EDV-gestütztes Organisationskonzept zur Verwaltung einer privaten Hochschule

Die rasante Entwicklung der Digitalfotografie in den letzten Jahren läßt es interessant erscheinen, zusätzlich einen Platz einzurichten, der mit einer Digitalkamera mit einer Auflösung > 4 Megapixel und Zoomfunktion ausgestattet ist. Eine geeignete Papierauflage muß sicherstellen, daß Spiegelungen und unterschiedliche Ausleuchtung des Originaldokumentes vermieden werden. Der Vorteil einer fotografischen Erfassung liegt in der enormen Zeitersparnis gegenüber einem Scanvorgang sowie der Unabhängigkeit gegenüber Sonderformaten bei Papieren. Jedoch sind hier auch die Anforderungen an das Personal höher, da mit größerer Präzision gearbeitet werden muß und Standardvorgaben bezüglich Licht, Kontrast oder Auflösung nicht immer durchgehalten werden können, was sich allerdings durch eine feste Installation der Geräte teilweise wieder ausgleichen läßt. Daher werden Erfahrungswerte eine große Rolle spielen. Bei positiven Erfahrungen mit der fotografischen Erfassung wird diese den Scanner ersetzen. [...]

Bei der Indizierung stellt sich generell das Problem, daß mit der Differenziertheit des angewandten Verfahrens einerseits die Genauigkeit steigt, mit der ein Dokument später durch eine Suchanfrage wiedergefunden werden kann. Je mehr Indexe der unterschiedlichen Verfahren einem Dokument zugeordnet werden, desto vielfältiger sind die Kombinationen von Suchverfahren. Somit verringert sich das Risiko, daß ein Dokument erst mit großem zeitlichen Aufwand gesucht werden muß. Jeder weitere Index beschreibt ein Dokument eindeutiger. Jedoch steigt dabei auch der Aufwand bei der Indizierung selbst. Es besteht die Gefahr, daß gerade in Situationen, in denen eine zeitliche Kapazität nur begrenzt zur Verfügung steht, die Indizierung zum Engpaß wird. Auch ist es bei der Erfassung von Dokumenten am Arbeitsplatz nicht eben motivierend, ein Dokument, dessen spätere Wichtigkeit sich möglicherweise nicht sofort erschließt, sofort detailliert zu indizieren. Deshalb muß zwischen zwei Extremen mit Vor- und Nachteilen der beste Weg gefunden werden. Die optimale Verteilung zwischen Aufwand bei der Indizierung und aufwand bei der Suche liegt in der Mitte. [...]

Bei der Wahl des geeigneten Indizierungsverfahrens muß geklärt werden, auf welche Art die Dokumente prinzipiell ins System eingefügt werden können. Dabei sollte das wichtigste Kriterium die gemeinsame Nutzung der verschiedenen Dokumententypen im Arbeitsablauf sein. Folgende Varianten bestehen: • Automatisiertes Scannen • Scannen von Hand • Digital fotografieren • Eintippen • Importieren aus anderen elektronischen Datenbeständen • Elektronisch erzeugen Für die meisten anfallenden NCI-Dokumente ergibt die gemischte Indizierung einen Sinn. Ein Ziel der Dokumentenverwaltung der i.n.u.a. besteht ja darin, sämtliche Dokumente elektronisch zu erfassen und dabei nicht zwischen den einzelnen Informationsträgern der Originale zu unterscheiden. So bietet die Indizierung über manuell auszufüllende Indexmasken, die vorher vom DMS dem jeweiligen Dokumententyp zugeordnet sind, sowohl bei der Indizierung von NCI-Dokumenten in Form von Images als auch von Audio- und Videoinformationen genügende Freiheiten ohne die Exaktheit zu beeinträchtigen. In der folgenden Abbildung ist ein solches Beispiel beim DMS ELO-Office veranschaulicht. [...]