Neue Wege in der Arbeitsteilung zwischen Steuerberater und Mandant bei der Buchführung

Diplomarbeit von Magnus Bilke

Problemstellung:

Gegenstand vorliegender Diplomarbeit ist die Erörterung der Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant auf dem Gebiet der Buchführung zu optimieren. Es geht um die Zeit- und Kostenersparnis auf Seiten beider Partner bei gleichzeitig noch besserer Erfüllung der Anforderungen, die von der Betriebswirtschaft und der Steuergesetzgebung gestellt werden.

Die hier untersuchte Thematik hat direkten Bezug zu der fachpraktischen Ausbildung des Autors dieser Arbeit. Diese wurde im Unternehmen „Lehleiter, Haug + Kollegen GmbH“ (LHK) absolviert. Dabei handelt es sich um eine Steuerberatungsgesellschaft, die ihren Mandanten bei sämtlichen steuertechnischen Fragestellungen kompetent zur Seite steht und sich dabei einem hohen Qualitätsanspruch verpflichtet fühlt.

Eines der Tätigkeitsfelder des Ausbildungsbetriebes besteht in der Erledigung der Buchführungsarbeiten für Mandanten und der darauf basierenden Ausfertigung der Steuererklärungen. Die Mandanten haben die daraus resultierenden Aufgaben der Steuerberatungsgesellschaft anvertraut.

Die dabei angestrebten Optimierungen auf dem Gebiet der Buchführung decken sich mit der Unternehmensphilosophie des Unternehmens Lehleiter, Haug + Kollegen GmbH. Hier heißt es: Viele Teile müssen zusammenpassen, damit unternehmerischer Erfolg möglich wird. Der wirtschaftliche Erfolg ist das Ziel, das wir stets vor Augen haben. Wir beraten Sie und setzen unsere Qualifikation zu Ihrem Vorteil ein, um Ihnen so das optimale Ergebnis zu sichern. Denn die Gesetze sind für alle gleich, den Unterschied macht der Berater.

Die Buchführung stellt für jeden Mandanten eine Quelle von Informationen dar, die es ihm gestattet, wirtschaftlichen Erfolg zu sichern. Sehr anspruchsvoll sind auch die Anforderungen, die von der Steuergesetzgebung an die Buchführung gestellt werden. Diese Anforderungen werden eher größer statt geringer. Gleichzeitig verursacht die Buchführung Kosten, die den Geschäftserfolg mindern. Genau wie das ganze Unternehmen muss also auch die Buchführung so organisiert werden, dass sie effektiv und effizient durchgeführt wird.

Gang der Untersuchung:

Die vorliegende Arbeit verfolgt mit den zugrunde liegenden Untersuchungen folgende Ziele:

- Bestimmung der Steuerberatungstätigkeit als Dienstleistung, die eine Mandantenzufriedenheit hervorrufen soll.

- Ermittlung von optimierbaren arbeitsteiligen Prozessen aus dem Bereich der Buchhaltung- - Einordnung und Anwendung von Methoden des Prozess- und Projektmanagements.

- Erarbeitung und praktische Realisierung von Optimierungslösungen in Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und konkreten Mandanten.

Nachfolgend werden Lösungen aufgezeigt und Optimierungsprozesse herausgearbeitet. In dem Zusammenhang wurden verschiedene EDV-Tools entwickelt und mit hoher Effektivität eingesetzt.

Diese werden vorgestellt und abschließend in einem Projekt die kunden- und damit mandantenorientierte Prozessoptimierung bestimmt und näher betrachtet.

Inhaltsverzeichnis:

