Business Process Outsourcing im Einkauf mittelständischer Unternehmen

Diplomarbeit von Nico Neudmann

Einleitung:

In Zeiten ständig zunehmenden Wettbewerbs müssen sich Unternehmen nicht nur schlanker, sondern vor allem flexibler aufstellen. Wer nicht kontinuierlich seine Kosten den Marktverhältnissen anpassen kann und gleichzeitig stetig seine Qualität verbessert, gerät in Gefahr vom Markt verdrängt zu werden.

Viele Unternehmensstrategien sind bisher rein auf Wachstum mit einem hohen Grad an Wertschöpfung ausgerichtet. Diese Strategie ist solange von Vorteil, sofern der geplante Wachstumsweg eingehalten werden kann. Zu einem Existenz-bedrohlichen Problem werden kann diese Strategie aber bei Marktschwankungen oder bei einer Rezession, wie sie unter anderem die deutsche Wirtschaft in den Jahren 2008 und 2009 erlebte. Eine zu große Fertigungs- und Leistungstiefe kann in vielen Fällen dazu führen, dass Unternehmen nicht flexibel genug auf veränderte Marktentwicklungen reagieren können. Entscheidend ist also, dass die vorhandenen Kapazitäten optimal eingesetzt werden. Ein wesentlicher Hebel dazu ist die optimale Outsourcing-Strategie eines Unternehmens.

Das klassische Outsourcing kann dabei schon als ‘alter Hut’ bezeichnet werden, da sich bereits Mitte der 80er Jahre die ersten großen Projekte vollzogen. Relativ neu ist aber die Idee des Business Process Outsourcing (BPO). Hierbei werden einzelne bisher unternehmensintern betriebene Prozesse auf spezialisierte externe Dienstleister übertragen, welche durch ihre Fähigkeiten und Ressourcen den speziellen Prozess zu geringeren Kosten und in besserer Qualität erzeugen können. Die Abgrenzung zum klassischen Outsourcing erfolgt hierbei dadurch, dass Geschäftsprozesse nicht 1:1 ausgelagert werden, sondern auch standardisiert und optimiert werden.

Gegenstand der vorliegenden Arbeit ist die spezifische Auseinandersetzung mit dem Thema (BPO) und die Erarbeitung eines Leitfadens zur optimalen Umsetzung einer BPO-Maßnahme. Im ersten Teil dieser Arbeit soll der theoretische Rahmen um das Thema (BPO) gezogen werden. Es werden Motive, Chancen, Risiken sowie aktuelle Entwicklungen aufgezeigt und verdeutlicht. Der zweite Teil der Arbeit ist ein Leitfaden für die Realisierung einer Outsourcing-Maßnahme. Er ist strukturiert aufgebaut und enthält alle relevanten Prozessschritte für die richtige Umsetzung einer Outsourcing-Maßnahme. Des Weiteren ist die vorliegende Arbeit thematisch dem Beschaffungsmanagement zugeordnet. Grund für diese Fokussierung auf Einkaufsprozesse ist die Tatsache, dass das Thema in diesem Bereich noch relativ neu ist und in der gängigen Literatur kaum behandelt wird. Darüber hinaus wurde diese Arbeit in Zusammenarbeit mit der Hans Becker GmbH umgesetzt. Die Firma Hans Becker ist eine mittelständisch fokussierte Unternehmensberatung mit der Spezialisierung auf den strategischen Einkauf. Somit bot sich eine thematische Eingrenzung an, da von Praxiswissen und Einkaufs-Know-how profitiert werden konnte. Des Weiteren ist diese Arbeit thematisch auf den Deutschen Wirtschaftsraum und auf Dienstleistungsprozesse eingegrenzt.

Die Entscheidung für oder gegen ein Outsourcing stellt für jedes Unternehmen ein strategisches Entscheidungsproblem mit weitreichenden Konsequenzen dar. Ziel dieser Arbeit soll es demnach sein, Unternehmen und Entscheidern zu helfen, über die Möglichkeiten und Grenzen konkreter (potentieller) BPO-Maßnahmen in ihrem eigenen Fall neu nachzudenken und sich vor allem der Risiken und Gefahren bewusst zu werden. Angesichts der großen Chancen und Potentiale und die durch BPO nachhaltig verbesserte Wettbewerbsfähigkeit und erhöhte Wertschöpfung kommt in Zukunft kein Unternehmen an dem Thema (Outsourcing) vorbei. Nicht zu bestreiten ist aber auch, dass die Umsetzung eines Outsourcings beide Parteien vor große Herausforderungen stellt. Diese Arbeit soll Unternehmen dabei helfen, die richtige Strategie und die richtigen Maßnahmen zur Umsetzung zu finden.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 7, Charakterisierung des mittelständischen Einkaufs:

Im folgenden Kapitel sollen der deutsche Mittelstand und der Funktionsbereich Beschaffung bzw. das Beschaffungsmarketing näher charakterisiert werden.

In Deutschland gehören dem Mittelstand ca. 3,5 Millionen kleine und mittlere Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler an. Der Mittelstand erbringt knapp die Hälfte der Bruttowertschöpfung des Unternehmenssektors und stellt rund 70 Prozent der Arbeitsplätze sowie mehr als 80 Prozent aller Ausbildungsplätze.

Somit stellt der Mittelstand nach wie vor die Mehrzahl aller Arbeitsplätze und ist aus diesem Grund eine der tragenden Säulen unserer Volkswirtschaft.

