Die Bedeutung von SEPA für den elektronischen Zahlungsverkehr eines Lebensversicherungsunternehmens

Projektarbeit von Denise Behlert, Andreas Neubert

Einleitung:

Die Währung Euro ist als europäisches Zahlungsmittel zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Aus der gemeinsamen Währung für Europa leitet sich nicht zwangsläufig ein gemeinschaftlicher Standard im elektronischen Zahlungsverkehr ab. Dieser Herausforderung nimmt sich die EU-Kommission mit dem Projekt SEPA (Single Euro Payments Area) an.

Der Weg ist gekennzeichnet durch die Euro-Buchgeldeinführung 1999, der Euro-Bargeldeinführung 2002 und komplettiert sich mit SEPA ab Ende Januar 2008 zu einem einheitlichen Wirtschafts- und Währungsraum, in dem Ländergrenzen keine Rolle mehr spielen.

Deutschland nutzte 2007 die 6-monatige EU-Ratspräsidentschaft, um die SEPA-Einführung zu forcieren. Die Neuerungen werden Auswirkungen auf die Gesamtwirtschaft haben, d.h., neben den privaten Unternehmen sind auch die öffentlichen Einrichtungen und Privatpersonen betroffen.

Insbesondere die Interessenvertreter der deutschen Versicherungsbranche müssen sich Gedanken machen, wie sie die neuen Anforderungen umsetzen können.

„Im Focus steht dabei das Lastschriftverfahren. Mit über 60% der Beitragseinnahmen, die von den Versicherungsunternehmen über dieses Verfahren eingezogen werden, ist es der wichtigste Inkassoweg in der deutschen Versicherungswirtschaft.“ Auch das betrachtete Lebensversicherungsunternehmen wickelt den Zahlungsverkehr, speziell Lastschriften, auf elektronischem Wege ab.

Wenn sich das Unternehmen nicht mit den SEPA-Änderungen auseinandersetzt, besteht die Gefahr, dass der bisher gut automatisierte In-/Exkassoprozess zum Erliegen kommt.

Gang der Untersuchung:

Mit der vorliegenden Arbeit werden die grundsätzlichen Auswirkungen des einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsraumes auf den elektronischen Zahlungsverkehr eines Lebensversicherungsunternehmens untersucht. Dabei gilt es, die Bedeutung an einem ausgewählten Beispiel herauszuarbeiten und die Rolle des Projektes im Unternehmen abzuleiten. Ziel ist, anhand von relevanten Kriterien eine Checkliste zu erstellen, die auch andere Versicherer bei der Auseinandersetzung mit der SEPA-Thematik unterstützen kann.

Zur Erarbeitung der Bedeutsamkeit und Entwicklung der Checkliste bedarf es eines strukturierten Vorgehens. Die dazu angewandte Methodik wird nachfolgend vorgestellt.

Nach der Einführung werden im zweiten Kapitel der Arbeit die theoretischen Grundlagen beschrieben. Diese Grundlagen setzen sich aus drei Bereichen zusammen. Während der erste Bereich den Rahmen für den elektronischen Zahlungsverkehr bildet, beschäftigt sich der zweite Bereich mit den Besonderheiten des SEPA. Hierbei stehen neben einer kurzen Einführung die Einführungsanreize für Unternehmen im Mittelpunkt. Dabei werden Kartenzahlungen und der Bargeldverkehr aus den Betrachtungen ausgeschlossen, da diese Aspekte für das analysierte Unternehmen nur eine untergeordnete Bedeutung haben. Ebenso geht es nicht um die Vorstellung der einzelnen neuen Zahlungsverkehrsinstrumente. Der dritte Bereich widmet sich der Balanced Scorecard.

Die Struktur der Balanced Scorecard wird genutzt, um nach der Vorstellung des Unternehmens im vierten Kapitel die Bedeutung des SEPA anhand von vier Perspektiven zu betrachten. Entscheidend ist, die Kerninhalte der Perspektiven zu berücksichtigen und diese in die Praxis zu übertragen, ohne dabei eine komplette Balanced Scorecard aufzubauen. Im Anschluss kann aus den Ergebnissen die Checkliste entwickelt werden.

