Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) in einem KMU Betrieb

Diplomarbeit von Thomas Bieler

Problemstellung:

Unternehmenszusammenbrüche, wie der Fall Enron oder auch Swissair, aber auch das nicht angebrachte Verhalten mancher Manager, haben aufgezeigt, in was für unvorhergesehene finanzielle Schwierigkeiten ein Unternehmen geraten kann, wenn nicht entsprechende interne Kontrollen bestehen, die dazu beitragen, den Vermögensschutz sicherzustellen.

Auch sind die Unternehmen heute auf dem Markt vermehrt einer starken Konkurrenz ausgesetzt und müssen dafür besorgt sein, dass in ihrem Betrieb wirtschaftliche und wirksame Geschäftsprozesse bestehen, weil das schlussendlich auch zur besseren Qualität der Produkte aber auch zu kostengünstigeren Betriebsabläufen führen kann, was gegenüber der Konkurrenz ein nicht zu unterschätzender Vorteil darstellen kann.

Ein wirksam eingeführtes Internes Kontrollsystem kann für die Unternehmen eine große Unterstützung bieten, dass die geschilderten Probleme nicht auftreten und kann somit auch ein großer Schutz für die Gläubiger und Aktionäre bieten.

Es ist deshalb ratsam, dass sich die Unternehmen darum bemühen, bei ihnen ein Internes Kontrollsystem einzuführen, insbesondere auch, weil der Gesetzgeber das in Zukunft vermehrt verlangt.

Die soeben beschriebenen Ausführungen waren für die Tommaso AG, in der in dieser Arbeit Analysen bezüglich internen Kontrollen durchgeführt wurden, wichtige Gründe, weshalb ein Internes Kontrollsystem eingeführt werden sollte.

Ziel dieser Arbeit ist es, für die Tommaso AG ein Internes Kontrollsystem einzuführen, dass garantieren kann, dass im Unternehmen wirtschaftliche und wirksame Geschäftsprozesse bestehen, die nachhaltig umgesetzt werden. Diese Geschäftsprozesse sollen auch bezüglich dem Vermögensschutz Sicherheit bieten.

Für den Projektleiter ist es dabei wichtig, dass er bei der Einführung des Projektes die Risikozonen bezüglich IKS in den Geschäftsprozessen klar erkennt und auf diese Weise die Schwachstellen, die zu dolosen Handlungen führen können, ermitteln kann. Gleichzeitig soll der Projektleiter bei dieser Tätigkeit auch die unwirtschaftlichen Betriebsabläufe, bei denen z.B. Doppelspurigkeiten bestehen, verbessern.

Es geht in dieser Arbeit nicht darum, die Vorgesetzten dazu zu bewegen, ihre Mitarbeiter noch stärker zu beaufsichtigen, sondern vielmehr darum, sie dazu zu bewegen, durch ihre Verhaltensweisen, ihre Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren, dass ein IKS für die Firma ein großer Nutzen stiften kann, nicht nur in Form von internen Kontrollmechanismen, die den Vermögensschutz sicherstellen, sondern auch in Form von effizienten und wirksamen Abläufen, die dem Unternehmen einen wirtschaftlichen Nutzen bringen können.

Gang der Untersuchung:

Bei der Einführung eines internen Kontrollsystems in der Tommaso AG wird so vorgegangen, dass zuerst der Begriff und anschließend die Bedeutung des internen Kontrollsystems erläutert werden. Ebenfalls werden die Ziele des internen Kontrollsystems erklärt. Diese Tätigkeiten sind am Anfang der Arbeit recht wichtig, damit überhaupt geklärt ist, um was es sich beim internen Kontrollsystem handelt und was dessen Aufgaben sind. Insbesondere für den Projektleiter der Einführung des internen Kontrollsystems müssen diese Begriffe geklärt sein, damit überhaupt eine praktische Einführung möglich ist. Wenn der Projektleiter die Aufgaben und Ziele des internen Kontrollsystems nicht kennt, wird er auch nicht in der Lage sein, ein solches System einzuführen.

Anschließend wird auf die gesetzlichen Bestimmungen näher eingegangen, weil das IKS zukünftig in den gesetzlichen Vorschriften, aufgrund der immer schwierigeren Wettbewerbssituation, bei der auch die Zahl der Konkursfälle zugenommen haben, eine immer größere Bedeutung erhält. Mit dem neuen Aktienrecht wird das IKS zum Prüfungsgegenstand der Revisionsstelle, d.h. dass die Prüfungsanforderungen an die Prüfer steigen. Auch für die Unternehmen selber entstehen dadurch neue Herausforderungen, weil intern die Abläufe verbessert werden müssen und darauf geachtet werden muss, dass diese Abläufe auch eingehalten werden.

Als weiterer Schritt wird in dieser Arbeit auf die Besonderheiten des COSO Framework hingewiesen, weil diese Richtlinien für den Projektleiter der Einführung eines Internen Kontrollsystems als Leitfaden angewendet werden sollen. Das COSO Framework berücksichtigt alle wichtigen Aspekte, die für die Einführung eines Internen Kontrollsystems wichtig sind, deshalb soll es für die Tommaso AG zum Zug kommen.

Sobald die theoretischen Grundlagen geschaffen sind, geht es an die praktische Umsetzung. Dabei ist es wichtig, dass für das Projekt auch die Besonderheiten des Projektmanagement einfließen, damit das Projekt richtig strukturiert ist und alle wesentlichen Aspekte auch berücksichtigt werden.

Es wird aufgezeigt, wie ein IKS nach dem COSO Ansatz eingeführt wird. Hier liegt auch eindeutig der Schwerpunkt dieser Arbeit.

Es gilt dabei vorerst das Kontrollumfeld zu begutachten, ob in der Firma eine Unternehmenskultur und ethische Werte bestehen, die es überhaupt möglich machen, ein wirksames und wirtschaftliches IKS einzuführen. Darauf hin müssen die strategischen Risiken ermittelt werden, aus denen die Risiken für die Geschäftsprozesse abgeleitet werden.

Sobald die Risiken in den Geschäftsprozessen bekannt sind, sind auch die Prüfgebiete, für die eine IST - Bestandesaufnahme durchgeführt werden soll, bekannt. Die IST - Bestandesaufnahme bildet einen Hauptteil dieser Arbeit. Es geht dort vor allem darum, die hauptsächlichen Schwachstellen in den Geschäftsprozessen zu ermitteln, für die anschließend Maßnahmen vorzuschlagen sind, die in Form von Arbeitsanweisungen, Organisationsrichtlinien und Kontrollmechanismen umzusetzen sind.

Am Schluss folgt noch eine Würdigung der Arbeit, bei der vor allem auch über die positiven und negativen Erfahrungen im Zusammenhang mit der Einführung eines IKS bei der Tommaso AG berichtet wird.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 12.5.1, IST - Bestandesaufnahme der Geschäftsprozesse unter Einbezug des bestehenden FLOH. Ermitteln von Schwachstellen:

Bei der IST – Bestandesaufnahme kann folgendes Vorgehen empfohlen werden: Zuerst sollte der betriebliche Ablauf für jedes Prüfgebiet aufgenommen werden. Die Geschäftsprozesse sollten in Arbeitschritte zerlegt werden, um eine ausreichende Transparenz erhalten zu können und die Kommunikation in Folgegesprächen erleichtern zu können. Sobald die bestehenden Abläufe in Form von Flow Charts oder auch in beschreibender Form klar umschrieben sind, können die Risikozonen im Geschäftsprozess ermittelt werden, die anschließend in Folgegesprächen, bei denen Fragebögen als Hilfsmittel eingesetzt werden, auf Schwachstellen überprüft werden. Sofern die Prüfgebiete ziemlich umfangreich sind werden sie zwecks besserer Strukturierung in Prüfungsfelder unterteilt.

Bei der Aufnahme des IST – Zustandes der Prüfgebiete der Tommaso AG hat sich gezeigt, dass die Abläufe im bestehenden FLOH (Führungs-, Lenkungs- und Organisationshandbuch) bis auf ein paar Ausnahmen, die insbesondere die Organisation des Rechnungswesen betreffen, bereits sehr gut beschrieben sind, auch deshalb, weil von einem unabhängigen Dritten jährlich ein entsprechendes Audit durchgeführt wird und deshalb entsprechende Anstrengungen gemacht werden müssen.

Bei der Einführung eines IKS in der Tommaso AG hatte der Projektleiter also das Glück, dass die Betriebsabläufe zu einen großen Teil nicht mehr in Form von speziellen Erhebungen aufgenommen werden mussten. Der Projektleiter konnte oftmals direkt damit beginnen, die Risikozonen zu einem Prüfgebiet, aufgrund der bestehenden Abläufe des zur Verfügung stehenden FLOH, zu ermitteln und daraus Fragebögen, die von ihm als Hilfsmittel für Folgegespräche eingesetzt wurden, zu erstellen.

Es wurde nun für jedes Prüfgebiet hintereinander eine IST – Bestandesaufnahme nach dem oben erwähnten Verfahren durchgeführt. Das Hauptziel war dabei natürlich, dass die wesentlichen Schwachstellen innerhalb der Geschäftsprozesse ermittelt werden konnten.