	Inhaltsverzeichnis	II
	Abkürzungsverzeichnis	IV
	Tabellen- und Abbildungsverzeichnis	V
1.	Ausgangspunkte und Ziele der Arbeit	1
2.	Methodische und inhaltliche Grundlagen	3
2.1	Steuerberater als Dienstleister	3
2.2	Mandantenzufriedenheit	4
2.2.1	Mandantenanforderungen	4
2.2.2	Faktoren der Mandantenzufriedenheit	6
2.3	Prozess- und Projektmanagement	8
2.3.1	Prozess und Prozessoptimierung	9
2.3.2	Projekt und Projektphasen	10
2.3.3	Projektmanagementaufgaben	12
2.4	Die Leistungen des Steuerberaters	14
2.5	Buchführung als Dienstleistung	15
2.5.1	Buchführung als arbeitsteiliger Prozess	17
2.6	Optimierbare arbeitsteilige Prozesse	19
2.6.1	Gesamtheit der ausgewählten Prozesse	19
2.6.2	Eingangsrechnungen	22
2.6.3	Ausgangsrechnungen	25
2.6.4	Kassenbuch	26
2.6.5	Bankauszüge	27
2.7	Weitere Optimierungspotenziale	28
3.	Untersuchungsergebnisse und praktische Umsetzung	30
3.1	Optimierungen einzelner Buchführungsprozesse	30
3.1.1	Eingangsrechnungen	30
3.1.2	Ausgangsrechnungen	39
3.1.3	Kassenbuch	49
3.1.4	Bankbelege	52
3.2	Mandantenbezogene Projektarbeit	53
3.2.1	Vorgabephase	54
3.2.2	Ist-Anlayse-Phase	54
3.2.3	Soll-Konzept-Phase	56
3.2.4	Realisierungs- und Einführungsphase	58
3.2.5	Projektabschlussphase	59
4.	Zusammenfassende Schlussfolgerungen	60
	Anlage 1 – VBA-Code – Mandant mit Onlineshop	62
	Anlage 2 – VBA-Code – Mandant mit Warenwirtschaftssystem	66
	Anlage 3 – Eigenentwicklung ReTo - (R)echnungs(e)ingangs - (To)ol	68
	Anlage 4 – Eigenentwicklung RaTo+ - (R)echnungs(a)usgangs - (To)ol	69
	Literaturverzeichnis	70
	Erklärung	74

Inhaltsverzeichnis:

	Inhaltsverzeichnis	II
	Abkürzungsverzeichnis	IV
	Tabellen- und Abbildungsverzeichnis	V
1.	Ausgangspunkte und Ziele der Arbeit	1
2.	Methodische und inhaltliche Grundlagen	3
2.1	Steuerberater als Dienstleister	3
2.2	Mandantenzufriedenheit	4
2.2.1	Mandantenanforderungen	4
2.2.2	Faktoren der Mandantenzufriedenheit	6
2.3	Prozess- und Projektmanagement	8
2.3.1	Prozess und Prozessoptimierung	9
2.3.2	Projekt und Projektphasen	10
2.3.3	Projektmanagementaufgaben	12
2.4	Die Leistungen des Steuerberaters	14
2.5	Buchführung als Dienstleistung	15
2.5.1	Buchführung als arbeitsteiliger Prozess	17
2.6	Optimierbare arbeitsteilige Prozesse	19
2.6.1	Gesamtheit der ausgewählten Prozesse	19
2.6.2	Eingangsrechnungen	22
2.6.3	Ausgangsrechnungen	25
2.6.4	Kassenbuch	26
2.6.5	Bankauszüge	27
2.7	Weitere Optimierungspotenziale	28
3.	Untersuchungsergebnisse und praktische Umsetzung	30
3.1	Optimierungen einzelner Buchführungsprozesse	30
3.1.1	Eingangsrechnungen	30
3.1.2	Ausgangsrechnungen	39
3.1.3	Kassenbuch	49
3.1.4	Bankbelege	52
3.2	Mandantenbezogene Projektarbeit	53
3.2.1	Vorgabephase	54
3.2.2	Ist-Anlayse-Phase	54
3.2.3	Soll-Konzept-Phase	56
3.2.4	Realisierungs- und Einführungsphase	58
3.2.5	Projektabschlussphase	59
4.	Zusammenfassende Schlussfolgerungen	60
	Anlagen
	Anlage 1 – VBA-Code – Mandant mit Onlineshop	62
	Anlage 2 – VBA-Code – Mandant mit Warenwirtschaftssystem	66
	Anlage 3 – Eigenentwicklung ReTo - (R)echnungs(e)ingangs - (To)ol	68
	Anlage 4 – Eigenentwicklung RaTo+ - (R)echnungs(a)usgangs - (To)ol	69
	Literaturverzeichnis	70
	Erklärung	74

Textprobe:

Buchführung als arbeitsteiliger Prozess: Jedes Unternehmen benötigt eine funktionierende und aussagefähige Buchführung. Das verlangt das Eigeninteresse des Unternehmers nach Transparenz seiner Geschäftsprozesse. Gleichzeitig gibt es gesetzliche Vorschriften, die oft schwierig zu erfüllen sind.

Viele Unternehmen führen alle Buchführungsaufgaben selbst aus. Das ist bei größeren Unternehmen der Fall, die versierte Fachleute beschäftigen und bezahlen können. Andere, meist kleinere Unternehmen beauftragen einen externen Dienstleister. Nicht selten wird die Buchführung komplett vergeben (vollständiges Outsourcing).

Das reale Leben verläuft aber nicht in diesen beiden Extremen (selbst erstellen oder volles Outsourcing). Die viel rationellere Lösung ist eine individuell gestaltete zweckmäßige Arbeitsteilung zwischen Unternehmer und Dienstleister.

