Anbindung der Open Source Enterprise-Content-Management Lösung Alfresco an ein existierendes ERP System der SAP AG und prototypische Realisierung eines Fallbeispiels

Bachelorarbeit von Gabor Claußnitzer

Einleitung:

Der Einsatz von betrieblicher Standardsoftware spielt innerhalb der meisten mittelständischen und großen Unternehmen bei der Abbildung von Geschäftsprozessen oder Organisationsstrukturen eine entscheidende Rolle. Was soweit führt, dass ein Tagesgeschäft ohne den Einsatz von Softwarelösungen nahezu undenkbar ist. Trotz der gewachsenen Bedeutung solcher Produkte handelt es sich immer noch um Standardsoftware, welche charakteristisch nur einen klar definierten Anwendungsbereich abdeckt und somit nicht alle individuellen Bedürfnisse des Kunden erfüllt. Um Insellösungen zu vermeiden, existieren vom Hersteller integrierte Schnittstellen. Oftmals passen diese jedoch nur zu kostenintensiven, zusätzlichen Komponenten, die wiederum nur einen Teil der gestellten Anforderungen befriedigen.

Die Betrachtung dieses Sachverhaltes im Zusammenhang mit der Thematik Enterprise-Content-Management (ECM) zeigt, dass betriebliche Standardsoftware nur einen Teil der Gesamtanforderungen, meist nur das klassische Content-Management, liefert. Entsprechende Bestandteile wie Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Kollaboration oder Schriftgutverwaltung sind entweder bloß rudimentär oder überhaupt nicht vorhanden und verdeutlichen, wie weit ein solches Produkt von einem eigentlichen ECM-System entfernt ist. Zwar lassen sich durch sogenanntes Customizing eine Reihe von Anpassungen vornehmen, doch spezielle Bedürfnisse und Fähigkeiten bleiben so gut wie immer auf der Strecke oder erliegen den zahlreichen Vorteilen der Standardsoftware wie z.B. dem hohen Verbreitungs- und Reifegrad.

Um die Lücke zwischen Ist- und Soll-Zustand zu schließen, ist es notwendig die fehlenden Aspekte im Rahmen von Individualentwicklungen zu realisieren. Dabei stehen den Entwicklern verschiedene Alternativen zur Verfügung. Eine verbreitete Variante ist dabei der Einsatz von standardisierten Schnittstellen, welche es erlauben Entwicklungen möglichst versionssicher und produktunabhängig zu platzieren.

Motivation:

Seit einigen Jahren setzen Unternehmen verstärkt auf die Verwendung von Open Source Software statt herkömmlicher proprietärer Lösungen. Vor allem im Bereich der ECM-Systeme etablieren sich immer mehr Produkte, welche den Entscheidungsprozess bei der Auswahl von Software wesentlich beeinflussen. Eines davon beschreibt die Lösung von Alfresco, welche basierend auf einer modularen Java-Architektur eine Verbindung neuester Konzepte und Modelle mit modernsten Technologien aufweist. Da viele bereits gewachsene Systemlandschaften vorwiegend auf Standardsoftware vertrauen, ist die Idee entstanden eine Anbindung zu realisieren, welche es vorsieht Alfresco als Archivkomponente für ein verbreitetes ERP System der SAP AG einzusetzen.

Zielsetzung:

Das Ziel dieser Bachelorarbeit soll die Entwicklung eines Connectors sein, der als Bindeglied zwischen einem SAP ERP System und einer Alfresco Instanz fungiert. Das spätere Softwareprodukt soll es ermöglichen innerhalb von SAP archivierte Dokumente im Content-Repository von Alfresco abzulegen und bei Bedarf wiederzuerlangen. Des Weiteren soll die Notwendigkeit von Dokumenten innerhalb von Unternehmen in den Zusammenhang mit der Thematik Enterprise-Content-Management gebracht werden, um die Einsatzmöglichkeiten solcher Systeme zu identifizieren.

Fallbeispiel:

Durch Customizing und die Verwendung des SAP-Alfresco-Connectors soll anhand eines Fallbeispiels gezeigt werden, dass vergleichbare Aktivitäten generell realisierbar sind. Der zu verwirklichende Anwendungsfall soll die Archivierung der im operativen System entstehenden Ausgangsrechnungen betreffen.

Abgrenzung:

Die folgenden Punkte sind nicht Bestandteil dieser Arbeit:

Es soll keine detaillierte Untersuchung der vom späteren Softwaresystem verwendeten Schnittstellen erfolgen. Da eine Beschreibung konkreter Vorgehensweisen zur Integration von Dokumenten in bestehende Arbeitsläufe zu umfangreich und zu speziell wäre, soll mit ECM lediglich eine allgemeine Lösungsvariante aufgezeigt werden. Um den Rahmen dieser Bachelorarbeit einzuhalten, soll keine vollständige Abhandlung des Softwareentwicklungsprozesses erstellt, sondern die Realisierung des SAP-Alfresco-Connectors anhand ausgewählter Schwerpunkte behandelt werden.

Aufbau:

Für einen besseren Überblick soll im Folgenden Aufbau sowie Inhalt der einzelnen Kapitel vorgestellt werden. Kapitel 2 führt in die Thematik Enterprise-Content-Management ein. Dabei werden die Begrifflichkeiten, Bestandteile und Konzepte erläutert, die den Einsatz von ECM in einem Unternehmen kennzeichnen. In Kapitel 3 wird die Referenzlösung Alfresco vorgestellt. Anhand der Charakteristik dieser Lösung werden Kriterien aufgezeigt, welche für einen Einsatz im Unternehmen sprechen. Kapitel 4 erläutert die Notwendigkeit von Dokumenten innerhalb von Geschäftsprozessen. Hierbei wird Archivierung als einer von vielen Anwendungsfällen behandelt. Kapitel 5 befasst sich mit den für die Realisierung relevanten Bestandteilen des SAP-Dokumentenmanagements. Dies umfasst die Softwarekomponenten, welche eine Anbindung von externen Ablagesystemen ermöglichen. Kapitel 6 beschreibt die Entwicklung des Connectors. Dabei werden die Schwerpunkte der einzelnen softwaretechnischen Phasen aufgezeigt.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 3, Referenzlösung Alfresco:

Mit Alfresco ist ab dem Jahr 2005 eine Open Source Alternative für Enterprise-Content-Management entstanden, welche andere kommerzielle Produkte in Eigenschaften wie Stabilität, Funktionalität, Anpassbarkeit und Reduzierung der Kosten übertreffen soll. Um den Einsatz von Alfresco für die Verwaltung archivierter Dokumente zu begründen, sollen in diesem Abschnitt die Vorteile der Softwarelösung aufgezeigt werden.

3.1, Total Cost of Ownership:

Das Ziel eines jeden Unternehmens ist das Streben nach Wirtschaftlichkeit. Um dies zu erreichen genügt es nicht nur den Gewinn zu maximieren, sondern auch bestehende Kosten zu minimieren oder durch das Treffen unternehmerischer Entscheidungen anfallende Ausgaben zu reduzieren. Die Anschaffung von ECM-Systemen gilt traditionell als kostenintensiv betreffend Nutzerlizenzen, Auslieferung und Wartung. Ebenfalls die Abhängigkeit von den Herstellern proprietärer Lösungen stellt, aufgrund komplexer Preismodelle und mangelnder Transparenz, seit jeher ein großes Problem dar. Mit dem verstärkten Gebrauch von Open Source Produkten im Bereich Enterprise-Content-Management, vorwiegend im Zusammenhang mit der Entwicklung des Web 2.0, konnte eine günstige Alternative für die Verwaltung von Content geschaffen werden. Alfresco versucht deshalb in einem White Paper ein Verständnis für die finanziellen Vorteile, welche der Einsatz von Open Source mit sich bringt, zu vermitteln. Unter dem Aspekt ‘do more with less’ gelingt es Alfresco sich von Konkurrenzprodukten wie Documentum, Microsoft SharePoint oder OpenText zu differenzieren und neue Wege einzuschlagen. Dabei liegt der Fokus hauptsächlich auf der Entscheidungsfreiheit des Kunden bei der Wiederverwendung existierender Hard- und Software, auf der Senkung von Integrationskosten durch die Unterstützung standardisierter Schnittstellen und auf einfache Preismodelle. Dies führt zu einer Minimierung der Total Cost of Ownership und ermöglicht somit durch den Einsatz dieses Produkts die Einsparung eines Großteils der Kosten im Vergleich zu anderen ECM-Lösungen.

3.2, Enterprise Application Integration (EAI):

Um negativen Auswirkungen wie Abteilungs- und Funktionsgrenzen entgegenzuwirken, bietet das EAI-Konzept mittels verschiedener Methoden die Möglichkeit vorhandene Geschäftsanwendungen zu vernetzen. Der Integrations-gegenstand beschreibt dabei das vom Systemarchitekten angestrebte Ziel der Daten-, Anwendungs- oder Prozessintegration. In Bezug auf die Thematik Enterprise-Content-Management und den Zweck dieser Arbeit steht die Schaffung einer vollständigen sowie unternehmensweiten Datenbasis, d.h. das Ziel der Datenintegration, im Mittelpunkt. Dadurch werden Anwendungsfälle wie Archivierung, bei der abgelegte Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt gesucht und wiedererlangt werden können, möglich. Möchte man dies ohne Veränderung der Systemlandschaft erreichen, so beschreibt EAI einen Ansatz, welcher eine Realisierung von Kommunikationskanälen zwischen den einzelnen Anwendungen vorsieht und einen Austausch von Informationen ermöglicht. Dies vermeidet wiederum neben der Redundanz von Daten, auch einen zusätzlichen Arbeitsaufwand bei der Pflege von Dokumenten bzw. Content und beugt einer Entstehung von Fehlerquellen vor. Mit einer Vielzahl von Schnittstellen kann Alfresco als eine zentrale Integrationsinstanz, die sogenannte ‘EAI-Middleware’, fungieren, so dass bei der Entwicklung angrenzender Anwendungen der Schwerpunkt auf Funktionalität anstatt auf Datenhaltung gelegt werden kann.