Den Abschluss der Arbeit bilden die Kapitel fünf und sechs, in denen die Verfasser einen Ausblick auf die Folgeaktivitäten geben und die wesentlichen Ergebnisse zusammenfassen.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 4.3.2, Bestandsführungsprozesse:

Im Rahmen der SEPA-Betrachtungen sind die Bestandsführungsprozesse von besonderer Bedeutung. Sie zeichnen sich durch regelmäßige und wiederkehrende Arbeitsabläufe aus und dienen der Bestandsverwaltung.

Um die Auswirkungen der neuen Zahlungsverkehrsinstrumente auf die Geschäftsprozesse der FLR Versicherung AG zu analysieren, war es erforderlich, im ersten Schritt die Prozesse zu identifizieren, die von den Neugestaltungen betroffen sind. Aus der Vielzahl der Verwaltungstätigkeiten müssen folgende Bestandsführungsprozesse beachtet werden (siehe Abb. 6).

Während sich die Eingriffe bei den Kapitalanlage- und Vertragsänderungsprozessen v.a. auf die Berücksichtigung der IBAN und BIC beschränken, erfordern die Buchhaltungsprozesse mehr Aufmerksamkeit. Dennoch dürfen die Abhängigkeiten und Zusammenhänge der drei Prozesse nicht außer Acht gelassen werden. Insbesondere die zeitliche Steuerung dieser Geschäftsprozesse spielt eine entscheidende Rolle, die Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit hat.

Hervorzuheben sind die Unterprozesse Beitragsinkasso und Leistungsexkasso.

Beitragsinkasso: Die FLR Versicherung AG führt stets zum Ersten eines Monats ein Hauptinkasso durch, in dem mehrere Millionen Euro an Versicherungsbeiträgen eingezogen werden.

Aufgrund der gut automatisierten Prozesse ist es den Kunden möglich, noch bis 12 Uhr des Vortages Vertragsänderungen, wie z.B. Bankwechsel oder Vertragskündigung, bekanntzugeben. Längere Vorlaufzeiten müssen im jetzigen Verfahren nicht beachtet werden.

Nach der Durchführung der vorbereitenden Tätigkeiten und Start des Zahllaufes müssen die Dateien mit den Inkassoinformationen bis 16 Uhr des Vortages vor dem Hauptinkasso bei der Hausbank vorliegen, um eine pünktliche Belastung auf den Kundenkonten sicherzustellen (siehe Abb. 7).

Infolge der Einführung der SEPA-Mandate und Anwendung aufwendigerer Prüfverfahren der Inkassodateien bei den Banken, für mehr Sicherheit im Zahlungsverkehr, sind zukünftig längere Vorlaufzeiten einzuplanen. Die Informationen zu den Erst- oder Einmaleinzügen müssen in Dateiform bereits fünf Bankarbeitstage vor dem Hauptinkasso bei der Hausbank eingereicht werden, bei Folgeeinzügen ist eine Vorlaufzeit von zwei Bankarbeitstagen angedacht.

Diese Neuerung im Lastschriftverfahren erfordert eine Umgestaltung des Inkassoprozesses, denn Änderungswünsche des Kunden können nicht mehr so kurzfristig berücksichtigt werden wie bisher. Neben der zeitlichen Steuerung der Tätigkeiten sind auch die unterstützenden Systeme anzupassen. Statt bislang nur eine Bankdatei zu einem Stichtag für den Einzug zu erstellen, sind mit SEPA zwei Bankdateien zu verschiedenen Stichtagen erforderlich. Erschwerend kommt hinzu, dass die Informationen in der Bankdatei nicht mehr der gewohnten Aktualität entsprechen.

Darüber hinaus muss der gesamte Ablauf nach dem Hauptinkasso überdacht werden. Momentan führt die FLR Versicherung AG jeweils in der Wochenmitte weitere Zwischeneinzüge durch. Im Anschluss daran erfolgt von Mittwoch bis Freitag ein Mahnverfahren.

Zusätzlich zu den Beitragseinzügen im Eigengeschäft müssen in den definierten Zeiträumen ebenfalls die Einzüge für die Vertragspartner ausgeführt werden, bei denen das betrachtete Versicherungsunternehmen das Dienstleistungsgeschäft für fondsgebundene Lebens- und Rentenversicherungen übernommen hat.

Unter dem Blickwinkel der nationalen Ausrichtung des Versicherers ist die Beibehaltung der Abläufe wünschenswert. Wenn in der Zukunft keine Entscheidung bezüglich einer Markterweiterung auf das europäische Ausland getroffen wird oder die Masse der Kunden grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge fordert, besteht keine Notwendigkeit das bewährte System umzustellen. Allerdings fordert die EU-Kommission langfristig die komplette Ablösung der nationalen Verfahren. Aus heutiger Sicht wurde kein Termin für eine endgültige Umstellung bekanntgegeben. Ferner können seitens der Banken die SEPA-Lastschriftinstrumente erst ab November 2009 angeboten werden. Bis dahin sollte das untersuchte Unternehmen Lösungen entwickelt haben, wie der Prozess des Beitragsinkassos umgestaltet werden kann, um den wichtigsten Weg zur Vereinnahmung der Versicherungsbeiträge nicht zu beeinträchtigen oder zum Erliegen zu bringen. Des Weiteren muss über neue Prozesse, z.B. Mandatsverwaltung, Erst-/ Einmaleinzüge und Folgeeinzüge, und dessen Einbindung in die Prozesslandschaft nachgedacht werden.

Leistungsexkasso: Im Anschluss an die Beitragseinzüge, vor dem Start des Mahnverfahrens, werden die Leistungsauszahlungen an die Kunden vorgenommen.

Aufgrund der nationalen Orientierung und unter Berücksichtigung steuerlicher Rahmenbedingungen überweist das Versicherungsunternehmen die Gelder aus Leistungsfällen nur auf deutsche Bankkonten der Kunden.

Die Systematik der Abläufe eines Leistungsexkassos ist denen des Beitragsinkassos angelehnt, beinhaltet aber weitere Prüfkriterien, die eine sichere Auszahlung gewährleisten sollen.

Für Überweisungen müssen im Projekt SEPA keine verlängerten Vorlaufzeiten wie bei den Lastschriften eingeplant werden. Bei der Neugestaltung der Prozesse ist zu prüfen, ob das Leistungsexkasso weiterhin nach dem Inkasso durchgeführt werden kann oder ob andere Alternativen möglicherweise Optimierungsansätze bieten. Dabei muss stets das Zusammenspiel mit den vor- und nachgelagerten Prozessen berücksichtigt werden.

Die Daten aus dem In-/Exkassoprozess sowie die Überweisungseingänge der Kundenzahlungen, aber auch die Werte des Kapitalanlageprozesses spiegeln sich in den Kontoauszügen der FLR Versicherung AG wieder. Von Montag bis Freitag werden um 06:45 Uhr die Kontoauszüge für die Buchungen des vorangegangenen Bankarbeitstages elektronisch verarbeitet.

Wegen der hohen technischen Abhängigkeit ergeben sich durch den SEPA vermehrt Anpassungen an der Software, der Prozess an sich wird bestehen bleiben. Dieses gilt auch für die nicht monatlich stattfindenden Unterprozesse Provisionszahlungen und Abführung der KESt (Kapitalertragsteuer).

Darüber hinaus wurde festgestellt, dass generell das Meldewesen nach der Außenwirtschaftsverordnung für die Buchhaltungsprozesse zu überdenken ist, sofern die FLR Versicherung AG europäische Bankkonten der Kunden zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs zulässt.

Ebenfalls muss der Zahlungsprozess zur Begleichung der Rechnungen des Versicherers überdacht und systemtechnisch unterstützt werden.