Anwendungsmöglichkeiten und Grenzen der Balanced Scorecard als Instrument im Projektcontrolling

Bachelorarbeit von Albina Ayupova

Einleitung:

Unsere Geschäftswelt befindet sich mitten in einem Veränderungsprozess. Belege dafür sind Internationalisierung und Bevölkerungsentwicklung, neue technologische Trends und stetige Verkürzung der Produktlebenszyklen, die Individualisierung der Käufermärkte und der Wandel der gesellschaftlichen Werte. Auf die damit verbundenen Herausforderungen müssen Unternehmen adäquat reagieren: Ein effektives und effizientes Projektmanagement ist die Basis für jeden erfolgreichen Veränderungsprozess.

Aufgrund des verschärften globalen Wettbewerbs wird das Tagesgeschäft heute in Form von Projekten abgewickelt, da diese eine zeitliche und finanzielle Befristung sowie einen hohen Innovationsgrad aufweisen. Damit sind Projekte zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor geworden, der die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig steigern kann.

Aber Projekte werden für viele Unternehmungen aufgrund der Dynamik des Wirtschaftsmarktes und dem damit verbundenen Kosten- und Wettbewerbsdruck immer komplexer und riskanter. Um kritischen Entwicklungen von Projekten rechtzeitig entgegensteuern zu können, muss sich das Projektcontrolling verstärkt etablieren.

Die DIN 69901 beschreibt das Projektcontrolling als in sich geschlossenen Regelkreis, der durch Planung, Kontrolle und Steuerung zur Sicherung des Erreichens der Projektziele beiträgt. Aufbau und Pflege eines Systems zur Projektplanung und Projektkontrolle, zur Feststellung der Abweichungen sowie zum Bewerten der Konsequenzen sind einige von mehreren Aufgaben des Projektcontrollings. Einen möglichen Lösungsansatz, diese Aufgaben zu managen, liefert das Modell der Balanced Scorecard, entwickelt von Robert S. Kaplan und David P. Norton.

Der Einsatz der Balanced Scorecard im Projektcontrolling soll vorwiegend dazu dienen, die Projektziele transparent und quantifizierbar zu machen und diese auf die Unternehmensstrategie abzustimmen. Weiterhin kann die Balanced Scorecard auch für die Auswahl von einzelnen Projekten eingesetzt werden.

Da bislang nicht sehr viele Publikationen über die Anwendung des Balanced Scorecard- Ansatzes im Projektmanagement existieren, dürfte diese Arbeit für zahlreiche Unternehmen, die sich intensiv mit Fragen des Projektmanagements beschäftigen, von großem Interesse sein.

Zielsetzung:

Die vorliegende Arbeit untersucht die Problemstellung, inwieweit sich der Performance Measurement-Ansatz Balanced Scorecard als Instrument für das Controlling von Projekten nutzen lässt.

Die Balanced Scorecard ist ein umfassendes Managementsystem zur Umsetzung der Unternehmensstrategie, das für das Unternehmen als Ganzes sowie für temporäre Organisationen, wie etwa Projekte, anwendbar ist. Damit kann die Balanced Scorecard bei der Operationalisierung und Implementierung der Unternehmensstrategie bis in die einzelnen Projekte hinein unterstützen und auch eine wirksame Erfolgskontrolle ermöglichen.

Das Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, die Anwendungsmöglichkeiten und Grenzen des Performance Measurement-Ansatzes Balanced Scorecard als Instrument im Projektcontrolling herauszuarbeiten. Dazu sind drei vorgelagerte Teilziele zu erreichen.

Zunächst sind die Grundlagen des Projektcontrollings und des Balanced Scorecard-Ansatzes zu erläutern. Danach sind die Ziele und der Nutzen der Anwendung der Balanced Scorecard als Instrument im Projektcontrolling zu erklären. Anschließend ist die Anwendung dieses Instrumentes anhand eines Beispiels zu veranschaulichen.

Aus der dargelegten Zielsetzung lassen sich die folgenden Fragen ableiten:

- Was ist Projektcontrolling? Was sind dessen Aufgaben und Ziele? Wo sind die Schnittstellen zum Projektmanagement?

- Wie läuft der Prozess des Projektcontrollings ab? Wie ist die Vorgehensweise bei der Projektplanung und -steuerung?

