Der Einfluß der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auf EDV-Buchführungssysteme

Diplomarbeit von Paul Sommer

Einleitung:

Aufgrund ihrer hohen Rationalität und nicht zuletzt wegen des seit Beginn der 80er Jahre massiv gestiegenen Angebots an kleinen, leistungsfähigen- und preisgünstigen Computern, das auch kleinsten Unternehmen den Einsatz von EDV im Rahmen der Buchführung ermöglicht, wird heute in den meisten Unternehmen die Buchführung mit Hilfe der EDV geführt.

Mancher EDV-Anwender geht fälschlicherweise davon aus, dass für die Richtigkeit der zum Einsatz gelangenden Buchführungssoftware nicht er, sondern deren Ersteller verantwortlich sei. Die einhellige Auffassung geht jedoch dahin, dass für die Buchführung der Buchführungspflichtige verantwortlich ist, die Verantwortung liegt somit auch bei einer EDV-Buchführung nicht beim EDV-Fachmann, sondern bleibt nach dem Eigentümerprinzip voll bei der Unternehmensleitung bzw. bei dem von. ihr beauftragten Leiter der Buchführung. Die Verantwortung besteht unabhängig von der konkreten Gestaltung des Systems, es ist in diesem Zusammenhang unerheblich, ob es sich um eine Buchführung am PC, im lokalen Netz oder außer Haus in einem Rechenzentrum handelt.

Der Buchführungspflichtige kann sich nicht der Verantwortung für Fehler in seiner Buchführung mit dem Hinweis entledigen, dass diese die Folge von Fehlern in einer Software seien, die er nicht selbst erstellt habe. Er muss sich vor dem Einsatz davon überzeugen, dass er mit dieser Software eine ordnungsgemäße. Buchführung erstellen kann.

Seit Beginn der 70er Jahre nahm der Einsatz von EDV-Anlagen im Rechnungswesen stark zu, der Gesetzgeber sah sich deshalb zum Handeln gezwungen, da sich tiefgreifende Veränderungen im Bereich des kaufmännischen Rechnungswesens ergaben und damit zwangsläufig buchführungsrechtlichen Zweifelsfragen in. Verbindung- mit der Anwendung von EDV auftraten. Der Gesetzgeber ergänzte daraufhin die maßgebenden handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) nach Abschn. 29 Abs. 5 EStR 1978 um die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS). Dies stellte, neben den Änderungen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten der AO und des HGB zum 01.01.1977, einen weiteren Schritt des Gesetzgebers dar, das Buchführungsrecht an die neuen Buchführungstechniken anzupassen.

Die GoS wurden vom „Ausschuss für wirtschaftliche Verwaltung in Wirtschaft und öffentlicher Hand e. V. (AWV)“, Eschborn, unter Mitwirkung der von den Betriebsprüfungsreferenten der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder eingesetzten Arbeitsgruppe „Speicherbuchführung“ ausgearbeitet.

Die 1978 verfassten GoS beruhen auf der Basis einer reinen Speicherbuchführung, die h. M. einigte sieh jedoch rasch darauf, dass die GoS als Auslegung der GoB für alle EDV-Buchführungen generell gelten müssen. Um eine Anpassung an die heute eingerichteten und zukünftigen Informationssysteme in den Unternehmen vorzunehmen, sind die bisherigen GoS Anfang 1995 als „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ neu gefasst worden.

Gang der Untersuchung:

Ziel dieser Arbeit ist es, den Einfuß der GoB auf EDV-Buchführungssysteme aufzuzeigen. Hierzu wird zunächst das Konzept der EDV-Buchführung erläutert, wobei eine Abgrenzung zwischen den Begriffen der „konventionellen EDV-Buchführung“ und der „Speicherbuchführung“ im Sinne der GoS und des Begriffs des „DV-gestützten Buchführungssystems“ im Sinne der neuen GoBS vorgenommen wird.

Im Anschluss an diese Ausführungen werden kurz die Nutzungs-, Verarbeitungs- und Organisationsformen der DV-Buchführung dargestellt, im Anschluss hieran fort eine Beschreibung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, bevor dann die sich bezüglich der Ordnungsmäßigkeit einer DV-Buchführung ergebenden Anforderungen erläutert werden.

Angesichts der zwangsläufig hohen Anzahl nicht unbedingt geläufiger EDV-technischer Fachausdrücke in dieser Arbeit, ist als Unterstützung für den Leser im Anhang ein knapp gefußtes Glossar enthalten (Anlage 1). Als Anlage 2 sind zudem noch die GoBS mit ihrem vollständigen Wortlaut abgedruckt.

Inhaltsverzeichnis: