Entwicklung eines Kennzahlensystems für die Immobilienwirtschaft der Landeshauptstadt Kiel unter Berücksichtigung ihrer strategischen Ziele

MA-Thesis / Master von Matias Kraus

Einleitung:

Vor nicht einmal 200 Jahren wurde in Preußen durch die Stein-Hardenbergschen Reformen die kommunale (Selbst-)Verwaltung eingeführt. Die damaligen Reformen bilden noch heute die Grundlage der Verwaltungstätigkeit in Deutschland. Zu Beginn des 21. Jahrhunderts steht diese wieder vor organisatorischen und strukturellen Herausforderungen. Das ist im Wesentlichen bedingt durch die momentanen finanzpolitischen Reformen sowie den wachsenden Dienstleistungsanspruch verbunden mit einer entsprechenden Produktpalette des Bürgers an die öffentliche Verwaltung. Gesellschaftliche Phänomene wie die fortschreitende Technisierung sowie die Globalisierung von Informationen und Wissen werden in diesem Zusammenhang durch die öffentliche Verwaltung sowohl als Herausforderung erkannt als auch als Chance genutzt.

Für die – insbesondere kommunale – Verwaltungstätigkeit besteht die Notwendigkeit, auf die Entwicklungen zu reagieren, die sich aus dem oben angeführten sowie dem parallel gegebenen politischen Finanzreformprozess resultieren. Einerseits steigen die Ansprüche an den Dienstleistungscharakter öffentlicher Leistungen. Die zunehmende Technisierung und Globalisierung lassen dabei die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben im Korsett traditioneller Verwaltung als nicht mehr akzeptabel erscheinen. Andererseits erfordert es die derzeit eng bemessene öffentliche Haushaltslage, sich effektiver und effizienter eben diesen oben genannten Rahmenbedingungen im momentanen Reform- und Modernisierungsprozess zu stellen. Die öffentlichen Verwaltungsdienstleistungen sollen sich also in ihrer Qualität verbessern, während diese zugleich mit geringeren Mitteln angeboten werden müssen.

Dadurch ergab sich für die Landeshauptstadt Kiel als Träger öffentlicher Aufgaben die Verpflichtung, sich als Unternehmen zu hinterfragen und auf die aktuellen Geschehnisse zu reagieren. Im Rahmen dieser Verwaltungsreform wurden im Jahre 2005 strategische Ziele für die Stadtverwaltung entwickelt, welche ab diesem Zeitpunkt den Handlungsrahmen aller Aktivitäten in Rahmen der Verwaltungsreform bildeten.

Ein weiteres Ergebnis der Verwaltungsreform war 2004, also noch vor der Entwicklung der strategischen Ziele, die Umorganisation aller Tätigkeiten in Bezug auf den Immobilienbereich zu einer Organisationseinheit. Dies war die Geburtsstunde der Immobilienwirtschaft.

Seither wurde auch bei der Immobilienwirtschaft versucht, Elemente der Verwaltungsreform in die tägliche Arbeit zu integrieren. Ein wesentlicher Aspekt dabei war, ausgehend von den in 2005 entwickelten strategischen Zielen auf gesamtstädtischer Ebene, eigene Ziele zu formulieren. Um diese Ziele dann auch operationalisieren zu können, sollte ein Kennzahlensystem entwickelt werden, dass ausgehend von den eigenen Zielen auch die Ziele der Landeshauptstadt Kiel berücksichtigt.

Zielsetzung der Arbeit:

Ziel dieser Arbeit ist es daher, den Entwicklungsprozess und den Entwicklungsstand zum Stichtag 31.12.2008 des Kennzahlensystems darzustellen. Insbesondere sollen betriebswirtschaftliche Anforderungen und zu berücksichtigende Rahmenbedingungen an ein Kennzahlensystem für die Immobilienwirtschaft aufgezeigt, organisationsspezifische Anforderungen abgeleitet und das erarbeitete Konzept für ein Kennzahlensystem dargestellt und anhand der abgeleiteten Anforderungen evaluiert werden.

