Wieviel Event braucht ein Event - Schauplatz Hospitality

4.3.1 Motto und Konzeption eines Events Die Konzeption ist die Planungsgrundlage für alle Maßnahmen, die mit dem Event direkt bzw. indirekt in Verbindung stehen. Mit der Konzeption werden Erwartungen auf das kommende Event geweckt, Personen angeregt und überzeugt. Basierend auf der Zusammenarbeit mit dem Kunden und dem detaillierten Briefing, stehen für die Eventagentur drei Fragen zur Beantwortung: Was hat die Agentur? Was will die Agentur? Was kann die Agentur? Dabei geht es speziell um die Ausgangssituation, die Aufgabenstellung, die Ideenumsetzung, um die Zeit und um Kosten. Für die Beantwortung dieser Fragen sind unbedingt Recherchen erforderlich, denn ohne sie und ohne Angebotsvergleiche ist eine sinnvolle und seriöse Kostenund Budgetplanung kaum möglich. Der Budget- und Kostenrahmen sollte nicht zu knapp kalkuliert werden, um nicht während der Vorbereitung oder während der Veranstaltung Handlungsspielraum zu verlieren. [...]

Die ersten strategischen Überlegungen für die Durchführung einer Veranstaltung sollten sich nicht nach der Budgethöhe richten. Ob ein Event für 100.000,- Euro oder 10.000,- Euro durchzuführen ist, spielt keine Rolle. Wichtig sind die Vorarbeiten, um Synergieeffekte zu erreichen und die Reibungsverluste zu minimieren. Die Organisation von Events übersteigt sehr schnell die Arbeitskapazität von drei oder vier Mitarbeitern. Die rechtzeitige Planung der personellen Besetzung sowie der schrittweise Aufbau eines arbeitsteilig strukturierten Organisationsstabes besitzen in der Vorbereitungsphase eines Events eine große Bedeutung. Bevor die Arbeiten beginnen können, erhält die Agentur ein detailliertes Briefing. Das Briefing enthält alle Informationen, die eine Agentur für die Umsetzung eines Events benötigt. Eine gute Agentur wird so lange nachfragen, bis sie über alle entscheidenden Informationen verfügt und bis eventuelle Unstimmigkeiten im Briefing ausgeräumt sind. Mit Hilfe des Briefings wird die Basisarbeit geleistet. Dabei geht es um die detaillierte Definition der gewünschten Zielgruppe, um die jeweiligen Definitionen der Zielsetzungen, um die Eingrenzung und Festlegung des Termins, um die Auflistung schon vorhandener Informationen und Ideen sowie schließlich um die Eingrenzung des Budgets. Vor der Konzeption muss es eine Richtlinie für das spätere Budget geben, denn die Qualität einer Konzeption hängt nicht nur von den Ideen, sondern auch von deren Realisierbarkeit ab. Bevor mit der Ausarbeitung der Konzeption begonnen wird, müssen die genannten fünf Punkte (Ziele und Zielgruppen, Termin, Informationen, Idee und Budget) erfolgreich abgearbeitet worden sein. In Bezug auf die Planung und Durchführung einer Veranstaltung verfügt eine Eventagentur über mehr Kompetenzen und Erfahrungen als das Unternehmen. Die Agentur muss das Unternehmen in jeglicher Hinsicht beraten und betreuen können. Dabei vermittelt sie dem Unternehmen das Gefühl von Sicherheit, Flexibilität und Professionalität. [...]

4.2.2 Eventmanager in der Rolle des Projektleiters Wie schon im vorhergehenden Kapitel erläutert, hat der Eventmanager viele Aufgaben gleichzeitig zu lösen. Er muss als Leiter eines Events mehrere Funktionen, wie zum Beispiel die des Fachmannes, Moderators, Managers, Teamers, Konfliktlösers, Koordinators, Beraters, Strategen und Diplomaten übernehmen. Einige von den genannten Funktionen werden nunmehr etwas näher beleuchtet. Der Projektleiter kann nicht überall Fachmann sein, der das letzte Wort hat. In vielen Fällen muss er sich auf sein Team und die Entscheidungen der Teammitglieder verlassen können. Bei der Wahl des Projektleiters ist nicht nur die fachliche Kompetenz, sondern auch die Methodenkompetenz zu berücksichtigen. Methodenkompetenz schließt auch die Funktion eines Moderators ein. Er muss darauf achten, dass der Zeitrahmen und die Zielsetzung genau festgelegt und im Auge behalten werden. Gleichzeitig gehört es zu seinen Aufgaben, die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu überwachen und Meinungsverschiedenheiten zu schlichten. Dadurch sollen Konflikte vermieden und eine positive Arbeitsatmosphäre geschaffen werden. Als Stratege und Diplomat richtet der Projektleiter sein Augenmerk immer auf die Interessen und das Gesamtziel des Projektes, d.h. er muss das Projekt gegenüber dem Auftraggeber nach innen und nach außen vertreten. Während der Projektarbeit sind die Teammitglieder immer mit den Zielen zu konfrontieren, und der Projektleiter muss einen Abgleich mit den Vorgaben durchführen, um rechtzeitig mögliche Synergien ausnutzen und Doppelarbeiten vermeiden zu können. Ein Team entwickelt sich erst im Laufe der Zeit. Dabei durchläuft es zunächst die Schnupper-, dann die „Nahkampf-“ und schließlich die Performancephase. Hat das Team die letzte Phase erreicht, kann gesagt werden, dass 1 + 1 > 2 ist. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und eine gelungene Kommunikation ist wichtig, das eigene Kommunikationsverhalten zu erkennen, zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern. Wenn sich jedes Teammitglied von einer solchen Strategie leiten lässt, dann [...]