Einsatz von Informationssystemen in der Kommunalverwaltung

Ein ebenso großes Problem der kommunalen Steuerung stellt aus Sicht des Verfassers dieser Arbeit die Tatsache dar, dass in den meisten Kommunen kaum Arbeitszeitvorgaben (Abb. 70) und in den seltensten Fällen Soll-/Ist-Vergleiche über die tatsächlich benötigte Arbeitszeit durchgeführt werden (Abb. 77). Dieses bedeutet, dass keine strukturierte Verbesserung der Arbeitsabläufe möglich ist, da die Gründe für die oftmals schlechte Effizienz des Bauhofes aufgrund der fehlenden aktuellen Informationen gar nicht erkannt werden können. Diese Tatsache wurde recht eindrucksvoll in den Antworten zu der Frage deutlich, ob die dem Bauhof übertragenen Tätigkeiten zusammenhängend erledigt werden können. Dass 61 Prozent der Befragten angaben, die Arbeiten nur teilweise zusammenhängend erledigen zu können (Abb. 80) und als Grund hierfür kurzfristige Sonderanforderungen der Fachämter oder unvorgesehene und unaufschiebbare andere Bauhofeinsätze nannten (Abb. 81), ist ein sicheres Indiz für eine unzureichende Ablaufsteuerung. Spielt die Kalkulation der Auftragskosten mit 21 Prozent (Abb. 85) und die Nachkalkulation der erbrachten Leistungen mit 18 Prozent (Abb. 86) im Bauhofgeschehen keine wesentliche Rolle und stellt der Begriff „Arbeitszeitvorgabe“ fast ein Fremdwort für die Bauhofmitarbeiter dar (Abb. 70), wobei das Arbeiten mit Kennzahlen wiederum eher die Ausnahme als die Regel ist (Abb. 71), so muss eine Betrachtung der Arbeitsabläufe unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten versagen. [...]

Steuerung bedeutet die zielgerichtete Einflussnahme auf das betriebliche Aufgabengeschehen. Allerdings findet eine zielgerichtete Steuerung der Prozessabläufe in den kommunalen Bauhöfen nur in einem begrenzten Umfang statt, so das Ergebnis der Umfrage. Dies wird zunächst dadurch deutlich, dass es fachliche Weisungsbefugnisse durch angrenzende Organisationseinheiten wie zum Beispiel den Bürgermeister oder andere Ämter an den Bauhof gibt (Abb. 61), obwohl der Bauhof organisatorisch und disziplinarisch überwiegend dem Bauamt unterstellt ist (Abb. 60). Auch wenn der Bauhofleiter bei den allermeisten Kommunen über die Arbeitsreihenfolge entscheidet und das Bauhofpersonal hierfür einteilt (Abb. 59 und Abb. 67), kann hier von einer „ProzessSteuerung“ im eigentlichen Sinn nicht gesprochen werden. Daran können auch die regelmäßig stattfindenden Einsatzbesprechungen nichts ändern (Abb. 64). Steuerung im Bauhof bedeutet vielmehr, dass Rahmenbedingungen für eine zielgerechte Auftragserfüllung vorliegen müssen, etwa ein Aufgabenkataster und ein Jahresarbeitsplan, auf dessen Grundlage die anfallenden Arbeiten strukturiert geplant und erledigt werden können. Dieses ist aber in den kommunalen Bauhöfen überwiegend nicht der Fall (Abb. 50 und Abb. 48). 28 [...]

beziehungsweise Organisationseinheiten/-trägern in der eEPK verbinden, eine eindeutige Semantik. So bedeutet die Kante zwischen einem Daten- und einem Funktionsobjekt zum Beispiel „ist Eingabe für“. Es wird recht schnell deutlich, an welcher Stelle welche Organisationseinheit mit welchen Hilfsmitteln die Steuerung des Prozessgeschehens wahrnimmt. Auf diese Weise können Schnittstellen und Medienbrüche im Prozess leicht erkannt und mögliche Fehlentwicklungen rasch ausgemerzt werden. Die eEPK wird für die fünf Sub-Prozesse des Kernprozesses „Winterdienst durchführen“ beispielhaft modelliert. Hierbei wird der Zusammenhang zwischen den Funktionen, ihren zugehörigen Organisationseinheiten und ihren Informationsobjekten besonders deutlich. Aus Platzgründen sind die graphischen Darstellungen der Sub-Prozesse in den Abbildungen 31-35 der Anlage 2 Erweiterte ereignisgesteuerte Prozessketten des kommunalen Prozesses „Winterdienst durchführen“ aufgeführt. [...]