Auf die Darstellung der Unterschiede zwischen Privatwirtschaft und der öffentlichen Verwaltung wird verzichtet. Zudem werden die aufgestellten Ziele der Landeshauptstadt Kiel als gesetzter Handlungsrahmen gesehen und nicht hinterfragt.

Gang der Untersuchung:

Ausgehend von den Forschungsfragen werden daher zunächst die theoretischen Grundlagen, die für die Entwicklung eines Kennzahlensystems notwendig sind, erarbeitet. Anschließend werden auf Basis dieses Grundwissens die vorhandenen Rahmenbedingungen tangiert und weiter in die organisationsspezifischen Anforderungen abgeleitet, welche für die Entwicklung eines Kennzahlensystem der Immobilienwirtschaft zu berücksichtigen sind. Auf Grundlage dieses Kenntnisstandes werden dann die vorliegenden Arbeitsergebnisse bezüglich der Entwicklung des Kennzahlensystems dargestellt und ausgehend von den abgeleiteten Anforderungen evaluiert.

Abschließend werden die aufgestellten Forschungsfragen zusammenfassend beantwortet, offene Punkte festgehalten und ausgehend davon mögliche Themenfelder für weitere Forschungsfragen im Rahmen der Entwicklung eines Kennzahlensystems aufgezeigt.

Inhaltsverzeichnis:

1.	Einleitung	1
1.1	Zielsetzung der Arbeit	3
1.2	Vorgehensweise	3
2.	Theoretische Grundlagen	4
2.1	Das New Public Management	4
2.1.1	Interdisziplinarität des New Public Management	5
2.1.2	Ziele des New Public Management	6
2.2	Das Neue Steuerungsmodell (NSM)	8
2.2.1	Die Kernelemente des Neuen Steuerungsmodells	8
2.2.2	Die Konzeption des Neuen Steuerungsmodells	9
2.3	Definition Kennzahlen und Kennzahlensysteme	10
2.3.1	Definition Kennzahlen	10
2.3.1.1	Arten von Kennzahlen	12
2.3.1.2	Funktionen von Kennzahlen	14
2.3.2	Definition Kennzahlensysteme	15
2.3.2.1	Rechensysteme	16
2.3.2.2	Ordnungssysteme	18
2.3.2.3	Weiterführende Unterscheidungen	21
2.4	Die Terminologie ‘Kennzahlensystem’ im Kontext zu anderen Begriffen	22
2.4.1	Performance Measures bzw. Performance Measurement System	22
2.4.2	Leistungsrechnung	23
2.4.3	Berichtswesen	24
2.4.4	Management-Informationssysteme	25
2.5	Anforderungen an Kennzahlensysteme	26
2.5.1	Bestimmungsfaktoren des Informationsbedarfs als Basis	27
2.5.1.1	Führungssystem	29
2.5.1.2	Verhaltenseigenschaften der Empfänger	29
2.5.1.3	Externe Bedingungen	30
2.5.2	Formelle Anforderungen	31
2.5.3	Inhaltliche Anforderungen	32
3.	Rahmenbedingungen für das Kennzahlensystem der Immobilienwirtschaft	34
3.1	Entstehung und Aufbau der Immobilienwirtschaft	35
3.2	Die strategischen Ziele der Landeshauptstadt Kiel	39
3.3	Einführung der doppelten Buchführung	41
3.3.1	Aufstellung eines Produktplanes	44
3.3.2	Bildung von Zielen und Kennzahlen	46
4.	Ist-Analyse und Ableitung von organisationsspezifischen Anforderungen an ein Kennzahlensystem	47
4.1	Zielfindungsprozess der Immobilienwirtschaft	48
4.2	Die Ziele der Immobilienwirtschaft im Kontext der Einführung der doppelten Buchführung bei der Landeshauptstadt Kiel	50
4.3	Integration der Ziele und des Kennzahlensystems in das Zielsystem der Landeshauptstadt Kiel	53
4.4	Anforderungen an ein Kennzahlensystem für die Immobilienwirtschaft	54
4.4.1	Bestimmungsfaktoren des Informationsbedarfs als Basis	54
4.4.1.1	Ziele der Immobilienwirtschaft	54
4.4.1.2	Führungssystem	55
4.4.1.3	Verhaltenseigenschaft der Empfänger	55
4.4.1.4	Externe Bedingungen	57
4.4.2	Formelle Anforderungen	58
4.4.3	Inhaltliche Anforderungen	58
5.	Entwicklung eines Kennzahlensystem für die Immobilienwirtschaft	60
5.1	Entwicklungsphase I - Grundüberlegungen auf Basis der strategischen Ziele	61
5.2	Entwicklungsphase II - Implementierung der doppelten Buchführung in das Kennzahlensystem	64
5.3	Das entwickelte Kennzahlensystem der Immobilienwirtschaft	66
5.3.1	Aufbau des Kennzahlensystems - dargestellt als Kennzahlenbericht	66
5.3.2	Übersicht und Organisation der Kennzahlen	70
5.3.3	Kennzahlenbericht Teil I - ‘Allgemeines’	75
5.3.3.1	Verwendungsnachweis des Programms Kosten-Leistungs-Management (KLM)	76
5.3.3.2	Bestandserfassung des materiellen Vermögens	77
5.3.2.3	Personal allgemein - Stellenverteilung	78
5.3.2.4	Abwicklung Baumaßnahmen	80
5.3.2.5	Interne Ziele - bisher nicht berücksichtigt	82
5.3.4	Kennzahlenbericht Teil II- ‘Produktbericht’	84
5.3.4.1	Produkt Immobilienentwicklung	86
5.3.4.2	Produkt Immobilienmanagement	88
5.3.4.3	Produkt Reinigungsmanagement	90
5.3.4.4	Produkt Zentrales Dienstleistungsmanagement	92
5.3.4.5	Produkt Baumanagement	94
5.3.4.6	Produkt Energiemanagement	99
5.3.5	Evaluation des Kennzahlensystems der Immobilienwirtschaft	102
6.	Fazit	106

