Business Intelligence

Diplomarbeit von Tony Brychcy

Einleitung:

‘Der Erfolgreichste im Leben ist der, der am besten informiert wird’.

Dieser Ausspruch von Benjamin Disraeli (1804-1881, britischer Premierminister und Schriftsteller) hat seit dem 19. Jahrhundert nicht an Bedeutung verloren. Für Unternehmen im heutigen Zeitalter ist es von existenzieller Bedeutung aus Daten Informationen und daraus Wissen zu generieren. Aus Wettbewerbssicht, bei Energieversorgungsunternehmen, muss das Controlling neue zum Teil aber auch umfassendere Aufgaben wahrnehmen. Um dabei eine Wertschöpfung für das Unternehmen zu erreichen, müssen die Informationen auf die sich das Controlling stützt, qualitativ hochwertig sein. Das Controlling hat sich auch in der Energiebranche durch steigenden Wettbewerbsdruck gewandelt. Der Controller in der heutigen Zeit hat nur noch wenig mit dem Klischee eines ‘Erbsenzählers’ gemein.

Er ist Informant für die Geschäftsführung, klärt mit seinen Auswertungen auf und warnt bei Zielabweichungen. Er hat unterstützende Funktionen für Fachabteilungen sowie das Management und ein umfassendes betriebswirtschaftliches Wissen. Fachabteilungen schauen oft nur in eine Richtung, der Controller schaut in alle Richtungen und erkennt Schnittstellen und Konflikte. Deshalb ist ein Controller auch zugleich Koordinator der Probleme und Arbeitsaufgaben aus ganzheitlich unternehmerischer Sicht sieht und bei der Lösungsfindung beteiligt ist. Um diese erweiterte Rolle im Controlling bewältigen zu können werden Controllingsysteme geschaffen, die dem Controller dabei unterstützen, bestehende Handlungsweisen zu automatisieren. Ziel ist die Entlastung der Führungsakteure und damit eine Erhöhung der Effizienz. Des Weiteren können analytische Controllingsysteme durch komplexe IT-unterstützte Methoden Problemlösungsverfahren ergänzen und somit einen ‘Beitrag zur Steigerung der Entscheidungsqualität liefern’ . Business Intelligence ist eine moderne IT-unterstützte Ausprägung eines Controllingsystems, dass wichtige Informationen als Entscheidungsgrundlage liefern kann und bei der Gestaltung von Unternehmensprozessen beteiligt ist.

Es bietet viele Potentiale für das Controlling in Energieversorgungsunternehmen die es auszuschöpfen gilt. Die damit verbundenen Problemfelder müssen im gleichen Zuge beseitigt oder verringert werden, um für das Unternehmen den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

Durch die zunehmende Globalisierung, sich ständig ändernde Rahmenbedingungen in Politik und Wirtschaft, den stetig technischen Wandel sowie durch die Liberalisierung des Energiemarktes, sehen sich Unternehmen aus der Energiebranche, heute einem immer stärkeren Wettbewerb ausgesetzt. Um auf Änderungen im Wettbewerbsumfeld richtig und zeitnah reagieren zu können, müssen passende Maßnahmen ergriffen werden, die diesen ständigen Anpassungsprozess mit gestalten und unterstützen. Es ergibt sich ein Zwang zur frühzeitigen Erkennung von Potentialen um diesen Problemen zu begegnen. Der Datenanalyse und somit der Informationsbeschaffung wird in diesem Zusammenhang eine zentrale Bedeutung attestiert. Das Vertriebscontrolling mit seinen Instrumenten und Management Support Systemen spielt dabei eine wichtige Rolle. Für die Unternehmensleitung bzw. andere Entscheidungsträger müssen entscheidungsrelevante Informationen in hoher Qualität zur Verfügung gestellt werden. Eine frühzeitige Erkennung von Risiken und Chancen bezüglich des Wettbewerbsumfelds oder der Absatzmärkte muss gewährleistet werden. Dazu müssen Daten transparent gemacht werden. Die Praxis zeigt, dass bisher in vielen Subsystemen, beispielsweise mit Excel, ein enormer, teils auch manueller Aufwand betrieben wird, um Unternehmensdaten aufzubereiten. Teilweise sind diese Daten jedoch inkonsistent oder unvollständig. Um den Anforderungen einer vollständigen und konsistenten Datensammlung gerecht zu werden, wurden Verfahren, wie das Business Intelligence geschaffen, um den Prozess der Datenanalyse zu unterstützen und zu verbessern. In den folgenden Ausführungen wird der Begriff Business Intelligence aufgrund der besseren Lesbarkeit mit ‘BI’ abgekürzt.

Um die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz zu erhöhen müssen jedoch einige Hürden im Zusammenhang mit BI beseitigt werden. Dazu gehört auch, dass BI als ein Unternehmensprozess verstanden wird. Es werden grundlegende Optimierungen hinsichtlich betrieblicher Abläufe auch im Zusammenhang mit vorgelagerten Systemen hergestellt. Neben Problemen, die auf technischer Ebene zu lösen sind, werden auch auf organisatorisch-personeller Ebene Probleme erzeugt, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen.