- Was sind die konzeptionellen Rahmen des Balanced Scorecard-Ansatzes? Welche Stärken und Schwächen weist dieser Ansatz auf?

- Welches Nutzen kann die Anwendung des Balanced Scorecard-Ansatzes im Projektcontrolling bringen?

- Was sind die Möglichkeiten und Grenzen dieser Anwendung im Projektcontrolling?

Gang der Untersuchung:

Die Arbeit gliedert sich in drei Teile. Im ersten Teil werden zunächst in Kapitel 2 die notwendigen theoretischen Grundlagen des Projektcontrollings und des Projektmanagements aufgearbeitet. Dabei werden die Begriffe Projekt, Projektmanagement sowie Projektcontrolling definiert und die Zusammenhänge zwischen Projektmanagement, Controlling und Projektcontrolling geklärt. Es werden auch Aufgaben, Ziele und Phasen des Projektcontrollings erläutert.

Im zweiten Teil erfolgt in Kapitel 3 die Vorstellung der Balanced Scorecard als Performance Measurement-Ansatz. Dabei werden die Wesensmerkmale, Charakteristika und Kernelemente der Balanced Scorecard beschrieben. Im Anschluss daran werden Stärken und Schwächen der Balanced Scorecard aufgezeigt.

In Kapitel 4 werden Ziele und Nutzen des Einsatzes der Balanced Scorecard als Controllinginstrument für Projekte erläutert. Danach werden die Anwendungsmöglichkeiten und Grenzen des Balanced Scorecard-Ansatzes als Instrument im Projektcontrolling diskutiert. Zudem wird ein besonderer Akzent auf die Anwendung der Projekt-Scorecard gelegt. Danach wird anhand eines Beispiels die Anwendung der Balanced Scorecard in der Praxis des Projektcontrollings veranschaulicht.

Abschließend erfolgt in Kapitel 5 ein Fazit mit der Darstellung der Ergebnisse.

Inhaltsverzeichnis:

	Inhaltsverzeichnis	II
	Abkürzungsverzeichnis	IV
	Abbildungsverzeichnis	V
1.	Einleitung	1
1.1	Motivation	1
1.2	Zielsetzung	2
1.3	Aufbau der Arbeit	3
2.	Grundlagen des Projektcontrollings	4
2.1	Projekt und Projektmanagement	4
2.2	Projektcontrolling	7
2.3	Projektcontrollingprozess	9
3.	DieBalanced Scorecard als Performance Measurement-Ansatz	13
3.1	Grundlagen des Performance Measurement	13
3.2	Der konzeptionelle Rahmen des Balanced Scorecard-Ansatzes	14
3.2.1	Elemente der Balanced Scorecard	14
3.2.2	Perspektivensicht der Balanced Scorecard	16
3.2.3	Ursache-Wirkungsbeziehungen	18
3.2.4	Kritische Würdigung der Balanced Scorecard	20
4.	Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes der Balanced Scorecard als Instrument im Projektcontrolling	22
4.1	Gründe für die Anwendung der Balanced Scorecard im Projektcontrolling	22
4.2	Möglichkeiten der Nutzung der Balanced Scorecard als Instrument des Projektcontrollings	24
4.2.1	Erweiterung der Balanced Scorecard	25
4.2.2	Hierarchische Gliederung der Balanced Scorecard	27
4.2.3	Projekt Reporting	28
4.2.4	Risikomanagement	29
4.2.5	Operative Projektplanung und -kontrolle	32
4.2.6	Anreizsystem	34
4.3	Projekt Scorecard	37
4.3.1	Projekt Scorecard nach Seldes und Märkle	37
4.3.2	Projekt Scorecard im Projektverlauf	40
4.4	Grenzen bei der Anwendung der Balanced Scorecard als Instrument im Projektcontrolling	41
4.5	Beispiel für die Anwendung der Balanced Scorecard im Projektcontrolling	43
4.5.1	Die Ausgangssituation	43
4.5.2	Informationen zum Projekt „Client Centricity“	43
4.5.3	Konzeption der Balanced Scorecard für das Projekt „Client Centricity“	44
4.5.4	Projektablauf	53
5.	Zusammenfassung	55
5.1	Zusammenfassung	55
5.2	Ausblick	56
	Literaturverzeichnis	VI

Textprobe:

Kapitel 4.1, Gründe für die Anwendung der Balanced Scorecard im Projektcontrolling:

Die BSC ist trotz der in Kapitel 3.2.4 genannten Problembereiche ein flexibler Ansatz, der sich aufgrund seiner relativ einfachen Kommunizier- und Vermittelbarkeit auch als Instrument im Projektcontrolling anwenden lässt.