Definiert werden kann der Mittelstand nach den folgenden Attributen: Rechtliche und wirtschaftliche Selbstständigkeit des Unternehmens (meist konzernunabhängig), 10- 500 Beschäftigte, Existenz eines oder mehrerer Eigentümer/ Unternehmer, für den oder die das Unternehmen wichtige Existenzgrundlage bzw. weitgehend selbstständige und weisungsunabhängige Geschäftsführung, kein Börsenzugang, Umsatz 2 bis 50 Millionen Euro (im Einzelfall bis 100 Millionen Euro, branchenabhängig).

In Anbetracht der hohen Bandbreite der Veränderungen von Märkten und Marktteilnehmern und der allgegenwärtigen Weltwirtschaftskrise stellt sich natürlich die Frage, vor welchen Herausforderungen der Mittelstand steht bzw. wie sich die Ausgangssituation für den Mittelstand darstellt. Eingegrenzt werden können die Herausforderungen in vier Kontextbereiche. Allgegenwärtig ist vor allem die hohe Veränderungsgeschwindigkeit von Produkt- und Marktzyklen. Damit einhergehend gewinnen die weltweiten Beschaffungs-, Produktions- und Absatzmärkte zunehmend an Bedeutung. Eine weitere Herausforderung, vor der viele mittelständische Unternehmen derzeit stehen ist die restriktive Kreditvergabe der Banken und Sparkassen in Verbindung mit verschärften Eigenkapitalvorschriften im Rahmen von Basel II. Des Weiteren nicht zu vergessen ist hier auch die Problematik der Weitergabe von Unternehmen auf die nächste Generation, unabhängig ob innerhalb der Familie oder an Fremde.

Neben den Kontextbereichen, also den äußeren Einflüssen auf ein mittelständisches Unternehmen, gilt es auch die internen Probleme und Innovationsbarrieren zu betrachten.Die größten Innovationsbarrieren sind hier vor allem personalseitig zu suchen. Grundsätzlich besteht in vielen mittelständischen Unternehmen eine sog. Sicherungskultur. Das heißt, Angst vor Veränderungen in Verbindung mit Unsicherheit führt dazu, dass Innovationen auf allen Ebenen zunächst eher als Bedrohung und nicht als Chance gesehen werden. Hinzu kommt der sog. ‘Not-Invented-Here-Effekt’. Hiermit ist der Irrglaube gemeint, dass Innovationen nur im eigenen Hause generiert werden können. Hilfe von außen wird demnach generell als Angriff auf die eigene Kompetenz gesehen und daher oftmals abgelehnt.

Gemäß Sven Rickes und Julian von Hassell erfordern diese Rahmenbedingungen eine Professionalisierung und Systematisierung des Unternehmensbetriebs im Mittelstand. Outsourcing und somit das Thema mit dem sich diese Diplomarbeit beschäftigt, kann ein Ansatz zur optimalen Professionalisierung und Systematisierung eines mittelständischen Unternehmens sein.

Im Folgenden soll auch ein Überblick über Einkaufs- bzw. Beschaffungscharakteristika gegeben werden.

‘Unter Beschaffung im weiteren Sinn versteht man alle Maßnahmen zur Versorgung des Unternehmens mit jenen Produktionsfaktoren, die nicht selbst erstellt werden.’ Bei den zu erreichenden Zielen der Beschaffung wird nach Sach-, Formal-, Sozial- und Umweltzielen unterschieden. Zielsetzung der Sachziele sind die Beschaffung von Gütern oder Dienstleistungen in der richtigen Art und Menge, in der richtigen Qualität, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort. Das Formalziel ist die Beschaffung zu möglichst geringen Kosten. Nach neuerer Sichtweise sind auch Sozialziele (Achtung von Mitarbeiterinteressen) und Umweltziele von Belang.

In der Vergangenheit waren Unternehmen bemüht, ihre Liefermengen auf mehrere/ viele Lieferanten aufzuteilen, um besser gegen Lieferstörungen gerüstet zu sein. Aus dem Selben Grund und mangels Kenntnis bevorzugten die Unternehmen regionale und nationale Lieferantenbeziehungen. In den letzten Jahren sind Unternehmen in vielen Branchen von dieser Strategie abgerückt und tendieren zum sog. Single Sourcing bzw. Global Sourcing. Dies bedeutet, dass nun bevorzugt große Beschaffungsvolumina mit wenigen (im Extremfall nur einen) Lieferanten beschafft werden. Des Weiteren hat sich im Rahmen dieser Entwicklung das Verhältnis zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten hin zu partnerschaftlichen Beziehungen entwickelt. Insbesondere mit den sog. Schlüssellieferanten werden langfristige Vereinbarungen abgeschlossen. Diese Entwicklung geht soweit, dass auch Entwicklungsaufgaben auf die Partnerlieferanten übertragen werden. Weitere Entwicklungen sind in der Nutzung elektronischer Medien zu erkennen. Hier spielt vor allem das sog. E-Procurement eine tragende Rolle. Zusammengefasst kann unter diesem Begriff die ‘elektronische Beschaffung’ verstanden werden. Zunehmend verbreitet sind hier beispielsweise IT- und Web- basierte Ausschreibungen, Kataloge oder Auktionen zu nennen.

Eine Entwicklung ist hier ganz klar zu ersehen. Die klassische Abnehmer-Lieferanten- Beziehung existiert nicht mehr. Das klassische Abnehmer-Lieferanten-Verhältnis wandelt sich in Richtung eines Geflechts von Beziehungen mit einer Mehrzahl von Wertschöpfungspartnern oder anders ausgedrückt dem Supply Chain Management Ansatz. Auf diesen soll in diesem Zusammenhang aber nicht weiter eingegangen werden.