Effektive Kommunikation und Personalführung mit den elektronischen Medien

Diplomarbeit von Maike Lohse

Zusammenfassung:

„Sie haben Post“ ist die allmorgendliche Begrüßung des PC's. Im Schnitt bearbeitet ein Mitarbeiter 20 bis 40 Emails täglich, wovon weniger als ein Drittel tatsächlich wichtig für seine Arbeit sind. Nehmen wir einmal an, er liest und beantwortet eine Email in durchschnittlich ca. drei Minuten. 30 Emails multipliziert mit je drei Minuten ergibt eine Bearbeitungszeit von eineinhalb Stunden täglich. Ein normaler Mitarbeiter kostet die Firma je Stunde um die 70 DM. 70 DM multipliziert mit eineinhalb Stunden und fünf Tagen die Woche und vier Wochen im Monat und rund elf Arbeitsmonaten im Jahr ergibt eine Summe von 23.100 DM jährlich. Zwei drittel dieser Kosten entsprechen 15.400 DM, welche die Firma pro Mitarbeiter und Jahr sparen könnte, wenn es ihr gelingen würde das elektronische Medium Email effektiv zu nutzen. Schon bei 65 Mitarbeitern kann sich jährlich eine Kostenersparnis von einer Millionen DM und mehr ergeben. Dabei wird in dieser Rechnung nur die Zeit für die Email-Bearbeitung berücksichtigt. Intranet- oder Internet-Suchzeiten sind noch nicht einkalkuliert. Die Firmen verschenken jedoch nicht nur Kostenvorteile, sondern auch Verbesserungspotentiale. Die Informationsflut oder lange Suchzeiten im Intranet sind nur zwei Folgen von dem allgemein unreflektierten Gebrauch der neuen Medien. Die wenigsten Mitarbeiter wissen wann und wie sie diese elektronischen Kommunikationskanäle sinnvoll einsetzen können und sollen. Ihnen fehlt sowohl die Medienkompetenz, als auch die Kommunikationskompetenz im elektronischem Umfeld. Firmen scheitern an der Aufgabe Informationen in nutzbares Wissen umzuwandeln, die Kommunikation wird verzerrt und die Personalführung steht vor neuen Anforderungen z.B. im Umgang mit virtuellen Mitarbeitern. So leisten E-Medien keinen Beitrag zum Unternehmenserfolg. So sind sie nicht effektiv. Es kann festgehalten werden, daß es menschliche, nicht technologische Barrieren sind, die der effektiven Nutzung der E-Medien im Wege stehen. Nicht die Firma ist zukunftsfähig, die auf dem neuesten Stand der Technik ist, sondern nur diejenige, die diese Technik effektiv nutzt, hat den Wettbewerbsvorteil.

Gang der Untersuchung:

Die Grundannahme meiner Diplomarbeit ist, daß Kommunikation und Personalführung mit den E-Medien in den Firmen zum Großteil uneffektiv erfolgen, d.h. sie erreichen nicht ihre Ziele und tragen nicht zum Unternehmenserfolg bei.

Ich werde zunächst erläutern was ich unter E-Medien verstehe, warum in sie so stark investiert wird und in welchen Gebieten sie als Problemlöser fungieren oder fungieren sollten. (Kapitel zwei).

E-Medien sind jedoch nicht nur Problemlöser, sondern auch Problemauslöser - insbesondere in der Kommunikation und Personalführung (Kapitel drei). Zu Beginn des Kapitels werde ich die Bedeutung von Kommunikation und Personalführung für den Unternehmenserfolg aufzeigen und damit die Begründung geben, warum gerade sie Schwerpunkt dieser Diplomarbeit sind. Ich werde darlegen, was Kommunikation und Personalführung generell - also unabhängig von spezifischen Firmensituationen - effektiv macht und welche Ziele sie verfolgen (Kapitel 3.1). Kapitel 3.2 wird zeigen, daß die neuen Medien, so wie sie heute eingesetzt werden, effektive Kommunikation und Personalführung blockieren, statt sie zu fördern und in welchen Bereichen angepackt werden kann, um diese Blockaden abzubauen. Wie diese Bereiche praktisch ausgefüllt werden können, werde ich in Kapitel vier und fünf aufzeigen. Kapitel vier wird sich mit Medienkompetenz, Kommunikationskompetenz im Umgang mit den E-Medien und mit interkultureller Kommunikation beschäftigen. Da ein Großteil von Personalführung aus Kommunikation besteht, werde ich den Schwerpunkt dieser Diplomarbeit auf die Kommunikation (Kapitel vier) legen. Für die Personalführung werde ich nur noch ergänzende, kurze Hinweise (Kapitel fünf) geben, wie eine Führungskraft seine Mitarbeiter mit Hilfe der E-Medien qualifizieren und motivieren kann, wie sie die Rahmenbedingungen im virtuellen Umfeld gestalten sollte und wie sie Mitarbeiter aus fremden Kulturen führen kann.

Die Maßnahmen, die ich vorschlagen werde, sind eher grundsätzlicher Natur, die auf individuelle Gegebenheiten und Bedürfnisse übertragen werden können. Wo immer es angebracht erscheint, werde ich konkrete Tips und Beispiele geben und diese als solche auch kennzeichnen. Diese dienen der Veranschaulichung und sollen kreative Denkprozesse beim Leser auslösen. Sie sind nicht zur Übertragung auf jede beliebige Situation geeignet.

In dieser Diplomarbeit wähle ich den personenorientierten Ansatz, d.h. ich gebe Handlungshilfen für den einzelnen Mitarbeiter oder die einzelne Führungskraft und klammere organisationsorientierte Ansätze, wie z.B. Kommunikationsregeln für das gesamte Unternehmen, aus. Allerdings sollte es nur einen geringen Aufwand bedeuten aus den Ergebnissen der vorliegenden Arbeit, Rückschlüsse für die eigene Organisation zu ziehen. Gestaltungstips z.B. für die Email eines Mitarbeiters sollten leicht in Email-Leitlinien der Unternehmenskommunikation zu überführen sein.

Häufig wird auch Wissen als zentral für den Unternehmenserfolg bezeichnet. Diese Diplomarbeit beschäftigt sich mit Wissensmanagement nur insoweit, als daß Kommunikation und Personalführung als wichtige Schlüssel für die erfolgreiche Umsetzung von Wissensmanagement gelten. Diese Arbeit kann somit einige wertvolle Anregungen geben.

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