Ein ergänzendes Ziel war auch, Ansätze für eine Optimierung der Aufbau- und Prozessorganisation zu erkennen. Die Gesichtspunkte der Wirtschaftlichkeits- und Effizienzverbesserung sollten bei der Einführung eines IKS einbezogen werden. Es sollte bei allen Untersuchungen nach der 6-W-Regel vorgegangen werden. Der Projektleiter sollte sich immer die folgenden Fragen stellen: „Was wird gemacht? Warum wird es gemacht? Wie wird etwas gemacht? Wer macht etwas? Wann wird etwas gemacht? Wo wird etwas gemacht? Zu jedem Punkt muss überlegt werden, ob günstigere Alternativen vorhanden sind.“ a) Materialwirtschaft.

Aufgrund eines Gespräches mit der Geschäftsleitung hat sich herausgestellt, dass von den eingekauften Waren der Tommaso AG wertmäßig insgesamt 75 % vom Mutterhaus in Thermen bezogen werden, ja sogar bezogen werden müssen, weil sich in der Schweiz für die gleichen Produkte erstens selten ein Anbieter findet und weil die Konzernleitung in Thermen den Bezug vom Mutterhaus größtenteils auch zur Auflage macht.

Auf die Preisfestsetzung der Produkte aus Thermen lässt sich nur sehr geringfügig Einfluss nehmen, da müssten schon sehr gute Argumente ins Feld geführt werden. Das Mutterhaus kennt sogar länderspezifische Preise, die für die Tommaso AG in der Schweiz für die gleichen Produkte höher liegen, als für die Niederlassungen in den umliegenden Ländern.

Auch zu den Lieferanten in der Schweiz besteht inzwischen ein derart langjähriges Verhältnis, dass von einem eingespielten Team gesprochen werden kann. Es herrscht dabei der Grundsatz vor, dass eine rasche Lieferung vor der Preisfestsetzung rangiert, weil die Kunden der Tommaso AG ein Produkt oftmals rasch benötigen und die Lieferfristen für Tommaso spezifische Produkte in der Regel sowieso sehr groß sind. Die Stammlieferanten der Tommaso AG können dem Grundsatz der rascheren Lieferfristen besser gerecht werden, als wenn ein neuer Lieferant berücksichtigt würde.

Der Grundsatz: „im Einkauf liegt der Gewinn“ wird im allgemeinen Gültigkeit haben. Für die Tommaso AG gelten aber, wie bereits erwähnt, sehr spezifische Gegebenheiten, die praktisch nicht zu beeinflussen sind. Insbesondere die Abhängigkeit zum Mutterhaus in Thermen, wo in der Größenordnung 75 % aller Materialien bezogen werden müssen und wo auch kaum ein Einfluss auf den Preis genommen werden kann, lässt sich nicht wegdiskutieren.

Aus den erwähnten Gründen wurde die Überprüfung der Preisfestsetzung im Einkauf bei der Einführung des IKS der Tommaso AG nicht detailliert durchgeführt.

Im Zusammenhang mit der Materialwirtschaft wurden vor allem Fragen behandelt, die mit der Ablauforganisation zu tun haben. Es stand dabei vor allem im Vordergrund, die Arbeitsabläufe wirksamer und effizienter zu gestalten, aber auch der Kompetenzregelung, der Funktionstrennung und dem Vermögensschutz ein gewisses Augenmerk zu schenken.

Bei der Einführung eines IKS in der Tommaso AG bestand auch ein recht hoher Zeitdruck, der es erforderlich machte, gewisse Prioritäten zu setzen, damit die Terminvorgaben auch eingehalten werden konnten. Im Prüfgebiet der Materialwirtschaft treten von der Bestellung über den Einkauf, Lagerhaltung bis hin zur Spedition sehr viele Fragen auf. Beim vorhandenen Termindruck galt es deshalb, sich auf die wesentlichen Aspekte zu beschränken.

Die Einführung eines IKS ist ein dauerhafter Prozess, der mit der erfolgten Einführung noch nicht abgeschlossen ist. Etwelche Prüffelder können auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einfließen, sofern es die Situation erfordert. Das IKS sollte ohnehin in regelmäßigen Abständen überprüft werden, ob es zeitlichen Gegebenheiten noch entspricht.

Der Tommaso AG stand bei der Einführung des IKS bereits ein interner, sehr ausführlicher Fragebogen zur Materialwirtschaft zur Verfügung. Der vorhandene Fragebogen war für die Einführung des IKS der Tommaso AG natürlich sehr zweckdienlich und wurde noch um weitere Punkte, die sich aufgrund der Erhebungsgespräche mit verschiedenen internen Ansprechpartnern und dem Dokumentenstudium des bestehenden FLOH ergaben, ergänzt. Der ausgearbeitete Fragebogen befindet sich auf den Seiten 116 ff dieser Arbeit.