Entwicklung von Gruppenarbeit bei Büro- und Verwaltungstätigkeiten

Studienarbeit von Ralph Peters

Problemstellung:

Die Einführung von Gruppenarbeit in bisher tayloristisch geprägten Produktions- und Fertigungsbereichen hat in den letzten Jahren die ökonomische Überlegenheit dieses mitarbeiterbezogenen alternativen Arbeitsorganisationskonzepts deutlich gemacht. Die motivationalen und psychologischen Stärken von Gruppenarbeit als Personalkonzept werden zur Zeit intensiv in der Literatur diskutiert. Einige Autoren versuchen dabei den auf den Produktionsbereich fokussierten Blickwinkel auf andere Bereiche der Unternehmen und andere Branchen zu erweitern und bereits gewonnene Erfahrungen und Erkenntnisse auf den Büro- und Verwaltungsbereich bzw. den Dienstleistungssektor zu übertragen. Meistens wird allerdings nur ein Teilaspekt der Umsetzungsproblematik von Gruppenarbeit in diesen typischen Angestelltenbereichen betrachtet, eine zusammenhängende oder vollständige Darstellung fehlt.

Ziel dieser Studienarbeit soll deshalb sein, diese Thematik unter arbeitswissenschaftlichen Gesichtspunkten zu analysieren um Wissenschaft und Praxis einen möglichst umfassenden Einblick in die mit der Einführung von Gruppenarbeit im Angestelltenbereich verbundenen Probleme und Schwierigkeiten zu geben und Lösungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Nach einem einleitenden Vorwort werden in Kapitel 2 die historischen Grundlagen für die weitere Beschäftigung mit dem Thema erarbeitet. Zunächst zeigt der Verfasser den allgemeinen Wandel der Arbeitsorganisationskonzepte von arbeitsteiligen zu teamorientierten Prinzipien auf, um eine detailliertere Betrachtung von typischen Bürobereichen anzuschließen. Den Schwerpunkt dieses Kapitels bildet die Untersuchung der historischen Entwicklung der Angestellten, die einen bis heute spürbaren und wirksamen Mentalitätsunterschied zwischen Arbeitern und Angestellten bewirkte und trotz Angleichung der formalen Differenzen wie Sozialversicherung und Kündigungsschutz bei der Gestaltung von Gruppenarbeit im Angestelltenbereich berücksichtigt werden muß.

Deshalb werden sich die Ergebnisse dieses Kapitels wie ein roter Faden durch die Arbeit ziehen und alle folgenden Überlegungen hinsichtlich einer Veränderung der Arbeitsorganisation beeinflussen. Das dritte Kapitel beschäftigt sich mit den arbeitswissenschaftlichen Grundlagen von Angestelltentätigkeiten. Zur Umsetzung von Gruppenkonzepten im Büro- und Verwaltungsbereich muß eindeutig definiert sein, welche Tätigkeiten neu organisiert werden sollen. Im allgemeinen Sprachgebrauch hat sich eine Unterteilung in die Begriffe Kopf- und Handarbeit für viele Angestellten- und Arbeitertätigkeiten eingebürgert. Hier soll definitorisch korrekt zwischen geistiger und körperlicher Arbeit unterschieden werden, wobei die inhaltliche Bestimmung der ersteren, für diese Studienarbeit interessierenden Tätigkeit, schwierig ist. Am umfassendsten läßt sich feststellen, daß geistige Arbeit nicht durch eine bestimmte Tätigkeit, sondern durch ihr Produkt, nämlich der Planung für andere, gekennzeichnet ist. Charakteristisch für die geistigen Tätigkeiten von Angestellten ist ihre Verbundenheit mit dem Büro als Ort der Verrichtung. Aus diesem Grund wird in diesem Kapitel die Büroarbeit ausführlich behandelt. Bei Büro- und Verwaltungstätigkeiten wird kein unmittelbarer Arbeitsfortschritt am Produkt erzielt, sondern die verschiedenen betrieblichen Aktivitäten werden koordiniert, wobei das entscheidende Merkmai den Umgang mit Informationen darstellt. Das Kapitel schließt mit einer Betrachtung möglicher Ansätze für eine effizientere und effektivere Gestaltung von Büroarbeit und leitet damit direkt zum Hauptthema der vorliegenden Studienarbeit über, der Umsetzung von Gruppenarbeit im Büro- und Verwaltungsbereich.

