Ausgewählte Erfolgsfaktoren bei der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland

Diplomarbeit von Nadja Israel

Problemstellung:

Während die Situation am Weltmarkt immer komplexer wird, sich der internationale Wettbewerb verschärft, die Kundenanforderungen steigen und sich der Lebenszyklus der Produkte und Erzeugnisse verkürzt, wird es für Unternehmen immer wichtiger, weltweit einen gleichen Verfahrens- und Qualitätsstandard zu bieten, aber dennoch flexibel auf Kundenwünsche reagieren zu können.

Dies sind nur einige Aspekte, die Entsendungen von Mitarbeitern – so genannten Expatriates – notwendig machen, um Kundenkontakte und Auslandsgesellschaften aufzubauen, Aufträge abzuschließen und Projekte zu realisieren. Die hohe Bedeutung von Auslandsentsendungen ist in der Literatur vielfach bestätigt worden. Doch schätzen Experten, dass die Quote der vorzeitigen Abbrüche zwischen 10 – 40 % schwankt, in Entwicklungsländern wächst diese Zahl auf bis zu 70 % an. Dies deutet auf Mängel bei der Entsendungsgestaltung hin, die die Personalauswahl, die Vorbereitung und Betreuung vor Ort sowie die Wiedereingliederung im Stammunternehmen beinhalten.

Die Gestaltung der Entsendung orientiert sich an der Strategie des Unternehmens und ist u. a. abhängig von den Unternehmenszielen und der Marktpositionierung. Die Entsendung in ein anderes Land ist bis zu einer Dauer von drei Monaten i. d. R. unproblematisch und erfordert keinen besonderen Handlungsbedarf. Erst darüber hinaus können tiefgreifende Probleme auftreten, die den Erfolg der Entsendung maßgeblich beeinflussen.

Eines der Hauptproblemfelder beschäftigt sich mit der kulturellen Vielfalt innerhalb eines weltweit agierenden Unternehmens. Darum entstand der Begriff des “Diversity Managements“, der sich mit dem positiven Potenzial einer „multikulturellen“ Belegschaft auseinandersetzt. Diese Arbeitnehmerschaft unterscheidet sich durch Alter, Geschlecht, Nationalität, Religion, Hautfarbe, Bildungsgruppe etc. Die Unterschiedlichkeit der Menschen kombiniert mit ihren verschiedenen Potenzialen, können den Unternehmenserfolg entscheidend bestimmen.

Die Kosten einer Auslandsentsendung werden vorrangig durch die Person des Expatriates, die Unternehmensziele und die Umweltbedingungen des Gastlandes bestimmt. Der Entsandte bestimmt mit seiner Gehaltsforderung einen Großteil der Kosten. Weiterhin werden entsprechend seiner Aufgaben und seinen Kenntnissen Maßnahmen nötig, um ihm das notwendige Know-how für seinen Einsatz zu verschaffen. Dazu gehören bspw. Sprachschulungen, interkulturelle Trainings als auch die Vermittlung von fachlichem Wissen. Auch der Faktor der Mitentsendung der Familie erhöht die Kosten erheblich.

Die Ziele der Entsendung bestimmen Umfang und Art der Aufgaben des Expatriates, die Dauer der Entsendung und die notwendigen Qualifikationen, über die er verfügen muss. Je anspruchsvoller die Aufgabe sich gestaltet und je länger die Entsendung dauert, desto höher sind die Kosten für Entgelt, Zulagen, Vorbereitung, Betreuung und Reintegration. Auch das Gastland beeinflusst einen Großteil der Kosten. Liegen die Lebenshaltungskosten bspw. über denen des Heimatlandes, ist ein entsprechender Zuschuss zu gewähren, um den gleichen Lebensstandard im Ausland wie im Heimatland gewährleisten zu können. Ein anderer Aspekt ist das Vorhandensein von Abkommen zwischen dem Heimat- und dem Gastland, da diese die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Problematik erheblich vereinfachen bzw. kostenseitig verringern können.

Die Durchführung einer Entsendung ist nicht nur eine kostspielige Angelegenheit, sondern auch sehr zeitaufwendig. Sie beginnt mit der Auswahl der zu entsendenden Mitarbeiter und der Entwicklung und Durchführung von vorbereitenden Trainings. Darüber hinaus schließt sie organisatorische Aufgaben, wie bspw. die Beschaffung von Visa und Arbeitserlaubnis sowie der Organisation der Unterkunft ein. Auch die Beschaffung von Informationen über das Gastland hinsichtlich politischer, wirtschaftlicher, sozialer und kultureller Verhältnisse, Schulmodalitäten und medizinische Versorgung gehören zur Vorbereitung.

Weitere Aufgaben der Personalabteilung im Rahmen der Entsendung sind die Erstellung von Verträgen, die Abwicklung der Entgeltabrechnung, die Benennung eines Mentors und eines Paten sowie die Klärung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Fragen. Diese Aufgaben bereiten den Unternehmen im besonderen Schwierigkeiten, werden als die größten Herausforderungen gesehen und können kaum standardisiert werden. Die Entwicklung einer unternehmensweiten Entsendungsrichtlinie hingegen klärt grundsätzliche Fragen einer Entsendung und schafft einen Standard für alle zukünftigen Expatriates.

Im Folgenden werden die Hauptaspekte und Problemfelder von Auslandseinsätzen aufgezeigt sowie Lösungen vorgeschlagen. Zu den wichtigsten Aspekten gehören Motive und Strategien für Auslandseinsätze, aktuelle Trends, die Auswahl geeigneter Personen, deren Vorbereitung, Einsatz, Betreuung sowie Reintegration. In Kapitel 9 wird insbesondere auf die Spezifikationen Indiens eingegangen, die Entsendungen in dieses Land mit sich bringen.

Inhaltsverzeichnis: