Aufbau einer Projektmanagementstruktur für Investitionsprojekte

Im Rahmen dieser Diplomarbeit soll eine für GEQE unternehmensspezifische Projektmanagementstruktur erstellt werden, mit der Zielsetzung, eine einheitliche und somit vereinfachte Abwicklung der bei GEQE durchgeführten Investitionsprojekte zu schaffen. In diese Struktur sollen Erfahrungen aus dem Projektmanagement (PM) einfließen, die in einer Literaturrecherche untersucht werden. Des weiteren müssen die Gegebenheiten des Ist-Ablaufs, sowie die positiven und negativen Einflüsse auf den Projektverlauf der in der Vergangenheit durchgeführten Projekte, in einer Ist-Analyse Berücksichtigung finden. Verfahren und Abwicklungen, die vom Mutterkonzern vorgeschrieben werden und schon seit Jahren praktiziert werden (wie z.B. der Budgetierungsprozess, Environmental Health and Safety (EHS) und Six Sigma-Tools), müssen nach der von GEQE vorgegebenen Zielsetzung unverändert übernommen werden (an den entsprechenden Stellen wird in dieser Arbeit auf die vorgegebenen Verfahren hingewiesen). Bereiche des Projektmanagements wie Kommunikation, Gruppenarbeit im Projektteam, Gesprächsführung, Motivation, Widerstände und Konfliktmanagement, Hierarchie und Autorität sowie die Büroumgebung (Projektbüro) werden hier nicht ausgeführt, da dies explizit nicht Teil der geforderten Zielsetzung ist. [...]

PROJEKTCONTROLLING Zur Überwachung und Kontrolle des Projektes wurden Reviews zu den einzelnen Meilensteinen vorgeschlagen. Des weiteren wurde an dieser Stelle der Ablauf des Projektcontrollings aufgezeigt und wichtige Punkte (z.B. ausreichende Dokumentation, Aktualisierung der Plantermine) hervorgehoben. Die zur Durchführung des Projektcontrollings benötigten Hilfsmittel (z.B. Statusberichte und Pflichtenheft), würden in früheren Kapiteln ausführlich behandelt. PROJEKTABSCHLUSS Zur Erfahrungssicherung und Erzielung von Lerneffekten wird nach Beendigung das Projekt in Gänze reflektiert. Es werden Nachkalkulationen zum Projekt durchgeführt und ein Projektreferenzblatt zur Sicherung der positiven und negativen Erfahrung ausgefüllt. Des weiteren befinden sich auf der CD-ROM sämtliche Formblätter die zur Umsetzung einer neuen Projektstruktur und Verfolgung der Projektfortschritte bei GEQE benötigt werden. Um eine genaue Kontrolle des Projektfortschritts zu gewährleisten müssen nicht nur Meilensteine gesetzt werden sondern diese auch genau definiert werden. Die Meilensteine müssen nach GEQE spezifischen Ansichten und Vorschriften noch formuliert werden. Zur Anwendung der Projektmanagementstruktur müssen alle betroffenen Mitarbeiter mit der neuen Projektmanagementstruktur vertraut gemacht werden. Diese müssen die neuen Schritte befolgen und gewissenhaft ausführen. Hierfür ist in Form einer Übersicht insbesondere der entwickelte Projektleitfaden geeignet. Gleichwohl für die Umsetzung durch das Management geschrieben, kann die hier vorliegende Untersuchung jedem an Projektarbeit interessiertem Mitarbeiter wertvolle Einblicke geben. Eine höhere Motivation der Projektarbeit wird erreicht, wenn der Sinn von Statusberichten, Projektcontrolling, Projektdatenbanken etc. erfasst wird. [...]

Durch eine Vielzahl von Zusätzen und Änderungen ist für das Unternehmen GEQE eine unternehmensspezifische, einheitliche und vereinfachte Abwicklung der bei GEQE durchgeführten Investitionsprojekten entstanden. Diese neue Projektmanagementstruktur kann auch durch gezieltes Verkürzen (z.B. Wegfall von Risikoanalyse, Verlängerung der Berichterstattungsintervalle) für Kleinprojekte genutzt werden. Der Ablauf der Vorgehensweise soll keine fest vorgeschriebenen Handlungen beinhalten, sondern eine variable Abwicklungsstruktur (Abwicklungsschritte sollten nur dann ausgeführt werden, wenn sie für das aktuelle Projektvorhaben sinnvoll sind) für eine Vielzahl von verschiedenen Projekten darstellen. EINBRINGUNG DER PROJEKTVORSCHLÄGE In der Phase „Einbringung der Projektvorschläge“ wurde ein Formblatt zur übersichtlichen Dokumentation hinzugefügt sowie ein Bewertungstool mit dem der Kosten-Nutzen-Faktor der Projektvorhaben im Vergleich zu anderen Projekten deutlich wird. PLANUNG In der Analyse und Planung der Projekte wurde das Budgetierungsverfahren unverändert beibehalten. Das Dilemma der ungenauen Planung der aufgrund möglicher Projektablehnung ungenügenden Motivation des Projektleiters lässt sich nicht ohne weiteres vermeiden. Mit einer frühzeitigeren und häufigeren Kontaktierung des Mutterkonzerns würden auch früher Entscheidungen über die Annahme oder Ablehnung des Projektes vorliegen. Auch könnten mit einer Erhöhung der Motivation des Projektleiters verlässlichere Planungsdaten erzielt werden. Bei potentieller Benötigung eines oder mehrerer zusätzlicher Teammitglieder werden diese jetzt als zusätzliche Plangröße zu Beginn des Planungsprozesses eingebunden. Des weiteren wurde der Vorschlag gemacht, eine Risikoanalyse vor Beginn der eigentlichen Projektaktivitäten durchzuführen, um von Anfang an auf mögliche Störungen von Außen vorbereitet zu sein und Gegenmaßnahmen parat zu haben. Zur genauen Festlegung der technischen Spezifikation ist ein Lastenheft entstanden. Das Lastenheft muss an mehrere Anbieter geschickt werden und mit dem Wunschlieferanten wird dann ein Pflichtenheft erstellt. Damit eine Projektkontrolle möglich ist, sind für den Projektablauf Meilensteine definiert worden. Zur Erleichterung der Planung ist ein Standardstrukturplan entstanden, mit dem ein strukturiertes planen möglich ist. Ebenso werden die Projektaktivitäten in Arbeitspakete aufgeteilt. Als Überblick und zur Kontrolle der Ressourcen der einzelnen Arbeitspakete, der Meilensteine und des gesamten Projektes wurde die Einführung eines Kapazitätsplans vorgeschlagen. PROJEKTDURCHFÜHRUNG In der Projektdurchführung ist die Verwendung von Statusberichten hinzugekommen, damit ein Projektcontrolling möglich ist. Auch wurde erstens der Umfang der Projektdokumentation erhöht, damit ein Informationsdefizit und somit Fehlarbeiten, Kostenerhöhungen und Verzögerungen vermieden werden und zweitens anstelle vom Senden jeder Information an alle Projektmitarbeiter die Projektdokumentation standardisiert, damit die Suche nach Informationen einfacher und übersichtlicher wird und keine „erstickende Informationsflut“ für die Projektteilnehmer entsteht. [...]