Aufgaben und Ziele des Projektcontrollings

Diplomarbeit von Diethard Krone

Einleitung:

Nach Expertenschätzungen erreichen ca. 70% der durchgeführten Projekte im Hinblick auf Leistung, Termine oder Kosten nicht ihr Ziel.

Zudem ändern sich auch die Aufgaben in den Unternehmen, und die Anzahl der zeitlich befristeten Projektaufgaben nimmt zwangsläufig zu.

Dadurch kommt dem Projektcontrolling, welches den Projektablauf überwachen, kontrollieren und steuern soll, eine immer größere Bedeutung zu.

Problemstellung:

Während der Projektdurchführung kann es durch die Komplexität und den Umfang der Projekte zu erheblichen Abwicklungs- und Koordinationsproblemen kommen. Dies gilt sowohl für die ingenieurmäßige, als auch für die betriebswirtschaftliche Abwicklung. Zwar übertreffen die Probleme bei der betriebswirtschaftlichen Abwicklung oft die technischen Probleme, doch zeigt eine Analyse der betriebswirtschaftlichen Literatur, dass Probleme der Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten erst in den letzten Jahren in den Vordergrund gerückt sind. Durch die Implementierung des Projektcontrollings wurde in der Vergangenheit versucht, die Koordinations- und Abwicklungsprobleme, insbesondere hinsichtlich Termin, Leistung und nicht zuletzt der Kosten, zu beseitigen. Durch die Einführung der Netzplantechnik konnten auch erhebliche Verbesserungen im Bereich der Zeit- und Kapazitätsplanung erzielt werden. Trotzdem kommt es noch immer sehr oft zu beträchtlichen Kostensteigerungen, die die Ansätze zur Kostenplanung und -kontrolle als ineffizient und ungeeignet erscheinen lassen. Ein Grund für die Überschreitungen der geplanten Projektkosten ist ein unzureichendes Instrumentarium für die Planung und Kontrolle dieser Kosten. Dies ist nicht zuletzt darauf zurückzuführen, dass moderne Entwicklungen der Kosten- und Erlösrechnung nur selten im Projektcontrolling angewendet werden.

Ein weiteres Problem ergibt sich bei der Abgrenzung der Perioden. Diese Abgrenzung führt bei der Langfristigkeit und dem periodenübergreifenden Charakter der Projekte zu einer willkürlichen Zerschneidung der einzelnen Aufgaben innerhalb des Projektes und der Aufgaben zwischen den Projekten.

Weiterhin besteht oft die Gefahr, dass der Projektcontroller, bzw. das Projektcontrollingteam Controlling am Schreibtisch statt Controlling vor Ort betreiben. Die daraus resultierende Gefahr der Fehlinformation und der Verschleierung von Missständen ist enorm groß. Dieses Problem wird umso größer, je weniger das Projektcontrollingteam aufeinander eingespielt ist und je weniger Erfahrung das Team mit Projektarbeit hat.

Zudem werden Projekte meist als „ungeliebte Kinder“ der Linienorganisation angesehen und auch so behandelt. Schwierigkeiten im zwischenmenschlichen Bereich mit allen bekannten Politik- und Machtfragen sind somit vorgezeichnet. Diese Arbeit zeigt auf, wo die Kernpunkte des Projektcontrolling liegen müssen.

Im Gegensatz zum Unternehmenscontrolling verwendet das Projektcontrolling speziell für die Abwicklung von Projekten ausgerichtete Instrumente. Dabei werden bei der Planung und Durchführung von Projekten schwerpunktmäßig Individuallösungen behandelt.

Häufig wird der Begriff Projektcontrolling nur durch eine Beschreibung der Aufgabenbereiche und Instrumente definiert. Die zugewiesenen Aufgaben bewegen sich zwischen Termin- und Kostenabweichungsanalysen oder Termin- und Kostenhochrechnungen über einen permanenten Soll-Ist-Vergleich als Schwerpunkt bis zu dem wesentlich detaillierteren Vorschlag des VDMA. Das Projektcontrolling wird dort als ein spezielles Teilgebiet des Projektmanagements bezeichnet. Die Aufgaben beschränken sich allerdings nicht nur auf Rechnungswesen und Unternehmensplanung, sondern auch auf technische und organisatorische Abläufe.

Diese Arbeit fasst das Projektcontrolling als ein integriertes „Konzept zur Planung und Steuerung von Projekten“ beschreiben, welches eine Sevicefunktion für das Projektmanagement leistet.

Das Projektcontrolling hat die Aufgabe, den Projektablauf zu überwachen, zu kontrollieren und zu steuern. Damit das Ziel des Projektes hinsichtlich aller Dimensionen erreicht wird, sollten beim Projektcontrolling die in der Arbeit aufbereiteten wichtige Punkte beachtet werden.

Da auch das Projektcontrolling nicht nur ein einziges, sondern mehrere Ziele hat, die zudem auch noch in Verbindung miteinander stehen, kann auch hier die Zielplanung nur im Rahmen eines Zielsystems erfolgen. An diese Ziele bzw. an dieses Zielsystem werden folgende neun Anforderungen gestellt, die in dieser Arbeit weiter erläutert werden.

Zusammenfassung:

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das sich im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen von den täglichen Linienaufgaben der Unternehmen unterscheidet. Diese Bedingungen sind vor allem die Neuartigkeit und die zeitliche Begrenztheit der Projektaufgaben. Folglich werden bei der Planung und Durchführung von Projekten hauptsächlich Individualaufgaben behandelt, die durch das Projektcontrolling, mit speziell auf die Abwicklung von Projekten ausgerichteten Instrumenten, bearbeitet werden sollen. Das Projektcontrolling ist, im Gegensatz zum Unternehmenscontrolling, in der Lage, jederzeit eine genaue Aussage über den gegenwärtigen Status der Arbeit machen zu können.

Ein 100prozentiges Erreichen der Projektziele lässt sehr oft auf ein erfolgreiches Projektcontrolling schließen. Dieses setzt allerdings, wie oben beschrieben, eine umfassende Beachtung aller Ziele und Aufgaben des Projektcontrollings voraus. Somit kann, für die Zukunft, mit einem weiterhin steigenden Interesse an dieser Thematik gerechnet werden.

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