weitere Qualitäts- Dimensionen, die eine Einschätzung der vorliegenden Datenqualität zulassen, definiert werden. Dazu wird ein Modell verwendet, das die Dimensionen Glaubhaftigkeit, Ansehen und Objektivität vereinheitlicht. In Vorbereitung auf die Recherche muss die Datenquelle hinsichtlich dieser Qualitätsmerkmale eingeschätzt und bewertet werden. Zudem muss vor der Extraktion, die Struktur der Daten betrachtet werden. Die externen Informationsquellen bieten hinsichtlich der Datenstruktur ein breites Spektrum. Dabei kristallisieren sich vor allem unstrukturierte, semistrukturierte und gut strukturierte Daten heraus. Sobald diese Vorarbeiten abgeschlossen sind, kann die Suchanfrage bzw. die Rechercheanfrage mit dem geeigneten Werkzeug und in Abhängigkeit der Retrievalsprache formuliert und ausgeführt werden. Das Ergebnis der Recherche ist der Extrakt, der hinsichtlich der festgelegten Qualitätsmerkmale überprüft werden muss und gegebenenfalls durch die Überarbeitung der Recherchestrategie oder durch Qualitätsaktivitäten an die festgelegten Qualitätsmerkmale angepasst werden muss. Das kann z.B. durch eine Wiederholung der Recherche auf eine andere Datenquelle und einen anschließenden Vergleich der Ergebnisse oder durch mathematisch-statistische Verfahren erfolgen.

Onlinedatenbanken:

Als Onlinedatenbanken oder auch externe Datenbanken werden sämtliche kommerzielle und nicht kommerzielle, öffentlich zugängliche, elektronische Speicher verstanden, aus denen ein Anwender Informationen abrufen kann. Dabei stellen die Onlinedatenbanken eine spezielle Form dar, da sie zu den externen Informationsquellen gehören und die Informationen dem Anwender direkt im Dialog zugänglich gemacht werden. Der Zugriff auf Onlinedatenbanken erfolgt über Hosts. Meistens werden die Begriffe „Host“ und „Datenbankanbieter“ synonym verwendet. „Hosts sind zuständig für die Bereitstellung, die Vermarktung und den Vertrieb von Datenbanken.“ Das bedeutet, dass die Hosts die technischen Schnittstellen zu den Datenbanken für die Anwender zur Verfügung stellen. Damit sind vor allem Benutzerschnittstellen in Form von Web Suchmasken, Windows Oberflächen oder Kommandozeileninterfaces im Zusammenspiel mit einer Retrievalsprache gemeint. Zusätzlich stellen die Datenbankanbieter sog. Hostkataloge, die einen Überblick über das angebotene Datenbankspektrum enthalten sowie Bluesheets mit detaillierten Datenbankbeschreibungen wie z.B. die Datenstruktur bereit.