Datenschutz und Datensicherheit bei der betrieblichen Anwendung von E-Mail-Systemen

Exchange ermöglicht über in den verschiedenen Clients verschieden ausgeführte sogenannte Regelassistenten die Definition von Regeln für die Behandlung von Nachrichten. Die allgemeine Weiterleitung von Nachrichten direkt nach deren Eingang an beliebige Empfänger, soweit diese über die Konfiguration des Servers erreichbar sind, ist ebenso möglich wie das Filtern nach beliebigen Kriterien und die dann folgende Weiterleitung an die entsprechend festgelegten Empfänger. Der Ursprüngliche Absender hat auf diese Vorgänge keine Einflussmöglichkeiten. Nach dem Lesen oder der Bearbeitung können die Nachrichten beliebig manuell weitergeleitet werden. Die Empfängeradressen können manuell eingegeben werden oder aus den Adressbüchern ausgewählt werden. Im globalen Adressbuch sind alle Benutzer der Exchange Organisation angegeben, alle Benutzer können es lesen, Einträge verändern und hinzufügen ist jedoch Personen mit entsprechenden Exchange Administrationsrechten vorbehalten. Im persönlichen Adressbuch, „Kontakte” genannt, können die jeweiligen Besitzer selbst beliebig Einträge hinzufügen, ändern und löschen. In den Adressbüchern können aus beliebigen Empfängern Gruppen gebildet werden, die den Verteilerlisten entsprechen. [...]

Verteilerlisten können in über den Menüeintrag „Datei | Neu | Verteilerliste“ angelegt werden. Bereits verfügbare Verteilerlisten werden entweder im globalen oder im persönlichen Adressbuch gespeichert. Automatische Weiterleitungslisten können mit den Clients nicht erstellt werden. Es können zwar mit den verschiedenen Outlookversionen sogenannte Formulare erstellt werden, die bestimmte Arbeitsschritte vorgeben, allerdings bleibt es den Empfängern überlassen, ob sie das Formular in der vorbestimmten Reihenfolge abarbeiten. Eine automatische Abfolge der Schritte lässt sich so nicht verwirklichen. Die MAPI-Schnittstelle bietet allerdings die Möglichkeit, über Serverscripte beliebige Workflowanwendungen zu programmieren. 7.2.3. Empfang von Mitteilungen Sobald der Server eine neue Nachricht erhält, legt er sie im Postfach des Empfängers ab. Falls der Absender die entsprechende Option aktiviert hat, wird selbsttätig eine Zustellungsquittung an den Absender geschickt, auch wenn der Empfänger momentan nicht mit dem Server verbunden ist. Die Zustellungsquittung sendet der Exchange Server an den Absender, sobald die E-Mail im Server in das Postfach des Empfängers abgelegt wurde. Wenn der Client des Empfängers aktiv ist, wird die Kopfzeile der Nachricht dort angezeigt. Der Empfänger kann nun entscheiden, ob und wann er die Nachricht liest. Eine eventuell angeforderte „Gelesen – Quittung” wird beim Öffnen der Nachricht an den Absender geschickt. Auf die „gelesen” Quittung hat der Empfänger in soweit Einfluss, als er die Nachricht öffnen kann wann er will, oder auch gar nicht. Wenn er allerdings die Nachricht öffnet, schickt Exchange, sofern der Absender diese Option aktiviert hat, sofort eine entsprechende Meldung an den Absender. Im Exchange Client lässt sich der Versand dieser Quittungsmeldung nicht beeinflussen. In Outlook besteht für E-Mails, die über ein Internet-Mail-Protokoll, also nicht über das proprietäre MAPI, übertragen werden die Möglichkeit, über das Menü „Extras | Optionen | E-Mail-Optionen | Verlaufoptionen”, den Versand der „Gelesen-Quittung” zu unterbinden (siehe Abbildung 11). Eine Weitere Möglichkeit, die „Gelesen-Quittung” unabhängig vom verwendeten Übertragungsprotokoll zu umgehen, bietet das Outlook - Menü „Extras | Optionen | Weitere | Vorschaufenster”. Durch Löschen der Checkboxen „Nachricht im Vorschaufenster als gelesen markieren” und „Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt” wird verhindert, dass der Status der Nachricht im Client auf „gelesen” gesetzt wird, wenn die Nachricht nur im Vorschaufenster betrachtet wird. Auf diese Weise wird der Versand der Gelesen-Quittung so lange unterbunden, bis die Nachricht tatsächlich geöffnet wird. Im Outlook-Vorschaufenster können allerdings nur unverschlüsselte Nachrichten betrachtet werden. [...]

Über das Outlook - Menü „Extras | Optionen | Einstellungen | E-Mail-Optionen | Verlaufoptionen” ist es dem Absender möglich, das System zu veranlassen, nach der Übermittlung der Nachricht, oder im Falle eines Übermittlungsfehlers eine entsprechende Meldung an den Absender zu schicken. Der Empfänger einer Nachricht mit Quittungsanforderung hat seinerseits über dieses Menü beschränkt die Möglichkeit, das Versenden von Zustellungsquittungen zu verhindern (Siehe Abbildung 11). Über die Nachrichtenoptionen ist es ebenfalls möglich, vom E-Mail-System eine Quittungsnachricht zugesandt zu bekommen, wenn die entsprechende Mitteilung vom Empfänger in dessen Mail-Client angezeigt wurde, es ist sogar bei Outlook 2000 möglich, dass wenn für den Posteingang die Anzeigeoption „Nachrichten“ (eine geteilte Anordnung mit Absender und Betreff in einem „Übersichtsfenster” und dem Inhalt der Nachricht in einem anderen Teilfenster) gewählt wird, diese Quittung schon abgeschickt wird, wenn der Benutzer mittels Cursortasten im Übersichtsfeld über die Betreffs der verschiedenen Nachrichten blättert, und dabei die Nachricht so lange im Vorschaufenster angezeigt wird, dass der Status der Mitteilung auf „gelesen” gesetzt wird. Der Empfänger kann auf jedoch Einfluss auf den Statuswechsel der Nachricht nehmen. (Siehe Abbildung 10) [...]