Die Bedeutung von Wissensschutz in mittelständischen Unternehmen und Wege zu seiner Verbesserung

Diplomarbeit von Benjamin Schubert, Jan Henning Scholz

Problemstellung:

„Wirtschaftswissenschaft ist die einzige Disziplin, in der jedes Jahr auf dieselben Fragen andere Antworten richtig sind.“ (Danny Kaye) Was der amerikanische Schauspieler und Komiker Kaye humorvoll als Problem formuliert hat, kennen Manager und Mitarbeiter bestens aus ihrer Arbeitswelt: Das einzig Beständige ist die Unbeständigkeit. Folglich ist es für Unternehmen wichtig, auf Veränderungsprozesse einzugehen und zu reagieren, anstatt in einer erstarrten Kultur hängen zu bleiben. Im Grunde bedeutet Veränderung, neues Wissen aufzunehmen, altes Wissen teilweise zu vergessen und für den Unternehmenszweck nicht-verzichtbares Wissen zu schützen. Diese Aufgaben müssen moderne Unternehmen bewältigen können, um Wettbewerbsfähigkeit und Überleben langfristig zu sichern.

Ende des 20. Jahrhunderts wandelte sich die Informationsgesellschaft auf Grund einer beschleunigten technologischen Entwicklung zur Wissensgesellschaft mit zentralen Begriffen wie Wissensarbeiter, Wirtschaftskrieg oder Competitive Intelligence. Zu Gutenbergs drei klassischen Produktionsfaktoren Arbeit, Boden und Kapital ist in den letzten zwei Jahrzehnten zunehmend stärker ein weiterer wichtiger Faktor in den Mittelpunkt der Diskussion gerückt - der Faktor Wissen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass (betriebliches) Wissen als Ressource immer wichtiger für die Konkurrenzfähigkeit wird und strategisch stärker in den Vordergrund tritt, denn durch einen Verlust kann gar die Funktionstüchtigkeit ganzer Unternehmensbereiche herabgesetzt werden. Fragen wie: „Wie wird Wissen gemanagt?“, „Welches Wissen macht uns aus?“ oder „Wie beschaffe ich notwendiges Wissen?“ gewinnen an Bedeutung und werden unter dem Oberbegriff Wissensmanagement derzeit in Theorie und Praxis diskutiert. Festzustellen ist aber auch, dass die Frage „Wie schütze ich mein Wissen?“ hierbei vernachlässigt wird.

Durch technologische Entwicklungen, Globalisierung und Entstehung neuer Märkte hat sich der Wettbewerb stark verschärft - mit wachsender Tendenz. Geschütztes exklusives Wissen ist ein Engpass- bzw. Erfolgsfaktor, ein key element in bezug auf aktuelle und zukünftige Wettbewerbsvorteile und „Immer häufiger erkennen […] Vorstände von Großunternehmen einen direkten strategischen Zusammenhang zwischen dem Geschäftserfolg und der Bewahrung des eigenen Know-hows.“ Dieses tritt als additiver Kostenfaktor auf, der Bestandteil der Kalkulation sein muss. „Der Wert einer Firma kann nicht allein aus der Gewinn- und Verlustrechnung oder der Bilanz abgelesen werden. Versteckte ‘Anlagegüter’ - Kompetenz der Mitarbeiter, Software-Systeme, […] haben steigende Bedeutung für die Wert-Messung.“ Weil die Generierung von Wissen kostspielig und strategisches Wissen goldwert (und geldwert) ist, können durch einen Verlust betriebswirtschaftliche Nachteile entstehen. Wissen als immaterielle Unternehmensressource ist Kapital. Es müssen sowohl Strategien und Techniken entwickelt als auch entsprechende Investitionen getätigt werden, die dem Risiko von Verlusten entgegenwirken. Dabei sollte auch bedacht werden, dass in bestimmten Fällen schon das Teilen von Wissen als Verlust angesehen werden muss.

Aus unserer Sicht wird der Wissensschutz als Bestandteil des Wissensmanagements oft unterbewertet und nicht ausreichend in die Planung mit einbezogen. Nicht selten wird angenommen, man könne mit Hilfe von IT-Lösungen (z.B. mit dem Erwerb eines Content-Management-Systems) das Problem durch explizites Speichern in den Griff bekommen. „Große Unternehmen, die bei ihren Wissensmanagement-Programmen anfangs die Informationstechnologie in den Vordergrund rückten, hatten nur geringen Erfolg.“ 44 Prozent der Befragten nannten in einer Benchmark-Studie von Heisig und Vorbeck die Unternehmenskultur als kritischen Erfolgsfaktor für das Wissensmanagement. Und auch Bullinger, Wörns und Prieto bestätigen: „Zum erfolgreichen Management des Produktionsfaktors Wissen gehört […] mehr als nur die Einführung von Informations- und Kommunikationstechnologien.“ Für die Dokumentation des Firmenwissens mag IT eine Grundvoraussetzung sein - vorausgesetzt das System läuft, wird von allen akzeptiert, genutzt und gepflegt. Weitaus größerer Schaden aber kann z.B. entstehen, wenn ein wichtiger Wissensträger aus dem Betrieb ausscheidet und der Unternehmensprozess stockt, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens auf Grund massiver Informationsflut kein relevantes Wissen mehr aufnehmen können oder wenn die Konkurrenz produktspezifisches Wissen in Folge von Spionage oder Unachtsamkeit der Mitarbeiter erlangt. Situationen in Unternehmen wie Umstrukturierung, Fluktuation oder Stellenabbau treten immer öfter auf und haben oft eine Art kollektiver Amnesie zur Folge. „Berater nennen diese Krankheit auch kollektives Alzheimer-Syndrom.“.

Ein häufig anzutreffender Umgang mit diesen Problemen sind Aussagen wie „Dagegen kann man nichts machen!“, „Das kann keiner finanzieren!“ oder „Das funktioniert sowieso nicht!“. Sie führen zu einer mangelhaften Vorsorge und sind Ausdruck einer grundsätzlichen Problematik in bezug auf die Veränderungsfähigkeit eines Unternehmens und die Risikoscheu des Managements. Meinungen dieser Art werden allerdings auch dadurch begünstigt, dass bisher noch kein bereichsübergreifendes, ganzheitliches Konzept gegen Wissensverlust existiert, jedes Unternehmen hat einen spezifischen Informationsschutzbedarf. Führungskräfte können sich dem Problem durchaus bewusst sein, sei es durch Interesse am Thema Wissensmanagement oder dadurch, dass sie selbst einmal zum Opfer eines mangelhaften Wissensschutzes geworden sind. Doch so lange ihnen keine sinnvollen Maßnahmen zur Umsetzung eines Schutzkonzeptes im Rahmen eines effektiven praxisgerechten Wissensmanagements präsentiert werden, kann das Thema wenig Beachtung finden und es kommt zu vermeidbaren Verlusten. Zu selten werden angemessene Budgets zur Bekämpfung von Wissensverlust eingeplant und zur Verfügung gestellt. Eine weitere Problematik in der Akzeptanz von Wissensschutz sind Hemmnisse wie „Kostendenken statt Investitionsdenken, fehlende Kenntnisse, fehlendes Sicherheitsbewusstsein und Sorglosigkeit, schlechte Bedienbarkeit von Systemen und Schnittstellen und vor allem auch die fehlende Abdeckung der gesamten Kette eines Geschäftsprozesses […]“.

