Bewerbermanagement

Diplomarbeit von Florian Graue

Einleitung:

Einen qualifizierten Mitarbeiter zu rekrutieren ist für Unternehmen oft mühsam und kostspielig. Hoch qualifizierte Arbeitskräfte werden von mehreren Unternehmen gleichzeitig umworben. Ein qualitativ hochwertiges und effizientes Bewerbermanagement wird für Unternehmen auch unter diesem Gesichtspunkt immer wichtiger. Es kann dazu beitragen, den passenden Mitarbeiter für das eigene Unternehmen zu gewinnen, bevor ihn ein anderes Unternehmen für sich gewinnt. Hat ein Unternehmen sehr lange Prozesszeiten im Rekrutierungsprozess, so hat es die hoch qualifizierten Bewerber oft schon an ein anderes Unternehmen verloren. Ist ein Bewerber mit der Qualität des Bewerbermanagements unzufrieden, überlegt er sich höchst wahrscheinlich, ob er bei dem Unternehmen tatsächlich arbeiten möchte. Die Unternehmen sollten daher großen Wert auf hohe Qualität und Effizienz im Bewerbermanagement legen. Doch die Realität sieht scheinbar anders aus. Immer wieder hört man von Bewerbern, dass sie mit dem Bewerbermanagement von Unternehmen unzufrieden sind, teilweise sogar gar keine Reaktion auf eine Bewerbung erhalten. Solch ein Fehlverhalten von Unternehmen spricht sich nicht nur unter Bewerbern herum. Das Unternehmensimage kann durch ein schlechtes Bewerbermanagement negativ angegriffen werden.

Das Hauptziel dieser Arbeit ist es die Qualität und Effizienz des Bewerbermanagements empirisch zu untersuchen. Sind Bewerber, die von negativem Bewerbermanagement berichten, nur Einzelfälle oder stellen sie gar nur die Spitze des Eisberges dar? Sind womöglich sehr viele Bewerber mit dem Bewerbermanagement der Unternehmen unzufrieden? Auf dem Gebiet des Human Resource Management gibt es Studien, die sich jedoch nur am Rande mit diesem Thema beschäftigen. Es scheint keine Studie zu existieren, die ausschließlich und ausführlich das Thema Bewerbermanagement aufgreift. Keine Studie, in der auch Aspekte des Bewerbermanagements beleuchtet werden, gibt bisher ausführlich die Meinung der Bewerber wieder. Daher soll anhand dieser Arbeit die Bewerbersicht empirisch untersucht werden. Durch eine Online-Befragung wird im Laufe dieser Arbeit ergründet, wie Bewerber die Qualität und Effizienz des Bewerbermanagements der Unternehmen empfinden. Aus den Ergebnissen soll abgeleitet werden, ob es für Unternehmen im Bereich des Bewerbermanagements Verbesserungsbedarf gibt.

Die Wichtigkeit und Brisanz dieses Themas wurde durch eine hohe Umfragebeteiligung von über 1000 ausgefüllten Fragebögen sowie durch viele persönliche Meinungsäußerungen von Bewerbern auf die Befragung bestätigt.

Die empirische Untersuchung bezieht sich besonders auf Bewerber, die sich in Deutschland beworben haben. Bereits bei der Bestimmung der Zielgruppe wurde darauf Wert gelegt, dass ausschließlich Bewerber mit Studienabschluss oder Bewerber die sich im Studium befinden, für die Befragung berücksichtigt wurden. Andernfalls würden sich Ergebnisse zu sehr vermischen, da der Bewerbungsprozess eines gering qualifizierten Arbeitnehmers oft sehr vom Bewerberbungsprozess eines höher qualifizierten Bewerbers abweicht. Wie bereits kurz angeschnitten sind es vermutlich die hoch qualifizierten Bewerber, die ein Unternehmen durch schlechtes Bewerbermanagement verliert. Weiterhin sollte anhand der empirischen Untersuchung hauptsächlich das Bewerbermanagement von Unternehmen untersucht werden, bei denen Bewerber sich direkt (und nicht über einen externen Personaldienstleister) beworben haben. Die Ergebnisse der Untersuchung stellen einen guten Querschnitt durch die Bewerberlandschaft mit Schwerpunkt auf Bewerber mit wirtschaftswissenschaftlichem Hintergrund dar.

Bevor die empirische Studie beschrieben wird, wird in Kapitel 2 das Bewerbermanagement theoretisch behandelt. Dies beinhaltet die Begriffsklärung des Bewerbermanagements sowie die Beschreibung des Bewerbungsprozesses und der unterschiedlichen Bewerbungsformen. Nach der Erläuterung der Bedeutung von qualitativ hochwertigem und effizientem Bewerbermanagement werden in der Theorie dargestellte Hauptfehlerquellen im Bewerbermanagement aufgezeigt. Der Theorieteil schließt mit der Darstellung von neueren Entwicklungen im Bewerbermanagement ab. In Kapitel 3 wird dann die empirische Studie eingeleitet. Zunächst werden hypothetische Behauptungen hergeleitet, aus denen anschließend die Fragen für die Erhebung formuliert werden. Danach wird in Kapitel 3 die Datenerhebung- und Auswertung beschrieben. Kapitel 4 dient der ausführlichen Ergebnisdarstellung sowie der Formulierung der daraus abgeleiteten Verbesserungspotentiale und Handlungsempfehlungen für Unternehmen.

Abstract:

Companies should set a high value on qualitative and efficient applicant management. This is so important, because it is difficult and expensive to recruit qualified employees. If companies do not run a high qualitative and efficient applicant management they can lose potential employees to their competitors. Also the whole company image can suffer from a bad applicant management.

The core of this (diploma) thesis is an empirical study about the quality and efficiency of applicant management. This study examines the applicant view.

After an introduction in chapter 1, chapter 2 gives a theoretical background about applicant management. It contains a definition of applicant management and an explanation of the application process. It also includes a description of the different application forms. After an explanation of the importance of high qualitative and efficient applicant management, the main sources of errors are described. Chapter 2 secludes with a inspection of developments in applicant management: Applicant Management Systems, Transparent Applicant Management and Applicant Relationship Management.

Chapter 3 preludes the empirical study. Hypothetical allegations are affiliated. After that, the questions for the study are formulated. Chapter 3 also describes the data ascertainment and the data analysis.

In chapter 4 the results of the empirical study are presented. Furthermore improvements and recommendations for companies are given. This chapter also summarizes results of other studies about applicant management which examine the company view.

The aim of the empirical study was to analyse how applicants estimate the quality and efficiency of applicant management. Secondary, it tries to find out if there are companies who run a very positive or negative applicant management. The empirical study was carried out with an online-questionnaire in February 2005. This questionnaire was send to 7314 applicants who were registered in a database of access AG, a German recruiting company. 1164 people filled in the questionnaire, what means a rate of return of 15,9 %.

The results of the empirical study show that about one fourth of the applicants are not satisfied with the applicant management of companies. The companies should be aware of the fact that about one fourth of all applicants have abandoned the application process because of negative experiences in the applicant management. One fourth even rejected a job offer because of this reason.

A very negative result was that more than one third of all applicants were not informed about the course of the application process by the companies. One fourth were only informed after their own request. Another very negative outcome of the study is that about two third of applicants have already experienced to receive no response on an application.

There is also a very positive and surprising outcome. On average, the time of reaction on an application by the companies is better than the expected time of reaction by the applicants.

Finally, the study has shown that there is apparently no company which runs either solely a very positive or solely a very negative applicant management.

To mention only some recommendations resulting from the empirical study, companies could improve their information policy concerning the course of the application process. The companies should already inform applicants about the application process in the vacancy or in the confirmation of receipt. The applicants also stated that they very often even did not even receive any response on their application. To improve this misconduct the companies should inform the applicants within one week about the receipt of the application (as the applicants expect).

In general, an applicant management system can support the applicant management of the companies and improve it in many aspects.

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