Bildungscontrolling: Eine Darstellung an ausgewählten Kennzahlen und Praxisbeispielen

Bachelorarbeit von Lisa Fritz

Einleitung:

Das Thema Bildungscontrolling gewinnt immer mehr an Bedeutung, da Bildung von Arbeitnehmern bei vielen Unternehmungen als Schlüsselqualifikation angesehen wird. Gerade auch in Zeiten von schwacher wirtschaftlicher Konjunktur und starken Veränderungsprozessen in Gesellschaft und Wirtschaft kann die Anwendung von Bildungscontrolling dazu beitragen, sich durch diese Schlüsselqualifikation von anderen Wettbewerbern abzusetzen. Der Unternehmenserfolg kann durch wirksame und wirtschaftlich sinnvolle Weiterbildung gesteigert werden. Durch die Einbeziehung des Controllings u.a. mit der Messung des Nutzens von Bildung können die Bildungskosten und der Bildungsnutzen transparent gemacht, optimal geplant, analysiert und gesteuert werden.

In der vorliegenden Arbeit soll die Betrachtungsweise von Bildungscontrolling aufgezeigt und unter verschiedenen Aspekten beleuchtet werden. Zuerst erfolgen die Erklärung der begrifflichen Grundlagen sowie die Beschreibung des Aufbaus und der Anwendung des Bildungscontrollings. Im Gliederungspunkt Messbarkeit des Bildungserfolgs werden verschiedene Methoden und Instrumente zur Messung der Bildung dargestellt. Es wird auch ausführlich auf das Modell von Kirkpatrick eingegangen, der durch vier Evaluationsstufen die relevanten Aspekte der betrieblichen Bildung abdeckt und so die moderne Theorie und Praxis des betrieblichen Bildungscontrollings aufzeigt. Anhand ausgewählter Kennzahlen aus dem Bereich der Weiterbildung soll analysiert werden, welche Ausprägungen in der Praxis vorzufinden sind und wie die theoretischen Erkenntnisse umgesetzt werden können. Abgerundet wird dies in Kapitel sieben durch Beschreibung zweier Anwendungsbeispiele.

Die Aus- und Weiterbildung des Personals ist für viele Unternehmen mit beträchtlichen Kosten verbunden und bindet Ressourcen. Daraus ergibt sich eine Vielzahl von Fragen, die sich beispielsweise auf den Erfolg der Investitionen in das Bildungsmanagement, den konkreten Nutzen von Seminaren und Schulungsmaßnahmen sowie sich auf den Return on Investment von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen beziehen. Diese sollen durch diese Arbeit (im weiteren Verlauf) geklärt werden. Zielsetzung der Arbeit ist es, das noch zum Teil unbekannte, komplexe Themenfeld ausführlich darzustellen und einen Überblick über das Bildungscontrolling zu geben. Das Bildungscontrolling genießt heute eine weitreichende Anerkennung, kommt jedoch vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen nur selten zur Anwendung.

Zuerst werden einige begriffliche Grundlagen erläutert. Es wird auf die Herkunft und Definition des Bildungscontrollings eingegangen, sowie auf den Umfang der Kosten und Trends der Betrieblichen Weiterbildung. Nachfolgend werden noch die Ziele des Bildungscontrollings dargestellt.

Grundlegend stammt der Begriff Bildungscontrolling aus dem Personalbereich. Aus der unten stehenden Abbildung kann entnommen werden, dass das Bildungscontrolling ein Teil der Personalentwicklung darstellt, welches dem Personalcontrolling untergeordnet ist.

Die Personalentwicklung ist als personalwirtschaftliche Funktion ein wichtiger Bestandteil des Personalbereichs. Es umfasst die Aus-, Fort-, und Weiterbildung und allgemein die Mitarbeiterförderung die ebenso im Bildungscontrolling eine wichtige Rolle spielt. Generell werden Maßnahmen zur Förderung und Entwicklung aller Mitarbeiter eines Unternehmens darunter verstanden, die dazu beitragen den Unternehmenserfolg zu gewährleisten.

Das Bildungscontrolling entstand aus dem allgemeinen Controlling, welches in der Unternehmenspraxis entstanden ist. Nach Horvath lassen sich ‘die Controllingaufgaben als eine Funktion erkennen, die durch die Koordination von Planung, Kontrolle sowie Informationsversorgung die Führungsfähigkeit von Organisationen zu verbessern hilft.’ Nun soll das Controlling gemeinsam mit Blick auf das Bildungscontrolling betrachtet werden. Das Controlling betrachtet die Koordination von Planung, Steuerung, Kontrolle und Informationsversorgung unter betriebswirtschaftlichen Aspekten. Da diese aufgeführten Elemente ebenso eine wichtige Rolle bei Bildungsprozessen spielt, wurde versucht den Controllingbegriff auf die Bildungsprozesse zu übertragen. Dies gelingt oft durch Anwendung von Kennzahlen, wie es z.B. ein Soll-Ist-Vergleich ermöglicht. Allerdings sollte die rein quantitative und betriebswirtschaftliche Betrachtung des Bildungscontrollings durch die pädagogische Feinsteuerung ergänzt werden.

Textprobe:

Kapitel 4., Anwendung des Bildungscontrollings:

Oft steht Kostencontrolling im Personal- und Bildungsbereich an erster Stelle. Durch Kennzahlen werden die aufgewendeten Bildungskosten ausgewertet. Durch diese eher ökonomische Ausrichtung wurde die pädagogische Orientierung eher vernachlässigt. So wurde nicht weiter darauf geachtet, ob eine Bildungsinvestition überhaupt zu einer Qualifikationssteigerung der Mitarbeiter oder zu einer Verhaltensänderung geführt hat. Das größte Problem stellt hierbei oft die Transferpraxis dar, da es den meisten Unternehmen nicht gelingt die Trainingsinhalte in den beruflichen Alltag umzusetzen.

Betrachtet man die Wertschöpfungskette der Weiterbildung, so stellt sich das Bildungscontrolling als Prozess dar. Die Unterscheidung in quantitatives und qualitatives Bildungscontrolling ist zur Planung und Kontrolle sehr sinnvoll. Unter dem quantitativen Bildungscontrolling versteht man die ökonomischen Gesichtspunkte. Diese stellen die Sachverhalte, die zahlenmäßig erfassbar sind dar, wie z.B die Betrachtung der Kosten und Nutzen. Im Gegensatz dazu betrachtet das qualitative Bildungscontrolling die nicht objektiv messbaren Zielgrößen. Darunter versteht man die pädagogischen Punkte, die sich auf die Ziele und Inhalte der Bildungs- und Entwicklungsarbeit beziehen.

Lang definiert daraus drei aufeinander aufbauende Funktionen eines Controlling Konzeptes:

Informationsfunktion, Verantwortungsfunktion, Steuerungsfunktion.

Unter der Informationsfunktion ist die Auswertung zu verstehen, in welchem Maße die Bildungs- und Entwicklungsziele erreicht werden und inwieweit diese auf die Bildungs- und Entwicklungsmaßnahmen zurückzuführen sind. Bei der Verantwortungsfunktion wird die Verwendung der finanziellen Mittel mithilfe der Kosten-Nutzen-Analyse dargelegt. Mit der Steuerungsfunktion werden die betrieblichen Bildungs- und Entwicklungsprozesse gesteuert. Die Funktionen und Aufgaben von allen Bildungsbeteiligten können entsprechend untergliedert werden in die Planungsphase, Durchführungsphase und Transferphase.

4.1, Planungsphase:

In dieser Phase sollte das Management bzw. die Führungskraft zusammen mit dem Mitarbeiter Vorbereitungsarbeiten vor der Absolvierung einer Bildungsmaßnahme durchführen. Diese Vorbereitungsarbeiten sollten unbedingt im Einklang mit der Unternehmensstrategie erarbeitet werden. Welche Bildungsinhalte zielorientiert vermittelt werden sollen, welche Mittel zur Verfügung stehen, ob es Alternativen gibt, wann und wo die Bildungsmaßnahme stattfindet und welcher Dozent zur Verfügung steht, sollte vorab geklärt werden. Die Einbeziehung der individuellen Entwicklungsbedürfnisse des Mitarbeiters hat einen Einfluss auf die Wirksamkeit dieser Prozessphase. Zum einen ist die Gestaltung der Personalentwicklungsplanung aus Gründen der Motivation sinnvoll, aber zum anderen ist es auch aus Gründen der Mitarbeiterintegration unerlässlich.

4.2, Durchführungsphase:

In der Durchführungsphase werden die Aufgabenstellungen und Themenbereiche, welche von dem Veranstalter effizient und wirksam zu organisieren sind, behandelt. Hier sollte ein optimaler Lerntransfer erzielt werden, um die Bildungsmaßnahme sicherzustellen. Es ist sinnvoll auch während der Durchführung regelmäßig festzustellen, ob die jeweilige Bildungsmaßnahme wie geplant stattfindet oder ob gewisse Anpassungen notwendig sind, um die festgelegten Ziele zu erreichen. Optimal wäre es, die Bildungsmaßnahme unter humanen und ökonomischen Aspekten hinsichtlich der Fokussierung des Gesamterfolgs der Maßnahme zu analysieren und zu steuern.

4.3, Transferphase:

In der letzten Phase sollte das Erlernte in den Arbeitsalltag integriert und angewendet werden. Die transferorientierte Bildungsarbeit wendet sich vor allem der Transferförderung zu. Als wesentliche Funktion erweist sich das ‘Transfermanagement’, welches sich aus der Nachbereitung und Transfersicherung durch Folgeaktivitäten sowie der Verknüpfung mit der wirklichen Arbeitssituation zusammensetzt. ‘Neben quantitativen, kostenorientieren Controlling-Methoden sollen hier auch qualitative Aspekte, wie z.B. der subjektiv wahrgenommene Nutzen von Maßnahmen, beachtet werden.’ Nach der Bildungsmaßnahme beginnt der ‘Umsetzungsprozess, und damit die zweite wichtige Lernphase, nämlich die Anwendung des neuen Wissens in den Arbeitsalltag.’ Abschließend kann zusammengefasst werden, dass die Einteilung in diese drei Phasen zu einem effizienteren Bildungscontrolling führt. Hauptgrund hierfür ist, dass Bildungscontrolling weitaus mehr umfasst, als nur die Transferphase, unter der lediglich die Transferkontrolle und Bewertung des Transfererfolges fallen.