Besonderheiten der Beschaffungsplanung in Krankenhäusern

Die Desinfektionsmittel werden in dieser Arbeit jedoch dem Wirtschaftsbedarf zugeschrieben.146 Der Anteil der Sachkosten an den Gesamtkosten der Krankenhäuser liegt bei ca. 33%. Damit ist dieser Anteil zwar deutlich geringer als der der Personalkosten aber Einsparpotenziale sind schneller und ohne die üblichen Anpassungsschwierigkeiten im Personalbereich nutzbar. Bei Gesamtkosten der Krankenhäuser von 54,4 Mrd. € fallen auf die Sachkosten immer noch 18,1 Mrd. €. Dementsprechend ist die Bedeutung der Beschaffung des Sachbedarfs sehr hoch. Besonders die des medizinischen Bedarfs, da dieser mit einem Anteil von ca. 49% des Sachbedarfs am größten ist.147 Eine Umfrage aus dem Jahr 2003 („Krankenhaus-Barometer“) des Deutschen Krankenhausinstituts (DKI)148 hat ergeben, dass bei der Beschaffung des medizinischen Bedarfs, der zu ca. 74 % zentral organisiert ist, für zwei Drittel der Befragten Krankenhäuser die Erzielung des besten Preises und die Optimierung der gesamten Beschaffungskette einen hohen Stellenwert besitzen. Dabei haben diese Strategien bei großen Krankenhäusern eine übergeordnete Bedeutung, während kleinere Krankenhäuser keine Strategie favorisieren. Nach der Standardisierung des Produktportfolios und einer Bündelung der Nachfrage sollte die Lieferantenzahl beschränkt werden.149 Gerade beim medizinischen Bedarf ist die durchschnittliche Anzahl der Lieferanten mit 144 sehr hoch. Je größer das Krankenhaus desto höher auch die Komplexität (durch die ansteigende Anzahl der Lieferanten) der Beschaffung des medizinischen Bedarfs.150 Die Auswahl der Lieferanten beherrschen laut Umfrage die Faktoren Produktqualität, Lieferzuverlässigkeit und Preis. Dies gilt für Krankenhäuser jeder Größe. Eine untergeordnete Rolle spielen Kriterien wie Produkttiefe und -breite sowie eine elektronische Bestellabwicklung. Das ist insofern erwähnenswert, da dies Kriterien sind, die zur Steigerung der Effizienz des Beschaffungsprozesses führen könnten.151 [...]

eine Kostenreduktion, sondern auch um Qualitätsverbesserungen140 der Produkte geht, ist es notwendig, dass Krankenhäuser zweckdienliche Kennzahlen ermitteln. Ein geeignetes Instrument dazu ist die Balanced Scorecard, die über ein einfaches Kennzahlensystem hinausgeht und als Managementinstrument genutzt werden kann.141 Diese Auffassung wird durch eine US-amerikanische Studie bekräftigt, nach der bei Krankenhäusern, die das Instrument der BSC einsetzten, neben einer Kostensenkung auch eine deutliche Qualitätsverbesserung festgestellt wurde.142 Das Spannungsverhältnis von Kostenreduktion, Leistungsverbesserung, Bedarf und Autonomieerhaltung zu lösen, ist Grundlage aller Beschaffungsentscheidungen. Damit muss über die Aufgabe der Beschaffung (eine auf ökonomische Weise quantitative und qualitative Versorgung des Krankenhauses) hinaus eine Organisation des Transaktionsprozesses zwischen Krankenhaus und Lieferant gewährleistet sein.143 [...]

hier vielfach anzutreffende Schwachstellen angeführt: eine nicht vollkommene Standardisierung von Routinebestellungen, die zu Nachbearbeitungen und Rückfragen führen und keine einheitliche Erfassung der Bestellung. Dies gilt sowohl für eine elektronische Erfassung und Bearbeitung in verschiedenen Datenformaten als auch für manuelle Erfassungen in Papierform und telefonischer Weiterleitung.135 Um die aus den Hauptprozessen abgeleiteten einzelnen Prozesse analysieren zu können, ist eine den Gesamtprozess umfassende Dokumentation des Ist-Zustandes notwendig. Auf Basis dieser erhobenen Daten können Statistiken über Lieferanten und deren Konditionen, Verbrauchsgewohnheiten, Bestellabwicklungen, etc. aussagekräftig genug sein, um Unwirtschaftlichkeiten aufzudecken. Da die Unwirtschaftlichkeiten jedoch abzustellen sind, müssen bedarfsorientierte Informationsund Kennzahlensystems existieren.136 Durch eine in den letzten Jahren deutlich professioneller gewordene Managementstruktur in Krankenhäusern (und damit auch bei der Beschaffung) ist ein starker Zuwachs beim Einsatz von betriebswirtschaftlichen Instrumenten zu verzeichnen.137 Als Instrumente zur Güterklassifizierung und daraus abzuleitenden Entscheidungshilfen sind die ABC- und XYZAnalyse zu nennen. [...]