Auswahl und Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in einem Unternehmen der Blechverarbeitung unter Berücksichtigung der vorhandenen IT-Infrastruktur

Diplomarbeit von Björn Jeurink

Einleitung:

Heute wird von Kunden eine „schnelle Geschäftsabwicklung“ von Unternehmen gefordert. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, ist eine stetige Verfügbarkeit von kaufmännischen und technischen Informationen in Form von Auftrags-, Projekt- und Produktunterlagen bei den Mitarbeitern Voraussetzung. Häufig wird der Zugriff auf auftragsrelevante Unterlagen dadurch gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter bzw. jede Abteilung viel Zeit damit verbringt, sich die Unterlagen zu kopieren, auszudrucken und in Ordnern bzw. Vorgangsmappen abzulegen.

Auf der anderen Seite nimmt die Komplexität von Aufgaben und Aufträgen stetig zu und die Unternehmen müssen (nicht nur intern) immer größere Datenmengen verarbeiten. Die Forderung nach „umfassender Informationsverfügbarkeit“ ist mit der „klassischen Papierablage“ immer schwieriger und nur unter hohem Ressourceneinsatz (z.B. Arbeitszeit) zu bewältigen. Unternehmen dürfen aber keinesfalls das Problem langer Dokumentzugriffszeiten und verzögerter Auskunftsbereitschaft herunterspielen („erfolgskritischer Faktor!“).

Nicht allein der Preis eines Gutes ist ein wichtiges Kaufkriterium, sondern ebenfalls eine schnelle Auftragsabwicklung (z.B. kurze Lieferzeiten), die bedingungslose Einhaltung von zugesagten Lieferterminen und das Angebot von Serviceleistungen, z.B. schnelle Auskunftsbereitschaft etc.

Das Unternehmen dieser Arbeit erkannte schon frühzeitig die Potentiale von Dokumenten-Management-Systemen und plant bereits seit mehreren Jahren die Einführung eines solchen Systems. Die Planungen wurden im Februar 2003 mit dem Ziel abgeschlossen, ein DMS in den Vertriebsabteilungen für die Auftragsabwicklung einzuführen. Favorisiert wurde für diese Anforderung ein DMS in Form eines „Vorgangsbearbeitungssystems“.

Der Nutzen dieser Art von DMS liegt nicht wie bei klassischen Archivsystemen allein darin, abgeschlossene Dokumente gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Platz sparend elektronisch zu archivieren, sondern sie sind darüber hinaus auf das Handling von aktuellen, sog. „lebenden“ Dokumenten spezialisiert. Unternehmensprozesse werden somit vollständig in Vorgangsbearbeitungssystemen abgewickelt. Durch den Einsatz eines derartigen DMS sollen die Geschäftsprozesse des Unternehmens rationaler gestaltet werden.

Durch den zeitgleichen Zugriff mehrerer Sachbearbeiter auf relevante und vor allem aktuelle Auftragsinformationen soll gewährleistet werden, dass sich die in Kapitel 1.1 spezifizierten Rationalisierungspotentiale einstellen und das stetig wachsende Auftragsvolumen in kürzester Zeit abgewickelt werden kann.

Das hier beschriebene Unternehmen eignet sich gut für eine exemplarische Beschreibung einer DMS-Einführung. Es besitzt eine breite Produktpalette und setzt bei der Fertigung komplexer Blechprodukte auf eine Mischung von Serien-, Varianten- und Sonderfertigung. Die Metallbranche, in der das Unternehmen agiert, verlangt schnelle Reaktionen und ein Höchstmaß an Flexibilität. Diese Umgebungsvariablen gelten für viele weitere moderne Industrieunternehmen. Es können somit leicht Parallelen zu anderen Unternehmen gezogen werden.

Gang der Untersuchung:

Um die genannten Ziele zu erreichen, ist diese Arbeit wie folgend beschrieben aufgebaut. Zunächst wird in Kapitel 2 das Unternehmen vorgestellt. Im Kapitel 3 werden wichtige Begriffe zu DMS und die erforderlichen Arbeitsschritte zur Dokumentenarchivierung und -suche erläutert.

Im Kapitel 4 erfolgt die Ist-Analyse. Die „Abwicklung einer Kundenanfrage“ bzw. „Abwicklung eines Kundenauftrags“ und die dabei eingesetzten Softwareprogramme werden detailliert beschrieben. Abgeschlossen wird dieses Kapitel mit einer Beschreibung und Analyse der Schwachstellen, die bei der Auftragsabwicklung auftreten.

In Kapitel 5 wird nach Lösungskonzepten für die bestehenden Probleme bei der Auftragsabwicklung gesucht. Unterschiedliche Ansätze werden kurz auf ihr Lösungspotential hin analysiert und letztendlich der Einsatz eines DMS als Lösungsansatz mit dem größten Nutzen erkannt und anhand einer Vorteilsauflistung begründet.

Inhalt von Kapitel 6 ist die detaillierte Beschreibung der Projektplanung für die Einführung eines DMS. Alle Projektaktivitäten, wie z.B. die Erstellung einer Vorstudie, die Durchführung der Analysephase, die Erstellung eines Pflichtenhefts und die endgültige Bestimmung eines DMS-Anbieters werden detailliert beschrieben. Am Ende dieses Kapitels werden alle Aktivitäten kritisch hinterfragt und die positiven und negativen Aspekte bzw. Erfahrungen aufgelistet. Dieses Kapitel ist stark vergangenheitsbezogen. Die letzten Aktivitäten der Projektplanung wurden kurz vor Beginn dieser Arbeit abgeschlossen. Im Zuge dieser Arbeit wurden alle Aktivitäten nochmals detailliert aufgearbeitet. Insgesamt dauerte die Projektplanung beim Kunden drei Jahre. Auf die Projektplanung folgt die Projektrealisierung, bei der anhand eines Projektstufenplans vorgegangen wird.

Inhalt des 7. Kapitels sind die Erläuterung des Stufenplans und die detaillierte Beschreibung der einzelnen Phasen. Nach Abschluss einer Phase werden die vorher geplanten Tätigkeiten auf ihre Zielerreichung hin überprüft. Abschließend wird kurz aufgelistet, was in einer Phase positiv und was negativ verlaufen ist und in einer der nächsten Phasen geändert werden muss.

In Kapitel 8 erfolgt die Überprüfung, ob die Einführung eines DMS zur Unterstützung der Auftragsabwicklung den erhofften Nutzen bringt. Hierzu werden DMS-Testpersonen interviewt. Zusätzlich erfolgt eine erste Kosten-Nutzen-Analyse der DMS-Einführung.

Die Arbeit endet in Kapitel 9 mit einem Ausblick auf den weiteren Verlauf des DMS-Projekts und gibt Unternehmen, für die das Thema DMS ebenfalls interessant ist, Tipps, was bei einer DMS-Einführung zu beachten ist.

Inhaltsverzeichnis: