Führung von Telearbeitern auf Basis des Management-Regelkreises

2.4. Organisation und Durchführung Unter dieser Führungsaufgabe wird das Organisieren verstanden oder das Einwirken auf die Mitarbeiter, um die Aufgabendurchführung sowie die Verwirklichung bestimmter Ziele zu veranlassen.75 Dazu ist der Personaleinsatz im eigenen Zuständigkeitsbereich zu regeln und die ordnungsgemäße, termingerechte Bearbeitung von Geschäftsvorfällen und innerbetrieblichen Aufgaben sicherzustellen. Dabei auftretende Schwierigkeiten oder Risiken sind betroffenen Stellen frühzeitig bekanntzugeben.76 Organisieren ist eine Gestaltungsaufgabe, das Ergebnis daraus ist die Organisation.77 Durch methodische und kreative Gestaltung von Strukturen (Aufbauorganisation) und Prozessen (Ablauforganisation) entsteht Ordnung in Systemen.78 Zusammenfassend kann Organisation als „ganzheitliches Gestalten von Beziehungen zwischen Aufgabe, Menschen, Sachmitteln und Informationen in sozialen Systemen“ definiert werden.79 2.4.1. Organisationsstrukturen Beim Organisationsaufbau ist eine Tendenz zum Abbau von Hierarchien und zur zunehmenden Vernetzung, d.h. Dezentralisierung, zu erkennen, wodurch die Koordination vereinfacht wird und die einzelnen Organisationseinheiten flexibler werden.80 Der Ausgangspunkt der Organisationsgestaltung liegt heute verstärkt bei der Ablauforganisation.81 Unter dem Begriff „Prozeßorganisation“ wird verstanden, daß der Ablauf den Aufbau bestimmt, d.h. der Prozeß bestimmt die Struktur des Unternehmens. Die gesamte Bearbeitung eines Prozesses durch ein Team bewirkt weniger Schnittstellen, verkürzte Durchlaufzeiten und die Reduktion von Informationsverlusten und kommt damit dem Kunden zugute.82 Mit der Prozeßorganisation rückt die Selbststeuerung der Mitarbeiter und der Organisationseinheiten in den Vordergrund.83 [...]

Sinnvollerweise erfolgt gleich im Rahmen der Zielvereinbarung die Festlegung der notwendigen Entscheidungsbefugnisse, die für die Zielerreichung durch den Mitarbeiter benötigt und auf diesen übertragen werden. Dabei ist es möglich, die Befugnisse dauerhaft einem Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen oder diese von der jeweiligen Aufgabe abhängig und damit flexibel zu machen. Unabhängig davon sollte bei der Befugnisübertragung für ein gewisses Maß an Kontinuität gesorgt und Befugnisüberschneidungen vermieden werden, um unnötige Unsicherheit bei dem Telearbeiter, seiner Führungskraft und den anderen Mitgliedern des Teams zu vermeiden.70 Sind die Entscheidungsbefugnisse einmal auf den Mitarbeiter übertragen, sollte die Führungskraft nicht laufend in diese eingreifen und der Mitarbeiter die Entscheidungen nicht auf die Führungskraft zurück delegieren.71 Lediglich in Ausnahmefällen, z.B. wenn der Telearbeiter risikobegrenzende Organisationsanweisungen nicht beachtet, darf die Führungskraft die an den Telearbeiter übertragenen Befugnisse zurücknehmen und selbst ausüben. Erfolgen die Aktivitäten des Mitarbeiters zur Zielerreichung im Rahmen seiner Entscheidungsbefugnisse, ist es wichtig, daß die Führungskraft dem Mitarbeiter Rückendeckung bei auftretenden Schwierigkeiten gibt. Unterbleibt das, wird der Mitarbeiter künftig Entscheidungen nur noch zurückhaltend treffen und damit die Zielerreichung gefährden. Voraussetzung für die Übertragung von Entscheidungsbefugnissen auf den Mitarbeiter ist die Bereitschaft und Fähigkeit des Mitarbeiters, Eigenverantwortung zu übernehmen, sowie eine Vertrauensbasis zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.72 Dies sind ebenfalls grundlegende Voraussetzungen für die Aufnahme von Telearbeit und somit bei Telearbeitern und deren Führungskräften grundsätzlich vorhanden (siehe Kapitel 1.4.). Um dem Mitarbeiter Sicherheit im Umgang mit den ihm übertragenen Entscheidungsbefugnissen zu geben, sollte er über die Grundzüge der Entscheidungsfindung informiert sein. Dazu gehören Kenntnisse über die Phasen, Elemente und Rahmenbedingungen der Entscheidung73, die Problemdefinition sowie die Ermittlung und Auswahl von Entscheidungsalternativen.74 Im Rahmen dieses Leitfadens wird auf diese Themen nicht weiter eingegangen. [...]

Zu den Weiterbildungsmaßnahmen gehören Fachseminare wie auch methodische Seminare. Die Führungskraft hat die Aufgabe, den individuellen Weiterbildungsbedarf bei ihren Mitarbeitern zu ermitteln und zusammen mit der Personalabteilung die geeigneten Seminare und Workshops auszuwählen.65 Je nach den Zielen und Potentialen des Mitarbeiters sowie den Möglichkeiten des Unternehmens kann eine Fach- oder Führungslaufbahn angestrebt werden.66 Bei der Ermittlung des Weiterbildungsbedarfs soll der Telearbeiter in gleicher Weise wie die sonstigen Mitarbeiter berücksichtigt werden. Dadurch wird der Angst des Telearbeiters vor fehlenden Karrieremöglichkeiten entgegengewirkt. Insbesondere für den Telearbeiter könnten folgende Seminare interessant sein: Selbstorganisation und Zeitmanagement, Verhandlungstechniken am Telefon, Umgang mit Kommunikationstechnologien usw..67 2.3. Entscheidung Im Rahmen der Aufgabenerledigung müssen vielfältige Entscheidungen getroffen werden. Dies beginnt mit der Festlegung, welche Aufgaben mit welcher Priorität bis wann erledigt werden, und geht bis zu inhaltlichen Entscheidungen, wie z.B. die Bewilligung von Anträgen oder dem Inhalt von Schriftstücken. Empirische Untersuchungen haben ergeben, daß Mitarbeiter, die selbständig über die Arbeitsmittel und -methoden verfügen können, mehr Interesse an ihrer Arbeit und eine höhere Arbeitszufriedenheit zeigen.68 Darauf aufbauend sollten dem Telearbeiter größtmögliche Entscheidungsbefugnisse in Abhängigkeit von seinen Fähigkeiten und seiner Bereitschaft, die damit verbundene höhere Verantwortung zu tragen, übertragen werden. Die Übertragung von Entscheidungsbefugnissen auf den Mitarbeiter entspricht dem Prinzip der bei Telearbeit zur Anwendung kommenden Führung nach Zielen, wonach der zur Zielerreichung erforderliche Entscheidungsspielraum delegiert wird. Der Mitarbeiter entscheidet über die konkreten Maßnahmen zur Zielerreichung und übernimmt für sein Handeln die Verantwortung.69 Die Führungskraft steht bei Problemen helfend zur Seite. [...]