Wenn alle Belege vom Unternehmer einem Dienstleister übergeben werden, und dieser Fachmann alle Buchführungsarbeiten erledigt, kann meist eine hohe Qualität in der Buchführung und den Abschlüssen sichergestellt werden. Das geschieht aber zu einem hohen Preis im wahrsten Sinne des Wortes.

Andere Nachteile wiegen noch weit schwerer. Probleme können sich ergeben, wenn Belege lange Zeit außer Haus und nicht im Unternehmen sind. Der Unternehmer erhält die Auswertungen viel zu spät, er kann schnell den Überblick über das kaufmännische Geschehen verlieren. Forderungen und Verbindlichkeiten können außer Kontrolle geraten.

Eine tragfähige Lösung kann darin bestehen, dass die Buchführung in Arbeitsteilung zwischen Mandant und dem Steuerberater durchgeführt wird. Auf einer solchen Basis können in den Unternehmen viele Tätigkeiten zur Buchführung selbst ausgeführt werden und durch den Steuerberater kann die steuerliche Beratung und Fertigstellung der steuerlichen Dokumente vorgenommen werden.

Unternehmer, die eine kaufmännische Ausbildung besitzen, haben gute Möglichkeiten, Teilarbeiten, die bisher dem Steuerberater übertragen wurden, selbst zu übernehmen oder durch Angestellte des Unternehmens durchführen zu lassen. In ihrer Ausbildung hatten sie die Möglichkeit, Grundkenntnisse in vielen Bereichen, wie beispielsweise der Buchführung zu erlernen. Dies ist beispielsweise erkennbar an den Voraussetzungen zur schriftlichen Prüfung der Bürokommunikationskaufleute. Hierbei wird ein beachtlicher Umfang an Wissen abgefragt. Beispielsweise sind das: Bürowirtschaft, Betriebslehre, Wirtschafts- und Sozialkunde.

Das Grundwissen reicht jedoch keinesfalls aus, um mit den vielfältigen Vorkommnissen des Geschäftslebens aus steuerlicher Sicht im Alleingang fertig zu werden. Auf Beratungshilfe muss demzufolge zurückgegriffen werden. Viele Unternehmen wissen dies auch, wenn sie nicht überheblich sind und fälschlicherweise denken, dass sie die Kosten für Beratung sparen können. Der Spruch: „Wir sparen, wo wir können – koste es, was es wolle!“ sollte nicht für bare Münze genommen werden. Fehler aus Unwissen oder Halbwissen können zu Schaden führen bis hin zum Konkurs. Gerade im betriebswirtschaftlichen Bereich sollte man nicht am falschen Ende sparen, um nicht auf Kosten sitzen zu bleiben, die mit Hilfe eines Steuerberaters oder Fachmannes hätten vermieden werden können.

Noch viel schlimmer kann es diejenigen treffen, die sich aus einer technischen Ausbildung heraus selbständig machen wollen. Sie können zwar zumeist mit Zahlen umgehen, Excel Tabellen aufbereiten, Rechnungen schreiben, das Kassenbuch führen; nicht aber können sie ein Buchhaltungsprogramm sachkundig und ohne Fehler bedienen.

All die praktischen Erfahrungen zeigen, dass auf dem Gebiet der Buchführung eine rationelle Arbeitsteilung zwischen Unternehmungen und spezialisierten Dienstleistern zu organisieren ist. Die Steuerberater treten als Anbieter auf einem Markt auf, nur die Leistungsstärksten werden Aufträge erhalten und sich nachhaltig behaupten können.

Bei den Untersuchungen, die das Ziel der Optimierung von Prozessen hatten, sind vielfältige Erscheinungen sichtbar geworden, die sich als Doppelarbeiten, Reibungsverluste, Kritikpunkte und Quelle von Unzufriedenheit und Unsicherheit darstellen. Viele Arbeiten werden ungern erledigt und möglichst hinausgeschoben. Einige Beispiele, die keine Einzelfälle darstellen, werden in loser Reihenfolge nachfolgend aufgeführt:

- Zeitverzug entsteht durch verspätete oder unvollständige Abgabe der Unterlagen.

- Nochmalige Anforderung von bereits erstellten Unterlagen, da Form/Inhalt der ursprünglich gelieferten Daten nicht der Anforderung entsprachen.

- Aufwendige Berichtsformatierung für interne Zwecke oder den Abschlussprüfer, manuelle Abstimmarbeiten und Fehlersuche oder detaillierte Aufbereitung von Daten, wie sie für den Abschluss gar nicht benötigt werden.

- Aufbereitung von Auswertungen und Berichten während der Abschlusserstellung, die für die Erstellung des Abschlusses nicht erforderlich sind.

- Nicht eindeutige oder sich kurzfristig ändernde Bilanzierungs-, Bewertungs- oder Ausweisregeln.