Nutzung und Akzeptanz von CAFM-Programmen im deutschsprachigen Raum

Diplomarbeit von Tobias Freyburger

Zusammenfassung:

Die Ausgangsfrage der Arbeit war die Nutzung und Akzeptanz von CAFM-Systemen im deutschsprachigen Raum.

Es wurde aufgezeigt, dass das Grundverständnis von Facility Management maßgeblich den Einsatz und die Nutzung des CAFM-System beeinflusst, da ein CAFM-System ein Hilfsmittel für das erfolgreiche Facility Management darstellt. Das vorherrschende Grundverständnis von Facility Management im deutschsprachigen Raum orientiert sich an der folgenden Definition der GEFMA:

„Facility Management ist die Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört“ Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass bei einem CAFM-System vor allem die Schnittstellen zu anderen Informationssystemen zum Einsatz kommen, die das Gebäude und seine Bewirtschaftung betreffen. Mit solchen Schnittstellen zu Informationssystemen sind vor allem ein CAD-Programm, die Gebäudeautomations- und die ERP-Schnittstelle gemeint.

Wenn man nach den Zielen von Facility Management fragt, stehen vor allem drei Ziele im Vordergrund. Einerseits das Erreichen einer kostentransparenter Struktur, andererseits die Aufrechterhaltung der Gebäudefunktionalität und zum dritten die optimale Flächenausnutzung. Diese Ziele finden ihren Widerhall in den eingesetzten CAFM-Anwendungen. So werden vor allem die Flächenmanagement-, Belegungsplan-, Instandsetzungs- und Umzugsmanagementanwendungen als sehr wichtig bewertet und daher auch vorwiegend eingesetzt.

Bei neueren CAFM-Einführungen spielt auch die Helpdeskanwendung im CAFM-System eine immer wichtigere Rolle. Das resultiert daraus, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter auch einen höheren Stellenwert in der Arbeit der Facility Manager erhält und dass das CAFM-System mehr als ein integraler Bestandteil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens begriffen wird.

Zusammenfassend kann aber festgehalten werden, dass sich die Bewertung der einzelnen Anwendungen stark an ihrer Wirtschaftlichkeit, wie sie von Prof. Michael May im ROI-Koordinatensystem dargestellt wurde, orientieren.

Über diese speziellen Anwendungen hinaus schätzen die Nutzer des CAFM-Systems den schnellen Zugriff auf Daten und eine Verbesserung der internen Unternehmens-Kommunikation durch eine einheitliche Datenbasis. Bei diesen allgemeinen Zielen steht nicht unbedingt ein hohes Einsparpotential in Vordergrund, sondern vielmehr ein qualitativer Nutzen.

Obwohl ein CAFM-System viele Vorteile für den Facility Manager besitzt, gilt es einige Klippen zu umschiffen. Das größte Problem beim Einsatz von CAFM-Systemen stellt die Pflege der Daten dar. Denn die Funktionalität eines CAFM-System ist nicht nur abhängig von den in ihm abgebildeten Prozessen, sondern vor allem auch vom Wert seiner gespeicherten Daten. Diese folgen dem allgemeinen GiGo-Prinzip einer jeden Datenbank: Garbage in bedeutet Garbage out. Um die Pflege der Daten zu erleichtern, werden Datenbestände automatisch durch die definierten Prozesse aktualisiert.

Beschließt der Vorstand oder die zweite Entscheiderebene nach Abwägung aller Vorteile und Nachteile die Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems, spielt bei der Systemauswahl vor allem die Qualifikation des Anbieters, und die Anpassungsfähigkeit des Systems eine gewichtige Rolle. Überraschenderweise wird die Solvenz des Anbieters nur wenig beachtet. Dabei ist gerade dieses Kriterium für die Pflege des Systems von großer Bedeutung, da ein bankrotter Anbieter keine weiteren Updates liefern kann.

Drei Faktoren haben maßgeblichen Einfluss auf die Qualität und Akzeptanz eines CAFM-Systems. Zum einen die Einbindung der späteren Nutzer in die Entscheidungs- und Einführungsprozesse für ein CAFM-System. Leider fällt auf, dass die Nutzer, die später die routinemäßige Arbeit am CAFM-System erledigen, nicht zu 100 Prozent in diese Prozesse eingebunden werden. Häufig ist es der Fall, dass das System über ihre Köpfe hinweg angeschafft und implementiert wird, was zu Akzeptanzproblemen bei den späteren Nutzer führen kann. So können laut Grundmann-Isanovic Widerstände gegenüber den veränderten Arbeitabläufen entstehen, da Gewohntes und Bewährtes nicht mehr angewandt werden kann und der Nutzen für das ganze Unternehmen eventuell nicht gesehen wird.

Zweitens wird eine Qualitäts- und letztlich auch eine Akzeptanzsteigerung durch ein Pilotprojekt vor der eigentlichen Implementierung erreicht, getreu dem Motto: „Think big, start small!“ Diese Vorgehensweise ist in anderen Ländern wie zum Beispiel der Schweiz längst Stand der Technik und setzt sich mittlerweile auch in Deutschland immer mehr durch.

Eine dritte Möglichkeit die Steigerung an Qualität und Akzeptanz zu erreichen, ist das Einschalten eines unabhängigen Beraters. Von diesem erwarten die Unternehmen, dass er seine Erfahrungen einbringt, und vor allem bei der Ausarbeitung des Lasten- und Pflichtenheftes mithilft. Darüber hinaus könnte er noch Projektsteuerungsaufgaben übernehmen.

Wenn man für die Zukunft das Entwicklungspotential von CAFM-Systemen in Deutschland beleuchten will, sind meiner Meinung nach zwei Ansatzpunkte von großer Bedeutung. Zum einen sollte sich das Grundverständnis von Facility Management mehr in Richtung des amerikanischen Verständnisses verändern. Alle drei Faktoren „people, places and process“ sollten im Facility Management eine Rolle spielen. Nur dann wird ein System wie das Computer Aided Facility Management seine gesamte Mächtigkeit unter Beweis stellen können, wenn es zu einer Visualisierungsplattform aller anderen Informationssysteme eines Unternehmens wird. Denn das CAFM-System bietet, wie kein anderes System, durch die Möglichkeit auch graphische Daten zu bearbeiten, für alle im Unternehmen eine bessere Zugangsweise.

Der zweite wichtige Ansatzpunkt für die CAFM-Systeme ist, CAFM-Lösungen mehr als integralen Bestandteil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens zu begreifen. Hier sind vor allem die Hersteller und Berater gefordert, indem sie den Unternehmensentscheider die Vorzüge und Möglichkeiten eines abteilungsübergreifenden Einsatzes eines CAFM-Systems begreiflich machen.

Insgesamt lässt sich sagen, dass diejenigen Unternehmen, die mit einer CAFM-Lösung arbeiten, dies gerne und erfolgreich tun.

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