Anforderungen an das Projektmanagement bei räumlich verteilt agierenden Projektteams

Konradt/Hertel empfehlen folgende Strategien für eine erfolgreiche Kommunikation in virtuellen Teams. Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte „lieber zu oft kommuniziert werden als zu wenig“184. Damit wird eine Rückkopplung geschaffen, um sicherzustellen, dass die Information richtig verstanden wurde und dass Absprachen von allen Beteiligten akzeptiert wurden. Durch doppelte Feedbackschleifen soll zumindest bei wichtigen Informationen sichergestellt werden, dass sie erhalten wurden. Um eine technisch einseitige Kommunikation zu vermeiden, sollten möglichst vielfältige Kommunikationsmedien genutzt werden. Das verbessert die Kommunikation und die Motivation im Team. In virtuellen Teams ist es wichtig, feste Kommunikationszeiten festzulegen, in denen das ganze Team virtuell zusammenkommen kann. Ein weiterer Vorteil fester Termine besteht darin, dass alle Beteiligten sich im Vorfeld darauf vorbereiten können. [...]

Verlangsamtes Feedback Als letztes Problem sehen Konradt/Hertel ein durch den Einsatz von elektronischen Medien verursachtes verlangsamtes Feedback. Dabei fehlen dem Sender wichtige Angaben, ob und wie Informationen beim Empfänger angekommen sind.179 Neben diesen vier von Konradt/Hertel aufgeführten Hauptbereichen nennt Senst zwei weitere Problemfelder: Schwierigkeiten in der Interpretation von Kommunikationsstille Wie deutet es ein Teammitglied, wenn seine Nachricht nicht erwidert wird? Missverständnisse und Konflikte können entstehen, wenn ein Teammitglied kurzfristig oder langfristig nicht auf die Nachricht des Kommunikationspartners reagiert. Es ist auf den ersten Blick nicht erkennbar, aus welchen Gründen der Kommunikationspartner nicht antwortet. Das kann inhaltliche, technische oder qualifikatorische Gründe haben. Stillschweigen kann z.B. als Zustimmung gedeutet werden oder als Desinteresse gegenüber dem Kommunikationspartner. 180 Nachrichten-Überlast Informationen können aufgrund ihrer Digitalität einfacher generiert, dupliziert und publiziert werden. Daneben stehen den Teammitgliedern z.B. projektrelevante Grafiken, Tabellen, Texte oder Videos u.ä. in großer Anzahl zur Verfügung. Diese Informationsmengen bergen die Gefahr, dass Mitglieder mehr Informationen erhalten, als sie verarbeiten können und nicht mehr in der Lage sind, alle Nachrichten zu beantworten oder wichtige Nachrichten in der Menge der Informationen untergehen. Heimburg/Radisch sind der Meinung, dass sich die Teammitglieder bei einer Nachrichtenüberlast, z.B. durch E-Mail, nicht davor scheuen sollten, die Delete-Taste zu benutzen, um unwichtige Nachrichten direkt zu löschen.181 [...]

Informationen ergänzt werden müssen, die ansonsten z.B. über die Stimmmodulation oder den Gesichtsausdruck gesendet werden.173 Mangelnde soziale Präsenz „Unter sozialer Präsenz versteht man das über ein Medium vermittelte Gefühl der Nähe und Anwesenheit des Kommunikationspartners.“174 Fehlt es an sozialer Präsenz, so kann es zu einem Gefühl von Anonymität oder Alleinsein zwischen den Kommunikationspartnern kommen, welches wiederum zur Folge haben kann, dass die Kommunikation bei Konflikten schneller eskaliert (Flaming).175 Neue Studien relativieren allerdings dieses Ergebnis.176 Sie haben gezeigt, dass bei der Nutzung von elektronischen Kommunikationsmedien die Kommunikation sanktionsloser erfolgt. Zum Beispiel ist beim Einsatz von E-Mail das verärgerte Gesicht des anderen nicht zu sehen. Asynchrone Kommunikationsmedien haben weiterhin den Vorteil, schaffen. Mangelnde Reichhaltigkeit Ähnlich wie bei dem Problem der Reduktion der Kommunikationskanäle kann es bei weniger reichhaltigen elektronischen Medien zu einer Reduktion der Interaktion führen, aus denen Missverständnisse und Konflikte entstehen können. Es kann auch vorkommen, dass die Schärfe einer Äußerung nicht erkannt wird und sich anbannende Konflikte durch scheinheilige, nette Plänkeleien verdeckt werden.177 Cramton nennt dieses Problemfeld die Schwierigkeit der Interpretation der Bedeutung von Nachrichten. Missverständnisse entstehen dadurch, dass Sender und Empfänger nicht genau dieselbe Teilinformation als die wesentliche ansehen oder der inhaltliche Kern unterschiedlich interpretiert wird.178 [...]