Einführung in Dokumentenmanagementsysteme
- Art: Diplomarbeit
- Autor: Alexander Conrad
- Abgabedatum: Oktober 1998
- Umfang: 96 Seiten
- Dateigröße: 5,0 MB
- Note: 1,7
- Institution / Hochschule: Fachhochschule Augsburg Deutschland
- ISBN (eBook): 978-3-8324-1197-8
-
ISBN (Paperback) :
978-3-8324-1197-8 P - ISBN (CD) :978-3-8324-1197-8 CD
- Sprache: Deutsch
- Prämierung:
- Arbeit zitieren: Conrad, Alexander Oktober 1998: Einführung in Dokumentenmanagementsysteme, Hamburg: Diplomica Verlag
- Schlagworte: Informationsfluß, elektronisches Archiv, digitale Unterschrift, Dokumentenmanagementsystem, Recherche
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Diplomarbeit von Alexander Conrad
Einleitung:
Dokumentenmanagementsysteme sind in aller Munde und werden immer häufiger eingesetzt. Um Zeit und Kosten in der Verwaltung zu sparen, führt kein Weg an dieser neuen Technik vorbei. Doch wer weiß schon, was frühes Scannen bedeutet oder wofür NCI-Dokument genau steht? Wie ist die Funktionsweise eines Dokumentenmanagementsystems und welches ist für meine Anwendungen das geeignetste?
Gang der Untersuchung:
Diese Diplomarbeit erklärt die Einsatzmöglichkeiten und prinzipiellen Arbeitsabläufe von Dokumentenmanagementsystemen; dabei werden auch Fachbegriffe eingehend erläutert. Es werden die Themen elektronische Archivierung und Recherche, Dokumentenweiterleitung (EDI) und Schutz von elektronischen Dokumenten und Datenübertragungen (Public-Key-System) behandelt.
Des weiteren wird ein Kriterienkatalog vorgestellt, anhand dessen sich Dokumentenmanagementsysteme objektiv vergleichen lassen. Dabei wird auch auf die unterschiedlichen Anforderungen, die jeder Anwender hat, eingegangen. Als praktisches Beispiel zur Verdeutlichung werden vier unterschiedliche, am Markt befindliche, Systeme bewertet und verglichen.
Im Anhang findet sich schließlich eine umfangreiche Liste mit aktuellen Normen und Richtlinien zu diesem Thema sowie ein Glossar der Fachbegriffe und Abkürzungen aus dem Gebiet der elektronischen Datenverarbeitung, jeweils mit kurzen Erläuterungen.
Diese Arbeit ist sehr gut geeignet sowohl für einen Einstieg in die Thematik als auch für Kenner, die Dokumentenmanagementsysteme "auf Herz und Nieren" prüfen wollen.
Inhaltsverzeichnis:
| Inhalt | 2 | |
| Einleitung | 5 | |
| Teil 1: | Allgemeine Kriterien | 8 |
| 1. | Dokumente | 8 |
| 1.1 | Dokumentarten | 8 |
| 1.1.1 | Dokumentenart | 8 |
| 1.1.2 | Physikalische Erscheinungsform | 8 |
| 1.1.3 | Hilfsmittel zum Digitalisieren | 9 |
| 1.1.4 | Hilfsmittel zur Datenausgabe | 9 |
| 1.1.5 | Non-Coded-Information vs. Coded Information | 9 |
| 1.1.6 | Weitere Attribute | 9 |
| 2. | Erfassung und Indexierung | 10 |
| 2.1 | Erfassung | 10 |
| 2.1.1 | Optische Erfassung (Scannen) | 11 |
| 2.1.1.1 | Der Erfassungsvorgang | 11 |
| 2.1.1.2 | Nachbearbeitung | 11 |
| 2.1.1.3 | Datenkompression | 12 |
| 2.1.2 | Erfassung aus anderen Anwendungen | 12 |
| 2.1.3 | Akustische Erfassung | 12 |
| 2.1.4 | Erfassung über Import | 13 |
| 2.2 | Indexierung | 13 |
| 2.2.1 | Indexierung | 13 |
| 2.2.1.1 | Deskriptor | 13 |
| 2.2.1.2 | Notation | 13 |
| 2.2.1.3 | Indexierung | 13 |
| 2.2.1.4 | Methoden der Indexierung | 14 |
| 2.2.1.5 | Bewertungskriterien für Indexierungsergebnisse | 16 |
| 2.2.2 | Thesaurus | 16 |
| 2.3 | Ablage | 16 |
| 2.3.1 | Archiv | 16 |
| 2.3.2 | Datenbank | 16 |
| 2.3.2.1 | Datenbankmodelle und -sprachen | 17 |
| 2.3.2.2 | Weitere wichtige Begriffe | 17 |
| 3. | Recherche | 18 |
| 3.1 | Grundlagen | 18 |
| 3.1.1 | Formale und sachliche Erschließung | 18 |
| 3.1.2 | Basis-Suchfunktionen | 18 |
| 3.2 | Suche in Archiven | 19 |
| 3.2.1 | Verwendung von Deskriptoren | 19 |
| 3.2.2 | Suche mittels Operatoren | 20 |
| 3.2.2.1 | Verknüpfungsoperatoren | 21 |
| 3.2.2.2 | Wortoperatoren | 22 |
| 3.2.2.3 | Wortbeziehungsoperatoren | 22 |
| 3.2.2.4 | Feldoperatoren | 22 |
| 3.2.2.5 | Suchstrategien | 23 |
| 3.2.3 | Suchbäume | 25 |
| 3.2.4 | Volltextsuche | 26 |
| 3.2.5 | Bewertung der Trefferliste | 27 |
| 4. | Dokumentenweiterleitung | 28 |
| 4.1 | Anforderungen | 28 |
| 4.2 | Physikalische Dokumentenweiterleitung | 29 |
| 4.2.1 | Innerbetriebliche Dokumentenweiterleitung | 29 |
| 4.2.1.1 | Persönliche Übergabe | 29 |
| 4.2.1.2 | Rohrpost oder ähnliche Fördersysteme | 29 |
| 4.2.1.3 | Werkspost | 29 |
| 4.2.2 | Überbetriebliche Dokumentenweiterleitung | 29 |
| 4.3 | Elektronische Dokumentenweiterleitung | 30 |
| 4.3.1 | Unstrukturierte Daten | 30 |
| 4.3.2 | Strukturierte Daten | 30 |
| 4.3.3 | 31 | |
| 4.3.4 | Fax | 31 |
| 4.3.5 | EDI | 32 |
| 4.3.5.1 | Clearing-Center | 34 |
| 5. | Schutz und Sicherheit | 35 |
| 5.1 | Datensicherheit | 35 |
| 5.1.1 | Hardwaredefekte | 35 |
| 5.1.2 | Programmfehler | 37 |
| 5.1.3 | Bedienungsfehler durch den Anwender | 37 |
| 5.1.4 | Computerviren | 37 |
| 5.1.5 | Äußere Einwirkungen auf den Rechnerraum | 37 |
| 5.2 | Datenschutz | 38 |
| 5.3 | Fälschungssicherheit elektronischer Dokumente | 39 |
| 5.3.1 | Gibt es eine Fälschungssicherheit? | 39 |
| 5.3.2 | Gescannte Dokumente | 39 |
| 5.3.3 | In EDV erstellte Dokumente | 39 |
| 5.3.4 | Es kann (noch) keine Fälschungssicherheit geben! | 40 |
| 5.4 | Digitale Signatur | 41 |
| 5.4.1 | Rechtslage in Deutschland | 41 |
| 5.4.1.1 | Die Urkunde | 41 |
| 5.4.1.2 | Sicherheitsstandards beim elektronischen Archivieren | 42 |
| 5.4.2 | Digitale Signatur nach dem Public-Key-System | 43 |
| 5.4.2.1 | Der Verschlüsselungsalgorithmus | 44 |
| 5.4.2.2 | Private Key | 46 |
| 5.4.2.3 | Public Key | 47 |
| 5.4.2.4 | Digitale Signatur | 47 |
| 5.4.2.5 | Verschlüsselung | 47 |
| 5.4.3 | Trusted Third Party | 48 |
| 5.4.3.1 | Aufgaben | 48 |
| 5.4.3.2 | Schlüsselverzeichnis | 48 |
| Teil 2: | Vergleich von Dokumentenmanagementsystemen | 50 |
| 1. | Zielsetzung | 50 |
| 2. | Einleitung | 51 |
| 3. | Bewertungstabellen | 52 |
| 4. | Leistungsprofile | 58 |
| 4.1 | ELO: | 60 |
| 4.2 | Easy Archiv: | 60 |
| 4.3 | Documind: | 60 |
| 4.4 | DocuWare: | 60 |
| 5. | Anforderungsprofile | 61 |
| 6. | Leistungsprofile im Vergleich mit den Anforderungsprofilen | 64 |
| 6.1 | Anforderungsprofil Kleinbetrieb | 68 |
| 6.2 | Anforderungsprofil Mittelbetrieb | 68 |
| 6.3 | Anforderungsprofil Großbetrieb | 68 |
| Teil 3: | Anhang | 72 |
| 1. | Normen und Richtlinien | 72 |
| 2. | Abkürzungen | 78 |
| 3. | Literatur | 85 |
| 4. | Projekt-Checkliste | 85 |
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Link zur Arbeit:
http://www.diplom.de/ean/9783832411978
Arbeit zitieren:
Conrad, Alexander Oktober 1998: Einführung in Dokumentenmanagementsysteme, Hamburg: Diplomica Verlag
Schlagworte:
Informationsfluß, elektronisches Archiv, digitale Unterschrift, Dokumentenmanagementsystem, Recherche
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