Im Rahmen dieser Diplomarbeit sollen Anwendungsfelder, Potentiale und Probleme von BI, für das operative Vertriebscontrolling, an Beispielen der Energieversorgung aufgezeigt werden. Durch die betriebliche Tätigkeit und aus praktischen Erfahrungen her begründet, wird das operative Vertriebscontrolling bei den Betrachtungen in den Mittelpunkt gestellt, wobei sich die Ausführungen vorwiegend auf Daten der Kosten- und Leistungsrechnung beziehen.

Die Praxisrelevanz wird mit Erläuterungen anhand der BI-Bausteine des Marktführers der SAP-AG hergestellt. Dazu gehört der SAP Netweaver 2004s - Business Intelligence SAP BI 7.0.

Die Arbeit baut sich so auf, dass zuerst begriffliche Grundlagen erläutert werden, die Voraussetzungen für die weitere Bearbeitung des Themas sind.

Dabei soll zunächst ein Verständnis für BI entwickelt, der Begriff definiert und für die Bearbeitung des Diplomthemas abgegrenzt werden. Des Weiteren werden grundsätzliche Anforderungen der Unternehmen an BI-Systeme sowie die zentralen Einsatzbereiche beschrieben.

In einem zweiten Schritt soll das Grundverständnis und Zusammenspiel Unternehmenssteuerung und Vertriebscontrolling erläutert werden. Im Anschluss erfolgt eine Abgrenzung zwischen strategischen und operativen Vertriebscontrolling. Da sich die Arbeit auf den Einsatz von BI im operativen Vertriebscontrolling aufbaut, werden Steuerungsgrößen und Betrachtungsdimensionen dargestellt, bevor auf ausgewählte operative Instrumente eingegangen wird.

Der Hauptteil befasst sich mit Potentialen, die durch den Einsatz von BI durch die verschiedenen Controllinginstrumente generiert werden. Dabei wird im speziellen auf das Reporting, die DB-Rechnung und den operativen Planungsprozess eingegangen. Anhand exemplarischer Einsatzszenarien erfolgen praxisbezogene Erläuterungen. Im Anschluss wird eine Potentialbewertung anhand des vorangegangenen Kapitels und im speziellen anhand der exemplarischen Einsatzszenarien durchgeführt.

Schließlich werden Problemfelder und Lösungsansätze für die betriebliche Praxis unter organisatorisch-konzeptionellen und personell-methodischen Gesichtspunkten betrachtet, bevor ein Fazit die Arbeit beendet.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 3.1, Reporting mit Business Intelligence:

3.1.1, Allgemeines:

Berichte werden vom Top-Management bis hin zur Fachkraft genutzt, um Einsicht in betriebliche Sachverhalte zu erhalten. Dem Reporting bzw. Berichtswesen ‘wird eine Informationsversorgungsfunktion’ beigemessen.

Reporting aus dem Englischen übersetzt, bedeutet Berichterstattung. Deshalb wird im Folgenden der Begriff Berichtswesen und Reporting synonym verwendet. Im operativen Vertriebscontrolling sind periodisch wiederkehrende Berichte notwendig, um das Tagesgeschäft zu beurteilen und zu steuern. Diese Berichte werden durch das Standardberichtswesen bereitgestellt. Das Reporting, dass sich auf Sonderauswertungen bezieht, die kurzfristig durchgeführt werden, wird als Ad Hoc bezeichnet. Ein Reporting mit BI abzubilden, bietet den Vorteil, dass sich der Vertriebscontroller sozusagen seinen Standard auch selbst erstellen und für seine Bedürfnisse anpassen kann.

Wie bereits im Pkt. 3.2 erklärt, erlaubt es OLAP, durch seine intuitiven benutzerfreundlichen Werkzeuge, Berichte zu erstellen.

Im Gegensatz dazu sind die Standardberichte der operativen Systeme in der Regel vom Anbieter definiert und so zur Verfügung gestellt, dass sie durch eine breite Masse von Kunden genutzt werden können. Eine Kundenindividuelle Anpassung ist dementsprechend nur selten möglich.

3.1.2, Standardberichtswesen:

Das Standardberichtswesen nimmt innerhalb des Vertriebscontrollings eine wichtige Rolle ein. Standardberichte sind vordefinierte Abfragen zu betrieblichen Sachverhalten, die nur begrenzt benutzerspezifisch geändert werden können. Ein Vorteil von Standardberichten liegt in der Einheitlichkeit. Folglich wird ein hoher Bekanntheitsgrad und somit einfaches Handling im Unternehmen oder in einzelnen Fachabteilungen erreicht. Standardberichte werden häufig für Plan-Ist-Vergleiche in verschiedensten Ausprägungen u.a. in der Kosten- und Leistungsrechnung verwendet. Aufgrund der Themenabgrenzung hin zum Vertriebscontrolling, dass vornehmlich auf Zahlen der Kosten- und Leistungsrechnung zurückgreift, wird in den folgenden Ausführungen das Finanzwesen außen vor gelassen. Für die Kosten- und Leistungsrechnung typisch sind Gesamt-, Kostenstellen- oder Auftragsberichte als Abweichungsreport für die Gegenüberstellung mit dem Budget, Hochrechnungen oder zukünftigen Planungsperioden.