Textprobe:

Kapitel 4.4, Anforderungen an ein Kennzahlensystem für die Immobilienwirtschaft:

Ausgehend von den unter Kapitel 2.5 vorgestellten Anforderungen an ein Kennzahlensystem, den unter Kapitel 3 formulierten Rahmenbedingungen und der unter Kapitel 4.1 und 4.2 aufgezeigten Zielproblematik, gilt es, einen Anforderungskatalog an das Kennzahlensystem zu erstellen, der alle bis dato bekannten individuellen Gegebenheiten der Immobilienwirtschaft beinhaltet. Ziel wird es sein, dass entwickelte Kennzahlensystem anhand dieses Kataloges zu evaluieren.

Basis für diesen Katalog sind die unter Kapitel 2.5 vorgestellten Anforderungen.

Bestimmungsfaktoren des Informationsbedarfs als Basis:

Bezogen auf den Informationsbedarf wurden unter Kapitel 2.5.1 ausgehen von den Zielvorstellungen der Unternehmung drei Bestimmungsfaktoren definiert. Im Folgenden werden die spezifischen Anforderungen an die Zielvorstellungen und den Bestimmungsfaktoren für die Immobilienwirtschaft abgeleitet.

Ziele der Immobilienwirtschaft:

Wie bereits ausführlich unter Kapitel 4.2 beschrieben, sind die Ziele der Immobilienwirtschaft in zwei Bereiche aufgeteilt.

Die Immobilienwirtschaft ist bei der Definition der externen Doppikziele im Rahmen der Haushaltsplanung auf die Zustimmung des Amtes für Finanzwirtschaft angewiesen. Bei der Formulierung der internen Ziele ist sie jedoch frei. Entscheidend ist, alle Ziele als einheitliche Zielvorstellung aus Sicht der Immobilienwirtschaft in das Kennzahlensystem zu integrieren.

Des Weiteren verfügt die Immobilienwirtschaft aufgrund einer technischen und einer kaufmännische Amtsleitung über eine Doppelspitze. Hier gilt ebenfalls, einen einheitlichen Konsens bezüglich der Zielvorstellungen für die Immobilenwirtschaft zu erhalten.

Führungssystem:

Wie unter 2.5.1.1 beschrieben, wird das Führungssystem durch die Zielvorstellungen der Unternehmung festgelegt. Bei der Immobilienwirtschaft ist daraus das unter Kapitel 3.1 vorgestellte Organigramm gewachsen, dass Grundlage ihres Organisationsplanes ist. Durch die Einführung der Doppik erwuchs nicht nur die Vorgabe der Formulierung der externen Doppikziele, sondern auch die bereits beschriebene Aufstellung eines Produktplanes. Dieser Produktplan muss somit an die Stelle des bisherigen Organigramms treten, so dass daraus die Anforderung erwächst, diesen als Grundlage für die Operationalisierung der Ziele auf untere Ebenen zu verwenden.

Verhaltenseigenschaft der Empfänger:

Für die Immobilienwirtschaft sind drei Personengruppen auf Empfängerseite des Kennzahlensystems zu unterscheiden.

Die Mitarbeiter der Immobilienwirtschaft, die Führungskräfte (Abteilungsleiter, Amtsleitung) der Immobilienwirtschaft und die Ratsversammlung als Entscheidungsträger der städtischen Politik.

Mitarbeiter:

Die Immobilienwirtschaft verfügt über 120 Verwaltungsmitarbeiter, welche die erste und größte Empfängergruppe darstellen. Aufgrund ihrer täglichen Aufgabenerfüllung nehmen sie unmittelbaren Einfluss auf die im Kennzahlensystem verankerten Kennzahlen. Da die Kennzahlen die kleinste Einheit des Kennzahlensystems darstellen, bilden sie somit die Ebene der Mitarbeiter ab. Daher ist es notwendig, die Mitarbeiter als Empfängergruppe aufzunehmen.

Entscheidend ist, dass sich die Mitarbeiter in diesen Kennzahlen wiederfinden bzw. die Formulierungen in verständlicher Art und Weise wiedergegeben werden. Da es für die meisten Verwaltungsmitarbeiter der Immobilienwirtschaft die erste Berührung mit dieser Thematik ist, kommt dieser Anforderung eine große Bedeutung zu.

Führungskräfte:

Insgesamt sechs Abteilungsleiter, die technische und die kaufmännische Amtsleitung stellen die Führungskräfte der Immobilienwirtschaft dar. Analog zu den Mitarbeitern ist auch hier zu berücksichtigen, dass dies größtenteils die erste Berührung mit dieser Thematik ist.

Der Unterschied zu den Mitarbeitern besteht lediglich darin, dass zumindest die Abteilungsleitungen die Verantwortung für die Kennzahlen aus ihrem Bereich tragen und durch die Einführung der Doppik die Verantwortlichkeit für einzelne Produkte auf Abteilungsleiterebene und die Verantwortung der Unterproduktgruppe auf Ebene der technischen und der kaufmännischen Amtsleitung hinzu kommt. Dadurch entstehen unterschiedliche Interessen, die jeweils in angemessener Art und Weise dargestellt werden müssen.

Ratsversammlung:

Die dritte Empfängergruppe ist die Ratsversammlung. Durch die Doppikeinführung sind sie Empfänger der externen Doppikziele geworden.

Auch hier ist auf die Tatsache, dass dies bis dato ein unbekanntes Themenfeld ist, einzugehen. Zusätzlich ist der lediglich auf die externen Doppikziele eingeschränkte Informationsbedarf zu beachten.

Spezifische Anforderung an das Kennzahlensystem ist es also, die drei Empfängergruppen bei der Art und Weise der Darstellung zu berücksichtigen und auf die jeweilige Individualität einzugehen.

Externe Bedingungen:

Die unter Kapitel 4.4.1.2 beschriebene Verwendung des Produktplanes als zugrunde liegender Organisationsplan hat auch die Folge, dass die dem Produktplan zugrunde liegende GemHVO-Doppik als externe Bedingung für das Kennzahlensystem anzusehen ist.

Die Landeshauptstadt Kiel und somit auch die Immobilienwirtschaft ist Träger öffentlicher Verwaltung. Die gesetzlichen Grundlagen, die das öffentliche Handeln der Träger bestimmen, können indirekt als externe Bedingungen angesehen werden. Aber auch die Bürger und deren Interessen, die seitens der Landeshauptstadt Kiel zu berücksichtigen sind, stellen externe Bedingungen dar.