Seitdem Deutschland im zweiten Weltkrieg rohstoffreiches Terrain wie die oberschlesischen Kohlebergbaugebiete oder die Braunkohlegebiete in der ehemaligen DDR verloren hat, ist es stark exportabhängig. Seine Überlebensfähigkeit ist dicht verknüpft mit der Entwicklung innovativer Produkte sowie Herstellungsverfahren, die auf den entsprechenden Märkten im Ausland nicht angeboten werden (können). „Werden diese Produkte exportiert, lassen sich Vorsprungsgewinne und Spitzenlöhne erzielen.“ Um solche Wettbewerbsvorteile - und letztendlich das Überleben des Unternehmens – zu sichern, muss darauf geachtet werden, dass sensibles Unternehmenswissen nicht an die Konkurrenz verloren geht. Dies gilt speziell für den Mittelstand, der den größten Teil aller Betriebe in Deutschland ausmacht. Auf Grund seiner Größen- und Hierarchiestrukturen bieten ihm sich gute Möglichkeiten, einen effektiven Wissensschutz ein- und konsequent durchzuführen. Dies ist von besonderer Bedeutung, da 2004 ca. 35.000 forschende Unternehmen dem innovationsabhängigen Mittelstand zuzuordnen waren. Der Mittelstand muss die Auswirkungen erkennen, die mit einem fehlenden oder schlechten Wissensmanagement einhergehen: die Unmöglichkeit, sein Wissen zu schützen.

Gang der Untersuchung:

Die im ersten Kapitel beschriebene Problemstellung soll verdeutlichen, dass Wissen auf Grund des veränderten Wettbewerbs zu einer der zentralen Ressourcen von Unternehmen geworden ist und im betrieblichen Interesse effektiv geschützt werden muss. Ziel dieser Arbeit ist es, Handlungsbedarf zu formulieren sowie Mitarbeitern und Führungskräften Anregungen für Methoden, Handlungsanweisungen oder auch Techniken z.B. für Personalentwickler zu geben, mit denen sie die negativen Effekte des Wissensverlustes erkennen, verstehen und eindämmen können.

Aufbauend auf den notwendigen Begriffserklärungen und theoretischen Grundlagen aus Kapitel zwei wird im folgenden Kapitel auf den Bedeutungswandel des Wissensmanagements eingegangen und näher erläutert, warum gerade mittelständische Unternehmen mit ihren Strukturen und Organisationen für einen funktionsfähigen Wissensschutz geeignet sind.

Unter dem Gesichtspunkt aktueller Berichte und Ereignisse wird aufgezeigt, dass Wissen als bedrohtes und daher schützenwertes Gut angesehen werden muss, wie wichtig Wissensschutz für die Konkurrenzfähigkeit von Unternehmen ist und dass seine Vernachlässigung strategische Probleme sowie vermeidbare Kosten mit sich bringt. Alle Beteiligten einer Unternehmung müssen daher sensibler mit dem Gut Wissen umgehen und dem vierten Produktionsfaktor einen entsprechenden Stellenwert zusprechen.

Mit der steigenden Bedeutung von Wissen nimmt auch die Gefahr des Wissensverlustes zu. Es wird ersichtlich, dass effektive Schutzmaßnahmen entwickelt und vom Management bzw. der Organisationsabteilung in die Unternehmenskultur und -prozesse integriert werden müssen. Dies beinhaltet nicht nur die Implementierung geeigneter Software zur Verwaltung von Inhalten oder Abwehr von Hacking-Angriffen, sondern viel mehr Aspekte wie Anreizsysteme für Mitarbeiter (die Wissensträger) zu schaffen, einen Beitrag zur Verhinderung von Kommunikationsfehler zu leisten oder den Aufbau einer entsprechenden teamfähigen und teamorientierten Unternehmenskultur zu fördern. In Kapitel vier wird näher darauf eingegangen, wo und auf welche Art Wissen verloren gehen kann und welche Hürden es speziell in Deutschland gibt. Besondere Berücksichtigung kommt dabei dem deutschen Mittelstand zu. Die wirtschaftliche Zukunft Deutschlands hängt aus unserer Sicht zu einem großen Teil davon ab, ob seine mittelständischen Betriebe dem Thema ihre Aufmerksamkeit schenken, Schutzmechanismen integrieren und eine verankerte (Sicherheits-) Kultur aufbauen.

Da es unseres Erachtens mit den heutigen Möglichkeiten weder ein technisches Problem noch eine finanzielle Frage sein darf, ein abgesichertes System zu fahren, wird in dieser Arbeit nicht vertieft auf Themen wie Hacking, Spyware oder Viren eingegangen.

