Die Bewertung des Investitionsnutzens der Videokonferenztechnik, dargestellt am Beispiel der MVC Teleconferencing GmbH

Diplomarbeit von Dominik Ziegenhagen

Einleitung:

In den letzten 10 Jahren sind die Begriffe Dezentralisierung und Globalisierung zu Schlüsselwörtern einer modernen und fortschrittlichen Arbeitswelt geworden. Die räumliche Trennung von Unternehmenszentrale und Filialen, die Errichtung von Produktionsstätten im Ausland, die Ausgliederung von Unternehmensteilen, sowie die enge Zusammenarbeit mit ausländischen Geschäftspartnern, kennzeichnen diesen Wandel von Unternehmensstrategie und -struktur. Daher ist die internationale Ausrichtung der Geschäftsaktivitäten ein zentraler Baustein der Firmenstrategie.

Die Erschließung neuer Wachstumsmärkte in China und der Beitritt von zehn neuen Mitgliedsstaaten in die Europäische Union im Rahmen der EU-Osterweiterung sind nur zwei Beispiele für den globalen politischen und wirtschaftlichen Wandel. Unternehmen mit internationaler Aufstellung am Markt können sich diesen aktuellen Entwicklungen nicht verschließen, da die Chance für substanzielles Wachstum und wirtschaftlichen Erfolg stets von der Bereitschaft zu Veränderung abhängt. Dabei bilden der Zugang zu Informationen und die Möglichkeit der unternehmensweiten Kommunikation, Kooperation und Kollaboration die Grundlage der wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit vieler Unternehmen.

Um diese vorhandenen Potentiale ausschöpfen zu können, gilt es die Informations- und Kommunikationsprozesse zu optimieren, um sowohl die Reaktionsfähigkeit, als auch die Innovationskraft eines Unternehmens an den Märkten nachhaltig zu verbessern. Die erfolgreiche Implementierung und Nutzung moderner Telekommunikationstechnologien wird dabei zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Unternehmenskommunikation.

Um die räumlichen und zeitlichen Barrieren, die sich im Zuge der einsetzenden Internationalisierung der Wirtschaft entwickelten, zu überwinden, musste eine Alternative zu herkömmlichen Geschäftsreisen gefunden werden. Dabei avancierte die Möglichkeit der gleichzeitigen Übertragung von Sprache, Daten und Video in Echtzeit und ohne Qualitätsverlust zum Antrieb für die Entwicklung der heutigen Videokonferenztechnik.

Der Einsatz von VK als schnelle, flexible und kostengünstige Alternative zu teuren und zeitintensiven Dienstreisen, ermöglicht die tägliche Zusammenkunft von nationalen sowie internationalen Geschäftspartnern und Kunden mit Mitarbeitern des eigenen Unternehmens.

Problemstellung:

Diese Arbeit ist für alle Entscheider und Projektverantwortlichen in MNC gedacht, die sich dem Einsatz von Videokonferenzen bisher weitgehend verschlossen haben. Sie erhalten mit dem erstellten BC eine Vorlage zur ganzheitlichen Bewertung von Investitionsvorhaben im Bereich der Videokonferenztechnik.

Die wichtigsten Ziele dieser Arbeit sind:

- Darlegung der erzielbaren Vorteile durch den Einsatz von Videokonferenzen.

- Identifizierung von Nutzungspotentialen für Videokonferenztechnik in multinationalen Großunternehmen.

- Bereitstellung einer Projektvorlage in Form eines Business Case für die Initiierung eines Test-Projektes im eigenen Unternehmen.

- Berücksichtigung aller relevanter Informationen und Einflussfaktoren, die für Investitionsentscheidungen in Videokonferenztechnik für international operierende Großunternehmen von Bedeutung sind.

Die Kernfragen der Arbeit lauten: Welchen Investitionsnutzen bietet der Einsatz von Videokonferenztechnik und welche Risiken und Nutzenaspekte sind für die Investitionsbeurteilung und Investitionsentscheidung zu berücksichtigen?

In der Grundlegung werden zunächst die MVC Teleconferencing GmbH und die MVC AG präsentiert. Es folgt ein erster Einstieg in die allgemeine Thematik von Investitionsentscheidungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik, der mit einer fokussierteren Betrachtung von Investitionen in Videokonferenztechnik abschließt.

Anschließend wird ein technischer Einblick über die Funktion und den Aufbau von Videokonferenzen gegeben, um den Leser mit der Wirkungsweise und den allgemeinen Einsatzgebieten dieser Technologie vertraut zu machen. Ein Überblick über die in der Praxis verwendeten Kommunikationsinstrumente zur Vermarktung von VK bildet das zentrale Element der MVC Vermarktungsstrategie.

Im nächsten Abschnitt werden allgemeine Parameter ermittelt, die für die erfolgreiche Nutzung von VK erforderlich sind. Die international operierenden Großunternehmen, als Nutzergruppe mit dem größten Potential für die Einführung von Videokonferenzen, werden dann anhand zahlreicher typischer Merkmale für den Einsatz von Videokonferenztechnik qualifiziert.

Anschließend wird ein BC als Kernstück der Arbeit für die Bewertung des Investitionsnutzens der Videokonferenztechnik erstellt. Dieser umfasst in der Projektinitiierung zunächst alle projektspezifischen, formalen und technischen Vorraussetzungen für das Vorhaben, eine Alternativensuche und zu berücksichtigende Projektabhängigkeiten. Nach der Erstellung von betriebswirtschaftlichen Wirkungsprognosen werden die Ergebnisse einer Risikobewertung unterzogen. Die Ergebnisse dienen dann als Vorlage für die im BC folgende Projektentscheidung.

Nach einer positiven Bewertung des Investitionsvorhabens wird das Projekt mit den in der Praxis Anwendung findenden Schritten realisiert. Nachdem das Investitionsvorhaben vollständig in das Unternehmen implementiert wurde, folgt die Betriebsphase. Nach Ablauf der festgelegten Dauer der Testphase werden die tatsächlich eingetretenen Ergebnisse mit den im BC verankerten Zielvorgaben verglichen und Abweichungen festgehalten.

Ein ausführliches Management Summary bildet den Abschluss der Arbeit.

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