Um Standardberichte einem bestimmten Adressaten zugänglich zu machen, bedarf es jedoch einiger Vorarbeiten. Mit Einführung einer BI-Lösung kann das Vertriebscontrolling seine Anforderungen an das Standardberichtswesen definieren. Eine Umsetzung erfolgt i.d.R. durch den IT-Dienstleister, sofern keine eigene IT-Abteilung vorhanden oder dazu fähig ist.

Diese Möglichkeit eigene Anforderungen an das Standardberichtswesen innerhalb BI zu definieren, ist als klarer Vorteil gegenüber dem Standardberichtswesen der operativen Systeme zu sehen. Das Standardberichtswesen der operativen Systeme wird von den Anbietern für eine breite Masse an Unternehmen und Branchen konzipiert, was im Konflikt zur Individualisierung und Flexibilität eines Berichtswesens steht.

Wie bereits im Kapitel Architekturbausteine erläutert, werden Daten aus dem operativen System, also dem eigentlichen Buchhaltungssystem in das Data Warehouse übergeben (extrahiert). Dabei handelt es sich um dispositive Daten, beispielsweise aus der Kreditoren-, Debitoren-, Anlagen- oder Finanzbuchhaltung. Diese Geschäftsdaten enthalten quantitative Messgrößen (Kennzahlen), z.B. Umsatz oder Kosten und Dimensionen, die betriebswirtschaftliche Bezugsgrößen darstellen. Aus der Kontierungslogik eines Unternehmens Geschäftsvorfälle für Erlöse und Aufwendungen, nach Kostenarten dem Verursacher und somit einem Kontierungsobjekt (Kostenstellen, Projekte, Aufträge und/oder Profitcenter) zuzuordnen, ergibt sich diese Darstellung nach verschiedensten Dimensionen.

Im Data Warehouse ist somit die Auswertung von Geschäftsvorfällen nach Dimensionen möglich. Die Basis für die Erstellung von Standardberichten aus dem Datenbestand des Data Warehouse ist abhängig von den Daten der operativen Systeme und Häufigkeit der Extraktion.

Um die Anzahl der Standardberichte so gering wie möglich zu halten, werden Zusatzspalten in denen Abweichungsanalysen eingefügt. Je nach Anforderung z.B. für das aktuelle Budget oder Hochrechnungen. In der Praxis hat sich gezeigt, dass Berichtsysteme an Aussagekraft gewinnen, wenn aktuelle Istdaten mit Plan- oder Hochrechnungswerten verglichen werden. Somit kann das Standardberichtswesen genutzt werden, um Budgetkontrollen oder Vergleiche vorzunehmen oder um Auslastungen bzw. Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen und Gegensteuerungsmaßnahmen einzuleiten.

Gesamtberichte spiegeln faktisch die GuV wieder. Über einen Bericht ist es dem Controller möglich, die GuV auf Ebene der Gesamtunternehmung auszuwerten und zu analysieren.

Für Anwender in den Fachbereichen wird durch Berechtigungsprüfungen lediglich die Erfolgsrechnung seines Verantwortungsbereiches angezeigt. Gesamtberichte werden aus dem Kontierungsobjekt Profitcenter generiert. Deshalb wird synonym der Begriff Profitcenterbericht verwendet. Profitcenter aggregieren andere Kontierungsobjekte z.B. Kostenstellen und Aufträge. Über die Stammdaten erfolgt die Zuordnung z.B. einer Kostenstelle zu einem Profitcenter für die Aufwandsseite oder eines Auftrages zu einem Profitcenter für die Erlösseite. Der Saldo von Erlösen und Aufwendungen, die über Kostenarten erfasst werden, stellt den Erfolg in einer Abrechnungsperiode dar. Im Zusammenhang mit der Erkennung der Aufwandsentstehung und Erlösbildung können Gesamtberichte somit wichtige Erkenntnisse liefern.

Die über BI erstellten Kostenstellenberichte geben dem Vertriebscontrolling verursachungsgerecht den Verbrauch von Kosten und kostenmindernden Erlösen wieder und können als Kontroll-, Dokumentationsmedium oder zur Entscheidungsunterstützung genutzt werden. Für die Energieversorgung kann nicht verallgemeinert werden auf welchen Kontierungsobjekten Kosten und Erlöse gebucht werden. In der Praxis hat sich allerdings eine Erfassung von Overhead- bzw. Verwaltungskosten auf Kostenstellen bewährt sowie eine Verbuchung von Beschaffungs-, und Servicekosten sowie Umsatzerlösen und kostenmindernden Erträgen auf Aufträgen bzw. Projekten. Vor dem Hintergrund, dass Kostenstellen i.d.R. zur Darstellung von Organisationseinheiten genutzt werden, wurden im Gegenzug zur sachlichen Darstellung von Energiewirtschaftlichen Geschäftsvorfällen Aufträge oder Projekte angelegt.