Beeinflussung des Projekterfolges durch den Einsatz von Soft Skills

Diplomarbeit von Matthias Mattejat

Einleitung:

„Befehle bellen ist out. Neugier, Initiative und Phantasie sind in.“ Die Praxis zeigt, dass erfolgreiche Projekte heute nur noch da durchgeführt werden, wo der Mensch in den gesamten Veränderungsprozess involviert wird. Das bedingt ein eigenverantwortliches Handeln und ein Mitspracherecht des Mitarbeiters. Durch solche Freiheiten wird eine starke Identifikation und Bindung mit dem Arbeitsprozess erreicht. Der Betroffene erledigt seine Arbeit gewissenhafter und qualitativ hochwertiger als eine Person, die nur ihrer täglichen, monotonen Arbeit nachgeht.13 Diese Erkenntnis spiegelt sich in den aktuellen Managementtrends wieder. Alle neuen Konzeptionen greifen auf eine gemeinsame Basis an Grundideen zurück. Sie unterscheiden sich in der Fokussierung auf einzelne Leitgedanken, deren Aspekte dann besonders betont werden. Neben Zielen wie Wertschöpfung, Kunden, (Geschäfts-) Prozesse, Mitarbeiter und anderen geht der Trend auch zum Mitarbeiter-Empowerment (Motivationsmanagement). Hierbei entwickelt sich ein neues Denken über die Themenbereiche Mitarbeiterführung, Motivation und Anreizsysteme.

Die Motivation der Mitarbeiter soll verstärkt von Innen (intrinsische Motivation) und weniger von Außen (extrinsische Motivation) kommen. Selbststeuerung und Selbstverantwortung gelten als zentrale Begriffe dieses Konzepts. Das kann jedoch, je nach Führungsqualität des Projektleiters an seine Grenzen stoßen. Die Wirtschaftsprofessoren Armin Falk (Bonn) und Michael Kosfeld (Zürich) haben in einem Laborexperiment festgestellt, dass die meisten Menschen kein Misstrauen verdienen. Wird ihnen jedoch Misstrauen entgegen gebracht, so nutzen die Mitarbeiter dieses Fehlverhalten häufig als Rechtfertigung einer Sabotage zur Schädigung des Unternehmens.

Großprojekte, wie zum Beispiel die Einführung der LKW-Maut, ein Zusammenspiel einzelner Projektmitglieder ist. „Wenn die Deutsche Telekom so gute Techniker hätten wie Juristen, System seit fünf Monaten laufen. …“. Ein weiteres Beispiel T-Systems aus dem Herkules17-Konsortium. An diesen Ausmaß eines gescheiterten Projektmanagements deutlich Doch wie zeigt sich ein erfolgreiches Projekt? In der Literatur Erfolgsfaktoren, deren Aussagen dazu dienen, ein Projekt bewerten. Wichtig für ein Erreichen der Projektziele ist eine für den Auftraggeber und dessen Umfeld.

Grob kann ein erfolgreiches Projekt durch das Erreichen werden:

- die definierten Projektziele wurden erreicht, - die eingeplanten Ressourcen in Form von Budgets, Material wurden eingehalten, bzw. unterschritten.

Die meisten Projekte scheitern am zweiten Punkt.

Bei Projekten, in denen die Mitglieder wiederum anderen Führungskräften unterstehen, findet sich eine gegenläufige Orientierung. Ein weiteres Hemmnis sind wenig kompromissbereite und konsensunfähige Mitarbeiter. Für ein erfolgreiches Projekt ist es daher wichtig neben fachlich angepassten Mitarbeitern auch einen hohen Motivationsstand zu fördern.

Die häufigsten Misserfolgsfaktoren sind also neben ungenauen und unvollständigen Anforderungen auch die mangelnde Einbeziehung der Beteiligten.

Die Motivation für die Arbeit ist der zweite Punkt. Sie befasst sich mit modernen Möglichkeiten des Projektmanagements und bietet Lösungsansätze, um mit Hilfe von Soft Skills die Hebel zu stellen, die für einen erfolgreichen Projektabschluss wichtig sind. Die Zielgruppe sind IT-Verantwortliche, die aufgrund ihrer fachlichen Kompetenzen die Leitung von Projekten übertragen bekommen. Dabei werden aus den vielen Ansatzpunkten die Bereiche Projektmanagement, Projektkommunikation und Soft Skills herausgearbeitet.

Projektmanagement kann nur ganzheitlich dazu führen, dauerhaft positive Auswirkungen zu erzeugen. Dabei müssen die einzelnen am Resultat orientierten taktischen Maßnahmen in eine Gesamtstrategie eingebunden werden. Kurzfristig betrachtet hilft die Konsolidierung von Ressourcen. Langfristig gesehen sind dafür fundamentale Veränderungen und dynamische Wandlungsprozesse nötig. Dabei darf keines Falls die Ausrichtung des Unternehmens und seines Umfelds vernachlässigt oder sogar ignoriert werden.

Ein zeitlich begrenztes, komplexes und dynamisches Projekt definiert sich durch eine strukturierte, zielorientierte Planung, sowie durch die Organisation, Steuerung, Kompetenzen, Ressourcen und viele Aktivitäten, die ineinander verzahnt wirken. Hierbei ist der Projektleiter gefragt, der das intelligente Zusammenspiel von Kopf, Herz und Hand beherrscht und konsequent umsetzt und anwendet.

Projektmitarbeiter müssen angeleitet werden um über ihren Tellerrand hinaus blicken zu können. „… In letzter Instanz muss uns das an den berühmten Betrunkenen erinnern, der nach seiner Brieftasche sucht, nicht dort, wo er sie verloren hat, sondern unter einer Straßenlampe, ,…“. Dabei ist der Fokus für die Anleitung aber nicht nur auf die Mitarbeiter zu richten, auch Führungskräfte brauchen Beratung.

So sollten Führungskräfte innerhalb des Managements unbedingt kommunizieren. Hier fehlt es jedoch zu häufig an Gesprächspartnern. Ein offener Austausch mit Kollegen oder Vorgesetzten fällt dadurch bedingt ziemlich schwer. Dies liegt nicht zuletzt an dem Konkurrenzdenken innerhalb der Personenkreise.

Der Projektleiter alleine kann jedoch nicht viel bewirken, wenn nicht auch seine Projektmitarbeiter mitspielen. Ein Team besteht nicht aus Einzelkämpfern, vielmehr bildet es eine Mischung ausgeprägter Einzelcharaktere ab. Die Vorteile von funktionierenden Teams sind nicht nur gegenseitige Motivation, sondern auch die Vernetzung von Wissen und Fertigkeiten. Einer alleine ist schwach; nur die Gruppe, das Team, ist stark. Innerhalb des Teams können die schwächsten Glieder durch Erfahrungsaustausch mit den erfahreneren Teammitgliedern auf eine höhere Kompetenzstufe gebracht werden.

Synergieeffekte bringen sowohl dem Versender als auch dem Empfänger Nutzen.

Beim Versender festigt sich das Vermittelte, und der Empfänger lernt neue Techniken oder Vorgehensweisen. Dabei besteht systembedingt die Gefahr, dass das Wissen verwässert. Im Sinne des Spiels ‚Stille Post’ wird die Qualität der Informationen mit jeder Weitergabe dünner. Diesem Prozess kann ein klares Wissensmanagement entgegenwirken. Es ist vom Projektleiter zu initiieren und den Teammitgliedern entsprechend zu kommunizieren.

Das Team alleine ist jedoch nicht das immer ein Allheilmittel. Forschungen haben ergeben, dass sich Teammitglieder schnell den Teamleadern anschließen und die eigene Meinung in den Schatten des Leaders stellen. Auch ist die Risikobereitschaft im Team größer als bei Einzelpersonen. Die Last der Entscheidung ist auf viele Schultern verteilt. Hinter der Maske des Teams lassen sich falsche Entscheidungen vertuschen, da konsequenter Weise nur das Team als Ganzheit für die Entscheidung verantwortlich gemacht werden kann.

Auch bei der Anzahl der Teammitglieder gibt es eine effektive Gruppenstärke. Sie ergibt sich bei einer Stärke von sieben Mitgliedern. Ab elf Mitgliedern besteht die Gefahr, dass sich innerhalb des Teams Untergruppen bilden. Bei einer Stärke von unter fünf Mitgliedern fehlt bisweilen das Potential an Erfahrungen und Fachkenntnissen.

Eine Einleitung, die Zielgruppe und die Motivation für die vorliegende Arbeit beschreibt Kapitel eins.

Kapitel zwei beinhaltet die grundlegenden Fachbegriffe.

Das dritte Kapitel stellt eine Auswahl möglicher Beteiligter des Projektmanagements dar. Hier der Projektleiter und das Team. Zum Projektmanagement gehört u.a. auch das Erkennen und Beheben von Konflikten innerhalb des Teams. Als erklärende Metapher für die zwischenmenschlichen Beziehungen soll das Modell der Karpfen, Haie und Delphine von Dudley Lynch dienen.

Mögliche Ansatzpunkte für Soft Skills werden im vierten Kapitel aufgezeigt. Wichtige Bereiche wie Mitarbeiterführung, Kommunikation und emotionale Intelligenz werden angeschnitten. Auf dem Gebiet der emotionalen Intelligenz ist der amerikanische Psychologe und Buchautor Daniel Goleman führend.

Das fünfte Kapitel zeigt die aus der vorliegenden Arbeit resultierenden Erkenntnisse und Lösungsansätze auf. Neben der besseren Ausprägung der eigenen Kompetenzen sollen auch Inhalte über die effiziente Führung von Teams dargestellt werden.

Inhaltsverzeichnis: