Aufbau eines internen Kontrollsystems im Provisionsexkasso

Studienarbeit von Angelina Jung

Einleitung:

Diese Projektarbeit gliedert sich in fünf Kapitel.

Im ersten Kapitel wird zum einen die Motivation für die Aufgabenstellung erläutert und zum anderen das Praxisunternehmen näher beschrieben, indem dieses Projekt durchgeführt wird. Das zweite Kapitel liefert Hintergründe und Vorwissen, die relevant sind, um die Praxisaufgabe zu verstehen und nachvollziehen zu können. Kapitel drei befasst sich mit der genaueren Analyse der Aufgabe. Es wird beschrieben, wie die momentane Situation ist und wie sie zukünftig aussehen soll. In Kapitel vier folgt das konkrete Konzept. Die Arbeit endet im fünften Kapitel mit einem Fazit und einem Ausblick zu dieser Projektaufgabe.

Fachbegriffe und erklärungsbedürftige Ausdrücke werden im nachfolgenden Glossar näher erläutert. Sie sind beim ersten Auftreten kursiv und mit Sternchen markiert. Verwendete Abkürzungen können im Abkürzungsverzeichnis nachgeschlagen werden und stehen beim ersten Auftreten im Text in Klammern hinter dem dazugehörigen Ausdruck. Quellenangaben sind mit eckigen Klammern und kursiv kenntlich gemacht.

Die untersuchte Vereinigte Versicherung wurde als Haftpflichtversicherungsanstalt gegründet und ist mittlerweile nicht nur Spezialversicherer der Bauwirtschaft, sondern auch einer der größten deutschen Auto- und Haftpflichtversicherer. Der Hauptsitz der Versicherung befindet sich in Hannover. Zurzeit beschäftigt sie ca. 2500 Mitarbeiter, davon sind etwa 250 in der Informatik tätig. Bei dem untersuchten Versicherungsunternehmen wird SAP-Software in mehreren Bereichen eingesetzt. Für alle Fragen und Probleme fachlicher und technischer Art, die im Zusammenhang mit den SAP-Anwendungen bestehen, gibt es das so genannte SAP Competence Center (SAP CC), eine Gruppe von Mitarbeitern der untersuchten Versicherung, die auf SAP-Software spezialisiert sind. Das SAP CC ist als interne Beratung tätig. Es stellt keine reale, sondern eine virtuelle Struktur dar, da die SAP CC Mitglieder organisatorisch zu den Informatikbereichen Anwendungssysteme und Produktion/Betrieb gehören. Es bündelt die SAP-Kompetenz der Versicherung und unterstützt durch direkte partnerschaftliche Zusammenarbeit mit SAP den Betrieb von SAP-Anwendungen.

Das SAP CC der untersuchten Versicherung wurde 2006 erstmals von SAP als Customer Competence Center zertifiziert. Das Zertifikat ist eine offizielle Auszeichnung für die Fähigkeiten und das Wissen einer solchen Gruppe im SAP-Umfeld. SAP verleiht es an Einrichtungen, die sowohl über die erforderlichen Methoden, technischen Kenntnisse und Werkzeuge als auch über effiziente Arbeitstechniken verfügen, um die Themen rund um die SAP- Systemen erfolgreich bewältigen zu können.

Bei einer Provision handelt es sich um das Entgelt, das Vermittler und Makler erhalten, wenn sie Verträge an Kunden vermitteln. Die Höhe der Provision ist vertraglich zwischen der untersuchten Versicherung und den Maklern bzw. Vermittlern geregelt. Dabei besteht die Möglichkeit, Provisionen oder einen Teil davon vor Leistungsbescheinigung vorauszuzahlen. Für diesen Vorgang gibt es jedoch keine einheitlichen Tarife und Abstimmungen. Die Bedingungen für Vorauszahlungen und deren Höhe werden individuell zwischen den Maklern bzw. Vermittlern und der Versicherung abgesprochen und festgelegt.

Die Erfassung und Freigabe von Vorauszahlungen geschieht manuell von zwei Sachbearbeitern des Vertriebs und wird daraufhin von einem Sachbearbeiter aus dem Rechnungswesen geprüft und bei Korrektheit zur Auszahlung freigegeben. Dieser Vorgang unterliegt dem Vier-Augen-Prinzip, da zwei verschiedene Instanzen (ein Mitarbeiter des Vertriebs und einer des Rechnungswesens) die Vorauszahlungen prüfen und freigeben. Weitere Kontrollen gibt es jedoch nicht. Die Motivation für ein internes Kontrollsystem (IKS) über diesen Vorgang besteht also darin, mögliche Fehler und auch vorsätzlichen Betrug zu vermeiden und einen Überblick über erfasste und getätigte Vorauszahlungen zu ermöglichen.

Dies entspricht auch dem betriebswirtschaftlichen Fachbegriff Compliance, der im Zusammenhang mit Überwachung über die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien in einem Unternehmen verwendet wird. Das Ziel von Compliance ist es, sicherzustellen, dass sich alle Handelnden im Unternehmen rechtskonform und regelungskonform verhalten. Zur Sicherstellung von Compliance werden Maßnahmen ergriffen, die über menschliche Fehler und kriminelle Handlungen (z.B. Betrug) wachen. Demnach ist ein weiterer Motivationsgrund für ein IKS im Provisionsexkasso die Steigerung von Compliance in der untersuchten Versicherung.

	Inhaltsverzeichnis
	Abstract	II
	Inhaltsverzeichnis	III
	Abbildungsverzeichnis	IV
	Abkürzungsverzeichnis	5
	SAP-Abkürzungsverzeichnis	5
1.	Einleitung	6
1.1	Aufbau der Arbeit	6
1.2	Beschreibung des Praxisunternehmens	6
1.3	Motivation für ein internes Kontrollsystem im Provisionsexkasso	7
2.	Hintergründe und Vorwissen	8
2.1	Das Unternehmen SAP	8
2.1.1	SAP Enterprise Resource Planning - Das Hauptprodukt von SAP	9
2.1.2	SAP for Insurance	11
2.3	Der Versicherungsaußendienst und seine Vergütung	12
2.4	Rahmenbedingungen für ein internes Kontrollsystem	13
3.	Analyse	15
3.1	SAP Systemlandschaft und angrenzende Komponenten	15
3.2	Ist-Zustand	18
3.3	Soll-Zustand	20
4.	Konzept	22
4.1	Internes Kontrollsystem in Form einer Auswertungsliste	22
4.2	Inhalt der Auswertungsliste	22
4.3	Methodiken zur Anzeige der Daten im Report	24
4.4	Benötigte Daten	25
5.	Fazit und Ausblick	28
	Anhang	i
	Glossar	xv
	Quellenverzeichnis	xvii

Textprobe:

Kapitel 3. Analyse:

3.1, SAP Systemlandschaft und angrenzende Komponenten:

In der untersuchten Versicherung sind vielfältige SAP Komponenten im Einsatz und erleichtern unter anderem Prozesse wie die Personalkostenabrechnung, die Finanzbuchhaltung, das Immobilienmanagement, die Lagerverwaltung und viele weitere. Für diese Projektarbeit ist das Provisionsexkasso und damit vor allem die Komponente FS-CD relevant, die mit einigen anderen Komponenten zusammenhängt. Dies wird im Folgenden näher erläutert:

Financial Services – Collections and Disbursements (FS-CD):

Das FS-CD wird für zwei Aufgaben eingesetzt, zum einen für die Stammdatenverwaltung und zum anderen für die Buchung von Bewegungsdaten. Stammdaten sind statische Grunddaten eines Unternehmens, die nie oder sehr selten geändert werden, z.B. der Name und die Anschrift eines Geschäftspartners. Diese Geschäftspartnerdaten sind im Modul Zentraler Geschäftspartner (ZGP) gepflegt. Bestandteile aus dem FS-CD referenzieren die im ZGP geführten Daten. Im Gegensatz dazu sind Bewegungsdaten dynamisch und weisen meistens eine zeitlich nur begrenzte Lebensdauer auf, z.B. Anfragen oder Bestellungen.

Bei der Stammdatenverwaltung in FS-CD geht es darum, einem bestehenden Provisionsvertrag, den richtigen Geschäftspartner, in dem Fall ein Vermittler, zuzuordnen und ein dazugehöriges Konto anzulegen, auf dem Buchungsbewegungen verwaltet werden können.

Bei der Buchung von Bewegungsdaten geht es darum, provisionsrelevante Buchungen zu erzeugen und zu verwalten. Die Bewegungsdaten, in dem Fall Buchungen, bestehen aus den drei folgenden Komponenten:

Belegkopf: enthält allgemeine Buchungsdaten, z.B. Belegdatum, Belegnummer.

OP-Belegzeile: enthält abrechnungsrelevante Buchungsdaten, z.B. Abrechnungszeitraum, Abrechnungsbetrag.

P/L-Belegzeile: enthält alle Buchungsdaten, die das Profit and loss im Hauptbuch* verändern, z.B. P/L Betrag.

Financial Services - Incentive and Commissions Management (FS-ICM):

Mit Hilfe von FS-ICM werden in der Versicherung die Vermittler- und Provisionsdaten verwaltet und Provisionen berechnet. Um eine Provision in FS-ICM endgültig abrechnen zu können, müssen in FS-CD die Stammdaten des betroffenen Vermittlers und ein dazugehöriges Konto vorhanden sein.

SAP Financial Accounting (FI):

Das SAP FI deckt den Bereich des externen Rechnungswesens mit der Haupt- und Geschäftsbuchhaltung sowie den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbüchern ab. In den Nebenbüchern werden Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung abgebildet. In der Hauptbuchhaltung werden die Geschäftsvorfälle als Voraussetzung zur Erstellung einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung fortgeschrieben.

SAP Human Resource Management (SAP HR):

Mit dem SAP HR werden in der Versicherung Prozesse erledigt, die die Mitarbeiter betreffen. Dazu zählen unter anderem wichtige Bereiche wie die Personalentwicklung, die Personalkostenplanung, die Erfassung der Arbeitszeit und die Reisekostenabrechnung.

Partnerdatenbank (Panda):

Hierbei handelt es sich nicht um eine SAP-Komponente, sondern um eine Eigenentwicklung der untersuchten Versicherung. Panda ist die Partnerdatenbank, die zur Geschäftspartner- und Geschäftsobjektverwaltung der Versicherung dient. Unter dem Begriff Geschäftsobjekt werden alle Formen von Beziehungen, die ein Partner zur Versicherung haben kann, zusammengefasst. Dazu zählen z.B. Verträge oder auch Schadensfälle, für die die Versicherung aufkommen muss. Ein Partner kann eine oder mehrere Beziehungen zur Versicherung haben, zum Beispiel in Form eines Versicherungsvertrags oder eines Provisionsvertrags. Diese Beziehungen werden in Panda gespeichert und verwaltet.

1) Abbildung der Panda-Geschäftsobjektbeziehungen in FS-CD:

Sobald in Panda ein Objekt, z.B. ein Provisionsvertrag, erzeugt wird, wird in FS-CD automatisch ein neues Versicherungsobjekt ebenfalls mit der Ausprägung Provisionsvertrag angelegt. Die Nummer dieses Vertrags ist dabei identisch mit der Nummer des entsprechenden Geschäftsobjekts in Panda und die benötigten Stammdaten werden aus Panda übernommen.

2) Transfer von Daten zwischen FS-ICM und FS-CD:

Zum Zeitpunkt der Abrechnung von Vergütungsbuchungen in FS-ICM findet ein Transfer der abgerechneten Provisionsbuchungen zum FS-CD statt. Außerdem wird zwischen den beiden Komponenten eine Synchronisation im Falle eines Provisionsstops durchgeführt. Dazu wird innerhalb des Zahllaufs* aktiv von FS-CD nachgelesen, ob aktuell in FS-ICM ein Provisionsstop gesetzt ist. Ist das der Fall, wird eine Ausgangszahlsperre in FS-CD gesetzt.

3) Darstellung von Provisionsbuchungen im Hauptbuch:

Jede in FS-CD befindliche Buchung ist grundsätzlich hauptbuchrelevant und muss somit an das Hauptbuch gemeldet werden, deshalb werden sämtliche im FS-CD produzierten Bewegungsdaten periodisch an das Hauptbuch der untersuchten Versicherung übermittelt. Dazu werden die Buchungssätze konsolidiert und ihre Summe an das SAP FI übermittelt.

4) Transfer der Zahlungen für den angestellten Außendienst an das SAP HR:

Im Zusammenhang mit dem Provisionsexkasso ist das SAP HR für die Auszahlungen von Provisionen für den angestellten Außendienst notwendig.

Für die entsprechenden Vermittlerverträge werden die im FS-CD hinterlegten Provisionszahlungen an das SAP HR weitergeleitet.

5) Transfer von provisionsrelevanten Bankbewegungen:

Im Zusammenhang mit dem Zahllauf werden DTI-Datenträger erzeugt, die elektronisch an die Bank weitergeleitet werden. Die Bank dient zur physischen Auszahlung von Provisionen.

3.2; Ist-Zustand:

Im April 2009 wurden in der untersuchten Versicherung die versicherungstechnischen SAP Module FS-ICM und FS-CD eingeführt, um das bestehende veraltete Inkassosystem der Versicherung abzulösen und das Provisionsexkasso zu vereinfachen.

Ein Bestandteil des Provisionsexkassos sind manuelle Vorauszahlungen (Vorauszahlung einer Provision oder Teile davon), die periodenunabhängig einem Vermittler oder Makler ausgezahlt werden können. Diese manuelle Provisionserfassung erfolgt durch ein zweistufiges Freigabeverfahren.

Insgesamt sind drei verschiedene Instanzen an dem Vorauszahlungsprozess beteiligt, nämlich der Vertrieb und das Rechnungswesen für die Erfassung und die Freigabe und die Bank für die Auszahlung.

Der erste Teilprozess findet im Vertrieb statt.

Als erstes erfasst ein Sachbearbeiter aus dem Vertrieb die Vorauszahlung. Um ihm die Erfassung einer Vorauszahlung zu erleichtern, steht ihm ein gesonderter Erfassungsdialog zur Verfügung, der von der Versicherung entwickelt wurde Felder, die für die Erfassung einer Vorauszahlung notwendig sind, werden auf der folgenden Seite beschrieben.

Bei Vermittlervertrag wird die Nummer des Vertrags eingegeben, über den die Vorauszahlung ausgezahlt werden soll.

Unter Verwendungszweck wird ein Text eingegeben, der den Zweck der Vorauszahlung näher beschreibt.

Der Buchungskreis ist notwendig, um zu erkennen, für welches Unternehmen die Provision anfällt.

Bei Verrechnen ab wird das Datum des Tages angegeben, an dem die debitorische Buchung verrechnet wird. Die kreditorische Buchung erfolgt unmittelbar an dem Datum, an dem die Vorauszahlung erfasst wird. Die debitorische Buchung hingegen erfolgt erst an dem Datum, an dem die Vorauszahlung mit der Provision des Maklers bzw. Vermittlers verrechnet wird.

In dem Feld Betrag steht der Bruttobetrag der Vorauszahlung immer mit negativem Vorzeichen.

Der Betrag in dem Feld Zinsforderung wird bei der Einbuchung von dem Vorauszahlungsbetrag abgezogen.

Das Flottenkennzeichen wird markiert, wenn es sich bei dem Vermittlervertrag, für den eine Vorauszahlung erfasst wird, um einen Flottenvertrag handelt.