Am Anfang des vierten Kapitels steht eine detaillierte Beschäftigung mit dem Organisationskonzept Gruppenarbeit unter dem Gesichtspunkt der Umsetzung im Angestelltenbereich. Nach einer Definition des Begriffes werden die verschiedenen Formen von Gruppenarbeit, die im Büro- und Verwaltungsbereich sinnvoll realisierbar sind, erläutert, worauf sich eine Betrachtung der Strukturen und Prozesse anschließt, die mit Gruppenarbeit verknüpft sind. Nach dieser theoretischen Vorbereitung zeigt der Verfasser, daß das Gruppenarbeitsprinzip auf Angestelltentätigkeiten in Büro- und Verwaltung von Industrie, Dienstleistungsbranche und öffentliche Verwaltung übertragen werden kann. Hier zeigt sich, daß nicht nur die in den Kapiteln 2 und 3 erarbeiteten Erkenntnisse bezüglich der angestelltenspezifischen Mentalität und der Büroarbeit beachtet werden müssen, sondern auch weitere Elemente bei der Implementierung von Gruppenarbeit wichtig sind, die im folgenden vom Verfasser explizit ausgeführt werden. Durch den weitreichenden Fortschritt der Mikroelektronik ist es beispielsweise möglich, Gruppenarbeit im Angestelltenbereich durch moderne Informations- und Kommunikationstechnologie wie Workgroup- oder Workflow-Systeme zu unterstützen und damit teilautonome Arbeitsgruppen in der Anfragen- und Auftragsabwicklung von Industrieverwaltungen oder Allround-Sachbearbeitung im Banken- oder Versicherungssektor zu verwirklichen. Außerdem ist für Gruppenarbeit im Angestelltenbereich die Planung des Bürolayouts von entscheidender Bedeutung. Gerade weil Kommunikation bei Büroarbeit eine elementare Rolle spielt, muß die Kommunikationsstruktur durch Wahl der Raumart und Sitzposition die zu erledigenden Bürotätigkeiten einer Gruppe optimal widerspiegeln. Beim Thema Entlohnung, welches die theoretischen Betrachtungen abschließt, will der Verfasser deutlich machen, daß grundsätzlich über neue Entlohnungsformen im Angestelltenbereich nachgedacht werden muß. Einerseits ist der bisherige Zeitlohn in Form des Gehalts kein Mittel, um Motivation und Leistungsanreiz zu steigern, andererseits müssen aufgrund von Gruppen, die Arbeiter und Angestellte umfassen, veränderte Entgeltsysteme entwickelt werden, die ein monetär gleichberechtigtes Miteinander in der Gruppe ermöglichen.

Der Verfasser schlägt an dieser Stelle ein Entlohnungskonzept vor, daß neben einem Grundlohn als Zeitlohn, Gruppenprämien und individuelle Leistungszulagen oder Unternehmensbeteiligungen der Gruppen vorsieht. Am Ende des vierten Kapitels als Kern dieser Studienarbeit zeigen einige Praxisbeispiele, wie die erarbeitete Theorie in die Praxis umgesetzt wurde und wird. Wegen der Aktualität des Themas lagen dem Verfasser erst wenige Erfahrungsberichte über abgeschlossene Projekte zur Einführung von Gruppenarbeit in Büro und Verwaltung vor. Diese werden hinsichtlich ihrer Fehler und Erfolge analysiert, wobei sich herauskristallisiert, daß der Schlüssel für Erfolg oder Mißerfolg in der umfassenden Beteiligung und Information aller Betroffenen liegt. Das fünfte und letzte Kapitel bringt eine Zusammenfassung der gewonnenen Ergebnisse, die nach Meinung des Verfassers die Einführung von kollektiven Arbeitsorganisationskonzepten in Büro und Verwaltung bedingen. Anschließend wird gezeigt, wie diese Prinzipien in umfassende Unternehmensstrategien eingebracht werden können, um durch Lean Management und Shop Floor Management das Lean Office zu erreichen. Für weiterführende Informationen verweist der Verfasser den interessierten Leser auf das umfangreiche Literaturverzeichnis am Ende der Studienarbeit.

Inhaltsverzeichnis: