Einführung eines Controlling-Berichtswesens in einer mittelgroßen Kommunalverwaltung am Beispiel des Jugendamtes des Landkreises Osterholz
- Art: Diplomarbeit
- Autor: Frank Wätjen
- Abgabedatum: Juni 2000
- Umfang: 112 Seiten
- Dateigröße: 16,0 MB
- Note: 1,0
- Institution / Hochschule: Hochschule Bremen, University of Applied Sciences Deutschland
- ISBN (eBook): 978-3-8324-3263-8
-
ISBN (Paperback) :
978-3-8324-3263-8 P - ISBN (CD) :978-3-8324-3263-8 CD
- Sprache: Deutsch
- Prämierung:
- Arbeit zitieren: Wätjen, Frank Juni 2000: Einführung eines Controlling-Berichtswesens in einer mittelgroßen Kommunalverwaltung am Beispiel des Jugendamtes des Landkreises Osterholz, Hamburg: Diplomica Verlag
- Schlagworte: Verwaltungscontrolling, Kosten- und Leistungsrechnung, Verwaltungsmodernisierung, Berichtswesen, Controlling
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Diplomarbeit von Frank Wätjen
Einleitung:
Die Diskussionen über eine Reorganisation der öffentlichen Verwaltungen werden in der Bundesrepublik Deutschland vor dem Hintergrund wachsender Aufgabenanforderungen aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft und der Erreichung einer effektiveren Steuerung der knapper werdenden Ressourcen weiterhin geführt. Allerorts beschäftigen sich Politik und Verwaltung mit der Frage, wie eine Verbesserung der Leistungsfähigkeit von Verwaltungen und ihrer Bürgerorientierung herbeigeführt werden kann. Das Thema „Verwaltungsmodernisierung“ rückt hierbei in den Mittelpunkt der Diskussionen in deutschen Kommunalverwaltungen.
Oftmals bedarf es hierbei einer grundlegenden Modernisierung des vorhandenen Managementprozesses. Ein wichtiges Instrument zur effektiveren und effizienteren Steuerung des behördlichen Managementprozesses ist ein modernes Controlling-System. Das globale Ziel des Controllings im Rahmen dieser Verwaltungsreform ist dabei die Verbesserung der Führungs- und Steuerungsfähigkeit sowie die Erhöhung der Transparenz bei den Kosten und den Leistungen in der Verwaltung. Eng verbunden mit dem Aufbau dieses Controlling-Systems ist die Einführung eines Berichtswesens.
Anhand dieser Ausarbeitung wird die Einführung eines Controlling-Berichtswesens in einer Kommunalverwaltung am Beispiel des Jugendamtes des Landkreises Osterholz (als Pilotamt) aufgezeigt.
Gang der Untersuchung:
Im ersten Kapitel wird die Problemstellung und das inhaltliche Ziel bzw. im folgenden die Gliederung der Arbeit aufgezeigt. Im zweiten Teil wird vorab der für die Bewertung und das Verständnis der Ausarbeitung erforderliche Eindruck über die Rahmenbedingungen beim Landkreis Osterholz gegeben. Der dritte Teil beschäftigt sich mit den wichtigsten Grundlagen des Verwaltungscontrollings. Hierbei werden zunächst allgemeine Grundlagen erläutert, um dann auf die für diese Ausarbeitung relevanten Themengebiete wie das Berichtswesen, die Kennzahlen und die Kosten- und Leistungsrechnung als wichtiges Informationsinstrument überzugehen.
Nach dem theoretischen Teil wird die praktische Umsetzung der Einführung des Controlling-Berichtswesens bzw. die Erstellung des I. Quartalsberichtes 2000 für das Jugendamt des Landkreises Osterholz dargestellt. Die einzelnen Arbeitsschritte werden hierbei den Teilaufgaben Planung, Informationsversorgung und Kontrolle zugeordnet und systematisch nach zeitlicher Abfolge erläutert. Es werden Überlegungen und Gedankengänge bei der Ausarbeitung des Quartalsberichtes transparent gemacht und die einzelnen Arbeitsschritte wissenschaftlich aufgearbeitet. Dieser Teil schließt mit Ausführungen zum Berichtswesen ab. Im fünften Teil werden die Arbeitsergebnisse noch einmal kritisch gewürdigt.
Inhaltsverzeichnis:
| 1. | Intention der Arbeit | 1 |
| 1.1 | Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit | 1 |
| 1.2 | Gliederung der Arbeit | 3 |
| 2. | Ausgangssituation beim Landkreis Osterholz | 4 |
| 2.1 | Jugendamt als institutionelle Einrichtung | 4 |
| 2.2 | Controlling als institutionelle Einrichtung | 6 |
| 2.3 | Controlling im Jugendamt | 8 |
| 3. | Grundlagen des Verwaltungscontrollings | 9 |
| 3.1 | Begriffsbestimmung des Controllings | 9 |
| 3.2 | Aufgaben des Controllings | 11 |
| 3.2.1 | Allgemein | 11 |
| 3.2.2 | Planung | 12 |
| 3.2.3 | Informationsversorgung | 15 |
| 3.2.4 | Kontrolle | 17 |
| 3.3 | Formen des Controllings | 20 |
| 3.3.1 | Strategisches und operatives Controlling | 20 |
| 3.3.2 | Zentrales und dezentrales Controlling | 22 |
| 3.3.3 | Internes und externes Controlling | 24 |
| 3.4 | Berichtswesen | 26 |
| 3.4.1 | Aufgaben des Berichtswesens | 26 |
| 3.4.2 | Anforderungskriterien an ein Berichtswesen | 27 |
| 3.4.3 | Elemente des Berichtswesens | 28 |
| 3.4.4 | Einführung des Berichtswesens | 30 |
| 3.5 | Kennzahlen, Indikatoren und Kennzahlensysteme | 32 |
| 3.5.1 | Definition von Kennzahlen und Indikatoren | 32 |
| 3.5.2 | Funktion von Kennzahlen und Indikatoren | 34 |
| 3.5.3 | Definition und Funktion von Kennzahlensystemen | 35 |
| 3.6 | Die Kosten- und Leistungsrechnung als Informationsinstrument | 37 |
| 3.6.1 | Ziele der Kosten- und Leistungsrechnung | 37 |
| 3.6.2 | Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung | 38 |
| 3.6.3 | Kostenrechnungssysteme | 42 |
| 3.7 | Anforderungsprofil des Controllers | 43 |
| 4. | Praktische Umsetzung | 45 |
| 4.1 | Planung | 45 |
| 4.1.1 | Aufgaben und Ziele des Quartalsberichtes | 45 |
| 4.1.2 | Vorbereitende Schritte zur Einführung des Berichtswesens | 46 |
| 4.1.3 | Aufstellung eines Zeit- und Maßnahmenplanes | 48 |
| 4.2 | Informationsversorgung | 50 |
| 4.2.1 | Ermittlung des Informationsbedarfes | 50 |
| 4.2.2 | Erstellung der formellen Berichtsstruktur | 52 |
| 4.2.3 | Informationsbeschaffung | 55 |
| 4.2.4 | Informationsaufbereitung durch die Bildung von Kennzahlen | 55 |
| 4.2.5 | Informationsspeicherung und rationelle Verarbeitung | 57 |
| 4.3 | Kontrolle | 58 |
| 4.3.1 | Analyse der Abweichungen | 58 |
| 4.3.2 | Maßnahmendefinitionen | 59 |
| 4.4 | Berichtswesen | 61 |
| 4.4.1 | Erfüllung der Anforderungskriterien | 61 |
| 4.4.2 | Informationsübermittlung | 62 |
| 5. | Würdigung und Weiterentwicklung des Berichtswesens | 63 |
| 5.1 | Ergebnisse | 63 |
| 5.2 | Ausblick | 65 |
| Abbildungsverzeichnis | 67 | |
| Anlagenverzeichnis | 68 | |
| Literaturverzeichnis | 101 | |
| Versicherung | 105 |
3.6.1 Ziele der Kosten- und Leistungsrechnung Bei dieser Zielbeschreibung wird der koordinationsorientierte Ansatz von Horváth zugrunde gelegt.138 Die Kosten- und Leistungsrechnung ist hierbei ein spezielles Informationsinstrument, deren Ergebnisse in den Leistungsund Führungsbereichen zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigt werden.139 Die Ergebnisse tragen so direkt oder indirekt zur Koordination bei. Der Zweck eines Kosten- und Leistungsrechnungssystems als Führungsinstrument ist es, eine wirksame periodische Kostenplanung und Kostenkontrolle zu ermöglichen. Zudem sind geeignete Kosten-, Deckungsbeitrags- und Ergebnisinformationen für spezifische Entscheidungen, wie beispielsweise eine Leistungserfüllung durch Fremdvergabe, bereitzustellen. Durch die aus der Kosten- und Leistungsrechnung bereitgestellten Informationen wird eine wichtige Grundlage für das Controlling geschaffen. Im folgenden wird der Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung dargestellt. [...]
Die wichtigsten Elemente einer Kennzahl sind ihr Informationscharakter, wodurch zum Ausdruck kommen soll, daß Kennzahlen Urteile über wichtige Sachverhalte und Zusammenhänge ermöglichen, die Quantifizierbarkeit der Information, die meßtheoretisch gesprochen ermöglicht, daß Sachverhalte und Zusammenhänge auf einem meßtrischen Skalenniveau festgelegt und somit relativ präzise Aussagen ermöglicht werden, und ihre spezifische Form, die einen schnellen und möglichst umfassenden Überblick über Sachverhalte der Führungsinstanz ermöglichen soll.120 Kennzahlen können absolute oder relative Zahlen sein.121 Die absoluten Zahlen können in Bestandsgrößen, Summen und Differenzen unterschieden werden. Bei den zu Vergleichszwecken besser geeigneten relativen Zahlen differenziert man zwischen Beziehungs-, Gliederungs- oder Indexzahlen. Bei der Erstellung des Quartalsberichtes wurden sowohl absolute Zahlen, wie beispielsweise „Erlöse“, als auch relative Zahlen, wie beispielsweise „Zuschuß je Zahlfall“, verwendet. Die wichtigsten Charakteristika von Kennzahlen sind in der folgenden Abbildung zusammengestellt:122 [...]
Die in der ersten Phase ausgearbeiteten Produktbeschreibungen und die produktorientierte Planung dienen als aussagefähige Grundlage für das Verwaltungscontrolling. Dieses wiederum kann direkt in die jährliche Budgetgestaltung einbezogen werden, wobei auf die Ergebnisse der produktorientierten Planung zurückgegriffen wird und sich eine Kontrolle über den Budgetvollzug anschließt. Das Berichtswesen kann auf der Grundlage von produktorientierter Planung und Budgetierung erste Ergebnisse erzielen und so mit einer systematischen, adressatenbezogenen Informationsversorgung der Führungskräfte beginnen, die zunehmend überarbeitet und vervollständigt wird. Zielsetzungen, die operationalisiert vorliegen, sind bereits beim Aufbau von Produktbeschreibungen erfaßbar und für das Controlling nutzbar. Doch gerade im kommunalen Sektor sind die Zielvorstellungen für viele Leistungen sowohl qualitativ als auch quantitativ nur schwer festzusetzen. In der letzten Phase werden die langfristigen Perspektiven intensiv bearbeitet. Begleitend zu den einzelnen Phasen wird ein Berichtswesen entwickelt, welches Stufe für Stufe detaillierter erstellt wird. [...]
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Link zur Arbeit:
http://www.diplom.de/ean/9783832432638
Arbeit zitieren:
Wätjen, Frank Juni 2000: Einführung eines Controlling-Berichtswesens in einer mittelgroßen Kommunalverwaltung am Beispiel des Jugendamtes des Landkreises Osterholz, Hamburg: Diplomica Verlag
Schlagworte:
Verwaltungscontrolling, Kosten- und Leistungsrechnung, Verwaltungsmodernisierung, Berichtswesen, Controlling
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