Im Folgenden werden einige Probleme bei der Projektdurchführung erläutert, die als Gründe für den Einsatz in Projekten der BSC gelten können.

- Projekte können als Mittel oder Schritte zur Strategierealisierung eines Unternehmens angesehen werden. Die Projekte selbst werden jedoch oft getrennt von der Unternehmensstrategie betrachtet.

- Die Anwendung der BSC im Projektmanagement macht es möglich, die strategischen Ziele des Unternehmens mit den Zielen eines Projektes zu verknüpfen. Dadurch wird eine Verbesserung der Strategiekommunikation sowie ein gemeinsames Strategieverständnis im Unternehmen erreicht oder zumindest gefördert.

- Einige Steuerungsgrößen, wie z.B. finanzielle Aspekte, dominieren oft bei der Projektdurchführung, andere Faktoren werden dagegen vernachlässigt oder gar nicht berücksichtigt, wie z.B. Potenziale der Mitarbeiter.

- Durch die Anwendung der BSC wird die Ausgewogenheit aller Faktoren erreicht, was die angemessene Berücksichtigung finanzieller und nicht-finanzieller, extern und intern orientierter Ergebnisindikatoren bedeutet.

- Bei der Projektplanung werden die Ziele oft abstrakt formuliert, z.B. Umsatzsteigerung oder Produktivitätssteigerung durch die Einführung einer IT-Anwendung. Dies kann schließlich zu Schwierigkeiten bei der Projektkontrolle führen.

- Die BSC ermöglicht es, solche Ziele in Kennzahlen auszudrücken und damit den Fortschritt bzw. den Nutzen des Projektes überschaubar darzustellen. Durch wechselseitige Abstimmung von Elementen der BSC wird außerdem eine effektive Projektkontrolle gewährleistet.

- Durch das Bestehen der Ursache-Wirkungsbeziehungen zwischen den Elementen kann auf Basis der BSC eine Fehlerverfolgung innerhalb des Projektes stattfinden. Dies gewährleistet die innere Konsistenz und die Vollständigkeit der Projektplanung und zeigt Ansatzpunkte für die Projektsteuerung auf.

- Der Projektablauf wird manchmal einseitig, z.B. nur aus finanzieller Sicht, bewertet, da andere Dimensionen des Projekts unüberschaubar dargestellt sind.

- Die BSC löst dieses Problem durch die Komprimierung des Projektgeschehens auf eine einzige visualisierte Darstellung, die die wesentlichen Aspekte des Projektes in den Perspektiven abbildet. Aus dieser Darstellung wird in der Regel deutlich, ob die Ziele und Erwartungen eines Unternehmens und die Projektziele stimmig und konsistent sind.

- Damit erlaubt die BSC verschiedene Sichtweisen auf das Projekt durch finanzwirtschaftliche und nichtfinanzwirtschaftliche, monetäre und quantitative Ziele, die Messung statischer Größen und die Messung von Verbesserungen und Entwicklungen.

Es können noch weitere Gründe für die Anwendung der BSC im Projektcontrolling genannt werden, die sich aus den Vorteilen der BSC als Performance Measurement-Ansatz ableiten lassen:

- erhöhte Transparenz und Abrechenbarkeit der Projektdaten sowie die systematische Verfolgung von Verbesserungen und Entwicklungen im Projektmanagement durch ein ausgewogenes Kennzahlensystem - Erhöhung der Projektflexibilität sowie Förderung der Personalentwicklung durch die Integration eines Anreizsystems für die Projektbeteiligten - Reduzierung der Komplexität der projektinternen Prozesse und Ziele sowie Schaffung von Transparenz für externe Interessengruppen durch Berücksichtigung sämtlicher projektrelevanter Erfolgsfaktoren in den Perspektiven der BSC - Schaffung von Klarheit über die einheitliche Richtung zur Erreichung von Projektzielen durch die abgestimmte Entwicklung von Projektmaßnahmen - Schnellere Durchsetzung von Innovationen in Projekten durch die Initialisierung von Lernprozessen der Projektbeteiligten sowie die Verbesserung von deren sozialer und fachlicher Kompetenz.

