Analyse ausgewählter Maßnahmen zur Senkung der Betriebskosten von Anwendungssystemen

3.3.3 Kaufmännisches Unverständnis im DV-Bereich 3.3.3.1 Defizite in der Kostenbetrachtung Da die Gesamtkosten entweder nicht transparent sind oder den Verantwortlichen deren korrekte Ermittlung zu umständlich erscheint, werden meistens lediglich die Buchwerte für DV-Systeme betrachtet. Eine genaue Ermittlung der Gesamtkosten, inklusive Betreuung, Wartung und Helpdesk, wie sie durch neue Instrumente, z.B. die von GARTNER eingeführte TCO ermöglicht wird, bleibt aus. Beschränkt sich eine Betrachtung auf den Anlagen-Buchwert des einzuführenden DV-Systems, führt dies zu einer Unterbewertung des tatsächlichen Aufwands, der mit der Anschaffung und dem Betrieb der DV-Infrastruktur verbunden ist.99 Entscheidungen werden somit nicht auf Basis einer kaufmännischen Berechnungsgrundlage getroffen. Ein weiterer Effekt ist das Fehlen einer verursachungsgerechten Kostenverteilung: Die ermittelten Kosten der Datenverarbeitung werden in vielen Unternehmen nach einem Per-Kopf- oder Per-Endgerät-Schlüssel verteilt100. Ein weiteres Modell ist die Verrechnung der ohne großen Aufwand direkt zuordenbaren Kosten zu den verursachenden Fachbereichen und die Verteilung aller weiteren Kosten „per Gießkanne“, also Schlüsselung über Mitarbeiter oder Endgerät. 3.3.3.2 Defizite in der Nutzenbetrachtung Der Nutzen einer DV-Anwendung ist ebenso schwer zu bemessen wie die Kosten. Sind die Ziele der Einführung einer neuen Anwendung formuliert als „Erhöhung des Marktanteils“ oder „Steigerung der Kundenbindung“, so lässt sich hierfür schwerlich ein quantitativer Nutzen beziffern101. Dieses wird aber gerade von KARGL gefordert, wenn er die Rechtfertigung eines jeden DV-Projektes durch den Nachweis quantitativer Wirtschaftlichkeit einfordert102. Wird der Nutzen einer neuen DV-Anwendung nicht ausreichend betrachtet, so wird auch nicht überprüft, ob es bereits bestehende Anwendungen gibt, welche die [...]

3.3.2.4 Individualisierung der Anwendungen Die Anpassungsmöglichkeiten von Software an die Bedürfnisse des Benutzers sind gestiegen97. Allerdings wurde gekaufte vermeintliche Standardsoftware durch die Anpassung häufig vom Entwicklungsstrang abgekoppelt und damit nicht mehr durch den Hersteller gepflegt. Eine Kontrolle, inwieweit der Aufwand zur Anpassung an die Wünsche des Anwenders gerechtfertigt ist, kann nur im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse erfolgen. Die Forderung, dass sich die DV-Systeme dem Unternehmen anpassen müssen und nicht umgekehrt, ist zwar begründet, aber eine sinnvolle Grenze zwischen „Funktion und Feature“ können nur Fachbereich und DV-Bereich gemeinsam festlegen, indem der Fachbereich den Nutzen und der DV-Bereich die Kosten beziffert, so dass die Wirtschaftlichkeit der Individualisierung beurteilt werden kann. 3.3.2.5 Exorbitantes Datenwachstum Moderne Anwendungssysteme gehen nicht mehr so sparsam mit Speicherplatz um, wie die Legacy Systeme aus der Großrechnerzeit. Anwendungen wie z.B. LOTUS NOTES sind nicht mehr in Hinblick auf Speicherplatz optimiert, sondern auf Geschwindigkeit, Anpassbarkeit und andere Funktionalitäten, wie zum Beispiel die Möglichkeit zur Spiegelung der Daten. Der nicht mehr bestehende Fokus auf Speicherplatzoptimierung, verbunden mit dem Anstieg der Anzahl von Benutzern und Anwendungen, führt zu einem massiven Anstieg der Datenmenge und einer dadurch ausgelösten rapiden und teuren Aufstockung der gesamten DV-Infrastruktur98. Der Anstieg der Datenmenge hat nicht nur direkten Einfluss auf den bereitzustellenden Plattenplatz, sondern auch indirekten Einfluss auf die zu übertragende und zu sichernde Datenmenge. Die zu sichernde Datenmenge hat wiederum direkte Auswirkung auf die Größe und Anzahl der Datensicherungsmedien, aber auch auf die Dauer einer Wiederherstellung nach einem Systemausfall, was direkten Einfluss auf die Verfügbarkeit des Systems hat. Geringere Verfügbarkeit hat wiederum den Anstieg der indirekten DV-Kosten, wie beispielsweise Umsatzeinbußen, zur Folge. [...]

versuchen sie selbst im Fehlerfall wieder in Stand zu setzen und führen die Backups selbst durch92. Die durch diesen „Self-Support“93 entstehenden Kosten sind weder für den DVBereich, noch für Fachbereiche und Controlling kalkulierbar. Eine verbreitete Ansicht der Benutzer ist, dass der PC „ihr persönlicher Computer“94 ist, und nicht ein Arbeitsgerät, über dessen Ausstattung, Konfiguration und Nutzung jemand anderes zu entscheiden hat. 3.3.2.3 Einführung von Client/Server-Lösungen Client/Server-Anwendungen ermöglichen zwar eine schnelle Lösung eines konkreten Problems, sind aber kostenintensiv in der Pflege. Da die Anwender nie den Begriff „mission-critical“ und die damit verbundenen (kostenintensiven) Maßnahmen verstanden95, wurden oftmals für das Unternehmen kritische Geschäftsprozesse mit dezentral betriebenen Client/Server-Lösungen realisiert. Durch die steigende Anforderung nach hoher Verfügbarkeit müssen diese Systeme aber nach einem streng organisierten Verfahren betrieben werden, so dass Vorteile, wie die flexible Handhabung von Programm-Updates, teilweise wieder zunichte gemacht werden. Zu Beginn der Einführung von Client/Server-Systemen wurde für jede neue Anwendung ein neues Hardware-System genutzt. Die Konsolidierung der ServerSysteme auf gemeinsame Hardware reduziert zwar die Betreuungskosten, erschwert aber deren Zuordnung. Eine weitere Ursache für den Kostenanstieg durch die Einführung von Client/ServerSystemen, ist in den fehlenden Möglichkeiten zu sehen, die Hunderte von beteiligten Endpunkten effizient ohne menschlichen Eingriff zu managen. Dies wird verstärkt durch die zu Beginn des Client/Server-Zeitalters noch nicht zur Verfügung stehenden Architekturmodelle, wodurch eine Aufteilung in sinnvolle Schichten der Entscheidung des Programmierers überlassen wurde96. [...]