Aufbauend auf dem gesammelten Vorwissen und weiteren Berührungspunkten des Schutzmanagements möchten wir in Kapitel fünf ein selbst entwickeltes Konzept zum Wissensschutz präsentieren, aus dem darauf folgend Maßnahmen abgeleitet und zur praktischen Umsetzung angeboten werden. Abschließend fassen wir unsere Ergebnisse in einem Fazit zusammen und versuchen einen kurzen Ausblick auf die weitere Entwicklung des Wissensschutzes zu geben.

Zusammenfassung:

Die Arbeit verdeutlicht, dass Wissen als immaterielles Kapital angesehen werden muss und auf Grund des veränderten, globalisierten Wettbewerbs zu einer der zentralen Ressourcen im Unternehmen geworden ist. Es gilt daher, nicht-verzichtbares Wissen als key element im betrieblichen Interesse effektiv zu schützen. Hierzu werden Handlungsbedarf sowie Anregungen, Anweisungen und Techniken für Führungskräfte und andere Mitarbeiter formuliert. Aufbauend auf den notwendigen Begriffserklärungen und theoretischen Grundlagen wird auf den Bedeutungswandel des Wissensmanagements eingegangen und näher erläutert, warum gerade mittelständische Unternehmen mit ihren Strukturen und Organisationen für einen funktionsfähigen Wissensschutz geeignet sind. Unter dem Gesichtspunkt aktueller Berichte und Ereignisse wird aufgezeigt, wie wichtig Wissensschutz für die Konkurrenzfähigkeit von Unternehmen ist und dass seine Vernachlässigung strategische Probleme mit sich bringt. Es werden Schutzmaßnahmen entwickelt, die als ganzheitliches Gesamtkonzept vom Management bzw. der Organisationsabteilung in Unternehmenskultur und -prozesse integriert werden müssen. Abschließend wird ein selbst entwickeltes Konzept zum Wissensschutz präsentiert.

Inhaltsverzeichnis:

	Darstellungsverzeichnis	III
	Abkürzungsverzeichnis	IV
1.	Einführung	1
1.1	Problemstellung	1
1.2	Zielsetzung der Arbeit	5
2.	Begriffsklärungen	7
2.1	Zeichen, Daten, Information, Wissen	7
2.2	Wissen in impliziter und expliziter Form	10
2.3	Wissenskapital und Wissensbewertung	12
2.4	Sensibles Wissen	17
2.5	Wissensmanagement	19
2.6	Wissensbewahrung und Wissensschutz	25
3.	Bedeutungswandel von Wissen, Wissensmanagement und Wissensschutz	28
3.1	Technologischer Fortschritt	31
3.2	Vom Handarbeiter zum Wissensarbeiter	36
3.3	Wissen im veränderten Wettbewerb	44
3.4	Die entscheidende Ressource für den deutschen Mittelstand	48
4.	Wissen als bedrohtes und schützenswertes Gut in Deutschland	51
4.1	Wissen verlieren	52
4.1.1	Bewusste und unbewusste Kommunikationsfehler	52
4.1.2	Mangelhafte Dokumentation	54
4.1.3	Verlust von Mitarbeitern	55
4.2	Wissen nicht aufnehmen	59
4.2.1	Information Overload	60
4.2.2	Misstrauen gegenüber Veränderungen	64
4.3	Wissen teilen	68
4.3.1	Nachteile grenzenloser Zusammenarbeit	70
4.3.2	Competitive Intelligence	76
4.3.3	Spionage	86
4.4	Derzeitige Rahmenbedingungen in Deutschland	97
5	Entwicklung eines Schutzkonzeptes	103
5.1	Entwicklungsbereiche des Schutzmanagements	104
5.1.1	Ansätze aus Wissensmanagement-Modellen	105
5.1.2	Wissensbasiertes Risikomanagement	108
5.1.3	Gegenaufklärung	110
5.2	Der Wissensschutzring	114
6.	Fazit	121
	Literaturverzeichnis	123
	Anhang: Anlaufstellen für Competitive Intelligence und Spionage	128

Die in der Studie erwähnte CD ist nicht im Lieferumfang enthalten, da sie für das Verständnis der Studie nicht notwendig ist.