- Fokussierung der Projektressourcen auf die Erfolgspotenziale des Projektes durch die Konzentration auf die Perspektiven der BSC sowie die Orientierung an messbaren Erfolgskriterien - Die Anwendung der BSC in Projekten kann eine gute Basis für die Durchführung eines internen oder externen Benchmarkings schaffen.

- Beim internen Benchmarking werden einzelne Projekte in einem Unternehmen miteinander verglichen. Im Rahmen des externen Benchmarkings findet ein brachenbezogener oder branchenunabhängiger Vergleich von Projekten statt. Dadurch können neue innovative Erkenntnisse für das Projektmanagement gewonnen werden.

Möglichkeiten der Nutzung der Balanced Scorecard als Instrument des Projektcontrollings:

Die BSC ist ein flexibles Managementinstrument zur Entwicklung, Umsetzung und Steuerung der Unternehmensstrategie. Angepasst an die Belange der Projektarbeit kann die BSC auf Projekte übertragen und bei der Projektplanung, -steuerung und –kontrolle angewendet werden. Im Folgenden werden verschiedene Möglichkeiten der BSC-Anwendung im Projektcontrolling vorgestellt.

Erweiterung der Balanced Scorecard:

In der BSC ist die projektspezifische Ausgestaltung von Perspektiven durch Erweiterung oder Reduzierung möglich. Dies ist aufgrund der Einzigartigkeit sowie der Komplexität von Projekten besonders wichtig. Betrachten wir zunächst die Erweiterung der vier vorhandenen Perspektiven um eine weitere Perspektive. Dies lässt sich auf verschiedene Weise durchführen.

Die Projektbeteiligten bzw. Stakeholder können als fünfte Perspektive eingesetzt werden, da sie einen direkten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Deswegen wird ihre Berücksichtigung in einer zusätzlicher Perspektive, in der individuelle Kennzahlen und Maßnahmen festgelegt werden, von großer Bedeutung für die Erreichung der Projektziele sein.

Zu den Stakeholdern gehören direkte Projektbeteiligte wie Projektteam oder interessierte Parteien, sog. externe Projektumwelten wie Verbraucher (Endbenutzer des Projektproduktes), Eigentümer des Projektes (die Trägerorganisation des Projektes), Geldgeber (Finanzinstitut, Investor), andere Abteilungen der Organisation, Geschäftsleitung, Lieferanten, Wettbewerber, Gesellschaft, Öffentlichkeit, Verbände, Stadtverwaltung, Presse usw.

Eine Partei kann durch eine andere oder mehrere Parteien vertreten sein, z.B. kann die Geschäftsleitung gleichzeitig Auftraggeber, Eigentümer und Geldgeber sein.

Beispiele:

- bei Neuproduktentwicklungsprojekten wäre es sinnvoll, eine „Wettbewerbsperspektive“ hinzuzufügen, da die Handlungen der Wettbewerber durch die Art der Messung der Indikatoren, wie z.B. die relative Qualität, berücksichtigt werden können.

- oder bei einem Projekt eines Chemieunternehmens kann eine weitere Perspektive, etwa „gesetzliche Anforderungen oder Standards“, in Frage kommen, damit werden dann externe Projektumweltgruppen, wie z.B. der Staat, berücksichtigt.

- eine Ergänzung um eine „Projektpartner Perspektive“ könnte auch von großer Bedeutung sein, da Interdisziplinarität als wesentliches Merkmal eines Projektes betrachtet wird.

- Für Öl- und Gasindustrieprojekte empfiehlt es sich, die „Umweltperspektiv“ als weitere Perspektive einzufügen, um mögliche negative Auswirkungen der geplanten Projektmaßnahmen auf die Umwelt berücksichtigen zu können.

- Für Projekte aus dem Bereich der IT-Technologie ist es sinnvoll, eine Sicherheitsperspektive in die BSC zu integrieren: für IT-Anwendungen werden hohe Sicherheitsstandards für sicherheitskritische Aspekte der IT-Lösungen eingesetzt.